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电子合同在供应链管理中的运用

发布时间:2018-07-31 11:26:02 来源:互联网 作者:佚名
[摘要] 从供应链管理的整体角度来看,在计划、采购、制造、物流、分销各个环节里会存在大量的采购合同、生产制造合同、销售合同、物流运输合同、...

从供应链管理的整体角度来看,在计划、采购、制造、物流、分销各个环节里会存在大量的采购合同、生产制造合同、销售合同、物流运输合同、提货单、出入库单、销售订单、物流对账单、财务对账单等需要与企业内外部人员、客户多级签署的文件。而在电子合同出现之前,大部分企业采用的是传统纸质合同的签署管理方式。

困难的是,纸质合同需要时间、人、物三者具备才能签署,其中涉及到审批、打印、签字盖章、异地来回邮寄、单号反馈、合同归档等复杂的签署流程,即使花大量的时间、人力来进行管理也不一定能保证签署效率!更重要的是,对于企业来说谈好的生意在未签订合同之前都是一个未知数,在安全交易的背后更需要强调合同签署的时效性。

一、电子合同为供应链管理加速

反过来对于整个供应链管理来说,要做到的就是使运作达到最优化,以最少的成本,把合适的产品,以合理的价格,及时准确地送到消费者手上。

随着时代的发展,现在一切都是围绕着市场和客户进行。产品从采购生产、分销以及仓储配送等环节都是根据顾客的订单需求来进行,商流、物流、资金流都是围绕市场展开的,整个链条的需求是弹性、动态、双向的反馈过程。

因此整个供应链上的企业需要根据市场和顾客的需求作出迅速的反应,及时清点库存,补货、组织采购、下单、生产、运输、送到消费者手上,而这一切都依赖于供应链条上各节点企业交易的快速达成,也就是更快速的签订合同来投入生产配送。一个字:快!

二、契约锁助力供应链合同在线签署全过程管理

例如,那些拥有众多供应商的企业,比如制造业、零售业等,每年需要签订的采购合同和订单数千上万。大型生产采购则需要通过收集信息,询价,比价、议价,评估,决定,请购,订购,协调与沟通,催交,进货检收,整理付款等标准流程来进行。

在传统的采购招投标中,对供应商的选择需要经过严格的招标、投标、开标、评标与定标等程序,涉及众多纸质文件:招标公告、招标文件、合同条款、澄清说明、电子开标记录、补充文件…… 当选择好供应商之后,就涉及到大量的采购合同、订单、框架协议及各种附件文档的签订。

如果采购过程采用纸质文件,则需要双方多方面对面签署或者快递签署,影响签约时效;如果采用传真、邮件的方式,再涉及大宗交易时,这样的签约方式显然不能解决后续的存证固化的问题;另外当遇到采购谈判中原材料价格上涨下跌,供应商和采购双方协调还会出现时间上的延迟。

使用契约锁(www.qiyuesuo.com)电子合同签约可以实现完全的线上电子化交易,采购商可在线向供应商发起上述各类合同文件签署链接,通过短信或者邮件推送到供应商的智能终端设备,无论身处何地的供应商拿起手机、或者可以上网的地方通过pc端、小程序、app,完成实名认证之后,确认合同无误即可签署,整个过程只要几分钟!

另外通过契约锁Saas平台还可以实现海量供应商资源认证管理服务;对于资质评估出的不同级别的供应商可以根据组织权限不同配置不同的签署流;在线轻松实现多文件批量签署,防止合同扎堆,快速处理。

在所有采购任务完成之后,流程结果会转化为生产任务投入生产,通过供应链管理中计划目标拆分成任务、子任务……投入到生产制造环节。在此过程中也会涉及到大量的纸质订单管理,比如生产订单、生产记录、工程图纸等,这些都可以通过电子合同平台完成在线签章工作。

另外,当成品加工完成之后,企业则需要通过物流运输,将商品更快的送到消费者手上。在这个过程当中,物流单据需要有制单、打单、配送、签约、回收,执行等专人维护的流程,并且容易出现错配、漏配等情况,且纸质单据管理麻烦。且供应链物流公司在运输过程、货物的交接中容易出现意外状况,而传统协调方式并不能很好解决这样的情况。

但是通过电子合同可以实现物流单据的线上生成,物流人员或客户可以在手机上查看物流单据内容,后台管理物流合同和单据。另外契约锁支持各种表单参数模版设置,实时根据业务数据和企业管理流程环节,对接签署过程。有效提升效率、一定程度上调度运输流程,实现及时有效沟通。

三、与企业信息化系统无缝集成

电子合同的出现,为企业实现了更快捷、安全、高效的全流程在线签署,将“传统线上交易+线下纸质合同”转为“纯线上交易+电子合同签署”,简化企业线上签约的流程。在保证快速交易的同时,又能实现比原本更高效安全的管理方式,同时后续的无纸化存储和管理都能为企业节约大量的时间成本、人力成本。

契约锁(www.qiyuesuo.com)能为企业提供丰富的集成服务,比如与企业的采购、SCM、OA系统进行集成,通过调取接口的方式,直接可以在这些信息化系统发起和签署合同,实现数据互通。只要有网络,签署双方就能随时随地对电子合同进行搜索、查询、查看、打印、分类、下载、统计等管理,对每个需要签署的环节做到及时跟进。

当线下一旦达成合作意向,线上可以第一时间响应,实现在线签署,达成正式交易的开始,可以有的放矢地进行采购、生产、运输和销售等方面的安排。

企业供应链管理,能够大大的提升企业的效率和效益,让企业的上下游、组织与组织之间的协同更加高效。而电子合同则能为整个供应链交易过程提供更为安全的交易方式,并且从供应链中所涉及的合同签订环节把控线上签署,节省线下签署耗费的时间和精力,从安全交易入手缩短整个供应链链条的交易时间。帮助企业打通供应链管理中计划、采购、制造、销售的各个环节的在线签署,实现合同文件的云端管理。

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