协同办公，是每个企业、每位上班族都需要的管理工具，随着企业员工数量越多，业务线越来越长，管理的难度也会越来越大。尤其是成千上万人的企业集团，要想做好管理工作绝非易事，因此该如何利用协同办公工具，来有效提升管理，大大增进工作效率？这是一项大难题。
 
技术赶不上形势变化，大型企业管理瓶颈日益凸显
许多集团企业在多年以前就上线应用OA，但是伴随大型企业业务的快速发展、规模的日益壮大，原有协同办公系统已不能全面满足集团办公业务与企业管控要求了，管理瓶颈日渐凸显。
1、随着企业的快速发展以及系统的深入应用，系统中的用户数、文档数据增长较快，给原系统带来了较大的负载压力，使得系统运行速度变得愈来愈慢。
2、各地子公司OA系统相对独立，各行其政，难于有效支持办公一体化，难于为企业总部的经营决策提供快速、准确、系统的数据支持。
3、集团企业组织结构陆续进行较大的调整，形成集团、事业部、专业公司三级结构，公司需要将办公系统部署到分支机构，但原有协同办公系统难于满足新的组织机构下多级的信息发布与展示。
4、不少集团企业原有协同OA系统不能灵活适应公司管理模式、管理手段变化，更为关键的是原有协同系统平台相对封闭，不利于与其它业务系统集成和综合信息化平台的建设。
那么适应大型企业集团管理需要的协同OA应具有什么样的特点呢？需要什么样集团型OA？厦门合强软件总工曾申舟认为，大型企业集团，下属多个规模较大的子公司，子公司办公相对独立，需要和集团总部进行公文交流、流程审批和信息传递，要满足“分散经营，集中管理”的需要，构建“分而不离”的协同办公网络，能实现敏捷化集团组织运营。同时，要具有灵活性、门户型、拓展性等特点，能够增强集团总部功能，规范责权体系和核心管理流程，提升整个集团的办公效率和执行能力，加强集团与子公司之间的协同办公能力等。
 
因地制宜打造核心竞争力，引进集群办公系统十分迫切
因此时移事异，企业协同OA管理系统亦必须与时俱进同步跟进。对一个需要进一步做大做强的大型集团企业，必须取得IT新技术的有力支撑，而要获得新技术的支撑，就必须推倒重来，重新布署信息化的发展战略规划，这时引进应用专业对口的集团型协同办公系统就显得非常必要，以高效解决集团企业管理和信息交流的各种问题。
当前，应根据集团企业管理瓶颈日益明显的现状，及时引进应用集团型协同办公系统，对症下药纲举目张，以达到新建新型集群办公系统的主需求与主目标。
那么新型集群办公系统应有哪些新特点、新功能、新作用？
1、能建立一套统一的协同办公系统，解决不同层级间、部门间的协同工作及信息传递，实现业务数据处理和信息共享，形成包括总部与各子公司、子公司与子公司、管理层与员工之间分工有序并能协同运作的体系，真正实现集团型企业扁平化管理，有效提升企业核心竞争。
2、能通过建立一套统一的信息发布和流转平台、一套协同管理的平台，提高个人工作效率，使得公司员工能更好地获得通讯、协作和交流的支持，使领导能够及时地获得办公管理信息，方便地查找决策所需的资料。
3、能实现集团总部与下属分子公司间办公系统的互联互通，实现公文、邮件的顺畅收发、办理等等；
4、协同系统能与企业原有其它管理系统的融合集成，包括短信系统、邮件系统、HR、CRM、企业即时通讯系统、门户系统等整合互联，甚至与ERP的集成，以适应大型企业“大而全”的需求。
因此如何根据大企特点、运转规律选型适应大型企业管理需要的集群办公系统是成功关键。
为了推出面向大型集团企业（党政单位）、有效改善集团企业管理、打造集群单位核心竞争力，合强强力打造了集群办公平台。从合强软件官网及产品试用情况，我们可知合强软件集群办公平台的架构设计既考虑集团单位统一的需求、统一平台下，又同时兼顾各下属单位由于管理差异导致的个性需求，能易于分级维护，形成包括总部与各子公司、子公司与子公司、管理层与员工之间分工有序并能协同运作的体系。
合强集群办公平台整体基于“集中运行、统一维护，分别应用、逻辑隔离”的基本原则进行设计，具体特点如下：
1.每个单位账户是一个独立、完整的办公自动化系统，提供给一个单位应用。
平台集中运行在集团信息中心的一组服务器上，由集团总部信息中心统一进行维护，各使用单位通过专网接入平台进行应用，各使用单位具有各自独立的账户，每个单位账户是一个独立、完整的办公自动化系统，提供完整的办公自动化功能，并具有自己的系统管理员，可根据本单位的需求独立进行设置与管理，账户之间逻辑隔离互不影响。
总体而言，集群办公平台由一台管理服务器（兼公文交换服务器）、一组（或若干组）办公服务器、一组公文交换服务器组成。管理服务器负责统一管理办公服务器组和使用单位的账户，并为用户登录平台提供路由。在管理服务器界面，可以集中管理各个办公服务器组，可在平台中添加、修改和删除办公服务器组信息。公文交换服务器是一个公文交换系统，各个单位账户与公文交换系统无缝联结，实现各个单位之间的公文自动交换。各单位发文处理完成后可直接通过公文交换系统发送给收文单位，收文单位可直接引入收到的公文进行处理，同时提供收文回执。办公服务器组提供办公自动化应用，每组办公服务器由一台应用服务器和一台数据库服务器构成，平台可设置多组办公服务器，满足不同规模的应用。每组办公服务器则可以设置多个单位账户，每个单位账户提供给一个单位应用。每个单位账户提供完整的办公自动化功能，具有自己的管理员，可以单独进行设置与管理，账户之间逻辑隔离互不影响。
2.实现集团旗下各个单位之间的公文自动交换
平台配有公文交换系统，各个单位发文处理完成后可以直接发送给平台内的收文单位，公文将自动进入收文单位的收件箱，收文单位可以直接引入收件箱中的公文进行公文处理。
3.灵活的自定义功能，充分满足各单位的办公自动化需求
集团旗下各个使用单位可以灵活的定义自己的组织机构、表单格式、工作流程、文件管理体系、访问权限、打印格式等等，自定义项目丰富，能够充分满足各个使用单位的具体办公自动化需求。
4.良好的易用性、融合性
  办公自动化系统具备充分的易用性，无须安装客户端程序，系统中的全部应用和管理操作都采用浏览器，操作界面直观易懂，符合日常办公习惯；能与企业原有其它管理系统的融合集成，包括短信系统、邮件系统、HR、CRM、即时通讯系统等整合，互联互通。
5.充分的可靠性和安全性
集群平台具有充分的可靠性，支持大并发用户数（支持数千上万用户同时上线）和大文档量应用，具有良好的响应速度和持续可靠的性能。
平台具有多层次的安全性，提供用户名+密码身份认证、用户身份锁二次认证、CA接口、分布式权限分配机制、电子签章、数据库安全、文档加密等安全机制，确保平台上各单位办公的安全。
6、成熟实用的手机办公，实现全景办公
手机办公将办公应用从电脑延伸到手机，各单位办公人员可以利用手机随时随地查阅文件和处理紧要工作，大大提高了办公的便利性。
等等，不一而足。
通过实施应用集团型协同办公系统，能为集团企业带来什么变化和改观？
合强软件总工曾申舟表示，主要能为大型企业向规范化、自动化、国际化迈进进一步奠定管理基础，有力提升集团公文办理效率，实现会议及审批督办全过程监管，统一规划与差异管理相得益彰，并促使纵向的信息与流程贯通、横向的协作管道打通，有效规避大型企业运营过程中的诸多风险，让超大型集团企业亦能灵动敏捷轻松上阵，“大象亦能轻松跳舞”了。



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