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如何让电子印章在企业中发挥作用

发布时间:2018-07-27 10:47:09 来源:互联网 作者:佚名
[摘要]在互联网时代,企业内部的业务运作流程审批,以及所有对外的经营性活动都依靠签名或者盖章来传递其真实的意愿输出。在逐步实现办公自动化的...
在互联网时代,企业内部的业务运作流程审批,以及所有对外的经营性活动都依靠签名或者盖章来传递其真实的意愿输出。在逐步实现办公自动化的今天,企业的管理越来越强调无纸化办公,随时随地随需三大“移动化”需求对传统印章逐步发起了挑战。在企业信息化管理的冲击下,传统印章已经不能满足随时随地审批业务流程,随时随地提供便捷服务,随时随地洽谈合作等工作运用场景。造成了巨大的信息割裂,产生了巨大的时间成本和管理成本。电子印章在这样的大背景下应运而生,不仅能解决企业实体印章管理的痛点,还为企业衍生更多便捷的使用场景。
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电子印章

众所周知,每一个企业对外生产性经营活动或者内部运作、以及每一项工作的落实都需要相关负责人的签字盖章确认。凡是办公过程中需要使用实体印章的地方,都可以通过契约锁平台使用电子印章直接通过互联网完成用印申请、在线审批用印。使用场景可以涵盖企业中的财务、生产、采购等部门需要签署的合同、纸质单据、发票等。盖上电子印章即意味着企业或交易双方对内以及对外的承诺、认可和证明。

那么如何使用呢?用印审批流程可纳入到企业OA等信息化系统中,印章使用人在OA系统中即可发起用印申请,进行与此相关的审查、审批环节,用印申请流程结束,印章管理员根据业务类型的不同加盖相应的电子印章,轻松完成用印的全部线上流程。电子印章通过在线签署的方式能够有效提升办公效率,同时电子化印章无纸化的存储和使用模式,更好的提升了文件审阅与用印及时性。

电子印章相比于实体印章可以达到用印事前、事中、事后的审批、跟踪和记录,提升效率。完整且规范的线上用印流程能降低用印过程中的不安全性;每一个用印节点的相关人员记录、审查审批意见和流转过程情况都会被记录下来;用印过程的各类数据,包括用印记录、用印文件和用印人信息等资料储存在OA系统中,随时可以在线调取、检查和统计,以便事后管理,所有信息都有迹可循。

3安全便捷

防伪打印

对于全国布局的集团型企业来讲,分支机构众多,用章的管理存在很大的问题。例如下属分公司用章审批不严所产生的财务风险和法律风险最后都会归结到总公司;分子公司对外签订的合同、标书需寄送到总部盖章再寄回,效率低下;分子公司用章需经总部审核授权,最后还需指定章管理员加盖分公司印章,处理时间跨度漫长。而借助契约锁电子印章平台,存在于实体用章流程中的繁琐问题都可以通过网上传输、签署的方式得到解决。总部可在线接收、审核分子公司所传输的合同、文件,并加盖电子印章,一份合法有效的合同或文件可以快速的在线上实现了跨地域的快速链接。

虽然将实体印章搬至线上可提升办公效率以及解决总部印章集中管控问题。但线上用印之后打印出的纸质合同或文件仍然会存在真假难辨、在流转的过程产生公章盗取、复印的风险。另外,在企业对企业的交易之中,一方使用电子合同,另一方未使用电子合同也存在着类似的情况。一方打印加盖电子印章的电子合同被打印出来之后,在邮寄的过程中存在着被篡改的可能性,或因对方不承认电子合同的效力而导致交易出现问题。

为解决这一问题,契约锁印控平台可实现集中用章,远程打印,防伪输出。集团总部实现对电子印章的集中管控,分子公司通过线上向总部申请用章,通过用章审批分子公司可使用特定的电子合同防伪打印机输出经总部签署盖章的电子合同。并且打印份数是预先申请同时通过审核的授权打印份数,同时输出的电子合同在打印的过程中即添加了唯一性防伪标识,该防伪标识只有通过对应的光栅解码片才可识别,且PS、复印等方式均无法复制。最后,每次远程打印的用户身份信息、文件数量、打印时间等信息都会被实时录入契约锁印控平台以供组织审计。

这样一来,通过防伪打印所输出的纸质合同公章都带有防伪标志,篡改合同,刻制萝卜章几乎是不可能实现的;另外对于公司的公章管理权限变得更加便捷,所有分子公司需要总部加盖公章的流程直接通过互联网就可以快速申请、快速审批、快速签署,相反的直接向总部备案即可。

电子印章对于企业来说不仅仅是一款工具类的产品,其背后所能为企业提供的印章风险控制、成本管理对于企业来说无疑是节约了大量的精力与财力。但看似方便的电子印章,若因监管不严会给企业带来声誉和经济的纠纷。契约锁从用章审批、使用电子印章、输出防伪打印等所有涉及印章使用的流程来进行全面的管控,提高组织移动办公效力,帮助您规避用章风险!

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