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数字化文档流程赋能人力资源发展,助力企业数字化转型

[摘要]作者:Chandra Sinnathamby 职位:Adobe Document Cloud亚太区总监, 亚洲人力资源经理 企业人力资源团队从新员工招聘到入职的过程中,需要
作者:Chandra Sinnathamby

职位:Adobe Document Cloud亚太区总监, 亚洲人力资源经理

企业人力资源团队从新员工招聘到入职的过程中,需要处理大量诸如扫描、传真和打印等耗费时间的人工文书工作,然后这些资料才能发送给各职位的候选人和各部门的负责人来查看并签署文件。这些繁琐重复的耗时流程不仅对新员工和内部人员造成负面影响,还会由于大量的文书工作和这些易错的工作流程导致各方陷入低效的困境。

因此,数字化文档流程是实现全面数字化用户体验中最自然的第一步。数字化文档流程简单来说就是实现无纸化办公,它的出现不仅能够减少操作过程中数据的重复和不确定的风险,还能简化团队内部工作流程,节约时间和资源,从而提升每日的工作效率。

对于人力资源团队来说,数字化转型能帮助他们在员工注册、入职和服务的过程中降低因人工和纸质文件流程所消耗的成本,从而赋能人力资源团队增速提效,帮助他们将更多的时间投入到创新工作,在企业的关键业务中发挥价值。

数字化文档流程的优势

如今,我们正处于一个体验式商业时代,“客户体验”成为了决定商业活动能否成功的关键竞争因素之一。想要聘得人才的企业首先需要意识到整体的品牌体验影响着客户体验,相应也影响着应聘者对公司的第一印象。因此,为了传递优质的体验,企业需要先把员工作为他们的“初始客户”。数字化文档流程能帮助企业树立良好的第一印象、设立积极的员工期望,并在员工工作周期中持续满足他们的期待。

数字化文档流程的核心优势包括:提高商业回报、改善员工工作面貌和提高生产效率。

· 获得更高的商业回报

在当下快速发展的市场环境中,如果文件审核和合同签署的时间过长,企业就无法满足现代化办公的要求。如今,基于纸质文件和手写签名的流程正在被快速淘汰,数字化文档流程的出现,能帮助业务人员在短时间内完成工作,而非花费几周的时间。

IDC曾针对销售、人力资源、采购等领域的1500名直线业务高管进行了调查。结果显示,简化处理文件的工作流程大约能增加36%的收入,减少30%的成本,降低23%的商业或合规风险。因此,数字化文档流程的应用,能够帮助企业获得更高的商业回报。

· 改善员工工作面貌,提高生产效率

千禧一代作为数字化时代的主流用户,数字化文档流程的省时与便捷性更能满足他们应对灵活商业环境的需求。在Adobe面向全球办公室的工作人员进行的“办公卡纸”调研中,61%的受访者表示,他们更愿意在数字化的环境下办公。55%的办公室工作人员表示,因处理纸质文件所带来的人工和低效的工作流程所产生的压力使他们无法专注于核心业务。

除了生产效率的提高,员工更希望自己在目光长远、思维超前的企业工作。数字化文档流程能帮助员工感觉到自己的公司处在时代前沿,成为值得他们所骄傲的事情。

实现数字化工作流程的关键

企业数字化转型的过程深刻影响着企业的方方面面,例如:流程、基础设备、系统、商业模式、市场策略和客户触点。成功的数字化转型应该是企业以创造优质的用户体验为核心,从内到外的一项工作。优质的数字化体验可以为企业带来更有意义、可衡量的影响,还可以改变企业从事商业活动的方式。

企业的人力资源团队想要实现数字化工作流程,应具备以下几点:

· 选择正确的流程

人力资源团队开始数字化工作的最佳方式就是先确定在转型中对企业最有益的工作流程。

· 与利益相关方合作

除了选择最有益的工作流程,人力资源团队还需要与部门领导、员工、IT和法务等部门合作,帮助他们了解自己的需求和痛点,找到最佳的团队整合与合作方式。

· 制定长期解决方案

数字化转型是一条新的数字化之路,这个过程并不是购买一个解决方案或一个一次性的工具。企业在实现数字化工作流程的过程中应着眼于全面的解决方案,与现有的技术投资相结合,以长期发展的眼光删减低效的环节。这样的解决方案不仅容易上手而且方便实施。

数字化文档流程的未来

数字化文档工作流程的未来与我们所认为的“未来的工作”有着紧密的联系。对于Adobe而言,自动化流程会让企业中所有员工更轻松、高效地工作,节省更多的时间完成需要创意和具有核心价值的工作。

Adobe 2017年发布的亚太区“工作大未来”调查报告显示,越来越多的人们在讨论如何利用自动化取代人工工作流程,让他们有更多的时间专注于更具创意性和战略性的核心工作。在参与调查的中国员工中,98%的人表示愿意尝试新的数字技术来提高日常工作的自动化水平。66%的中国员工还指出,科技为提高生产力所作的最大贡献就是让自己可以全天候使用各类设备在任何地点工作。

Adobe一直通过内容的数字化帮助企业实现数字化转型,通过在增强现实、虚拟现实、语音等新兴科技领域的不断尝试和创新,改变未来文档的呈现和互动方式。未来,Adobe期待在数字化领域引入更多的创新内容,帮助更多的业务人员和企业更智能、高效、更有成就感地完成工作。

关于Adobe Document Cloud

Adobe Acrobat DC作为Adobe Document Cloud的核心,是一款优秀的PDF解决方案。Adobe Sign作为电子签名解决方案,是一个连动性强大的移动应用程序,可以为用户提供在任何移动装置下进行电子签名和发送文档的服务。Acrobat和Acrobat Reader同为分布广泛的软件之一,用于全球超过十亿台桌面和移动装置。

关于Adobe

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