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通达OA助力中小企业 建立高效率的办公平台

发布时间:2013-01-14 15:49:51 来源:中国软件网 作者:
[摘要]信息化与企业社会已经进入信息网络化时代,汹涌澎湃的信息化风暴正席卷着世界的每个角落,信息化发展已经成为不可逆转的历史进程。重视利用信息技术增强企业自身的综合能力,这是企业在信息时代发展壮大的必要条件。
       信息化与企业社会已经进入信息网络化时代,汹涌澎湃的信息化风暴正席卷着世界的每个角落,信息化发展已经成为不可逆转的历史进程。重视利用信息技术增强企业自身的综合能力,这是企业在信息时代发展壮大的必要条件。众多企业也开始考虑为公司上一套OA系统,但是并不是每一个OA系统都能满足企业的需要,企业在选择OA系统时首先要定好位:自己到底是中小企业、中型企业、大型企业还是集团化企业,精准定位后,再货比三家,才能买到自己最满意的产品。东莞市东晟和电子工具有限公司在信息化工作的开展和应用方面就做出了自己正确的选择。
OA选型过程
       在多数集中办公的公司通常采用邮件系统和内部局域网系统来解决,部分也通过专线连接几个集中的办公室来搭建信息系统。但这些方式对于办公地点达十几个的东和来说,无论是从成本上还是方便性上都是很难解决的。
      此时,OA系统就成为了解决这些问题的最佳方案。
      可是面对市场上五花八门、参差不齐的OA系统,哪一家OA系统更适合东和呢?
      OA系统的选型相对ERP系统和CRM要简单很多,因为企业对于它的需求和定位会更明确,而且多数的OA系统都有测试环境和系统可供测试和演示。
总结东和的需求和OA的功能,东和的选型重点主要集中在以下四点:
1)简单。安装、管理、维护要简单,日常使用要简单、能快速上手。
2)实用。能真实解决日常办公需求,日常需求功能要具备,具备的功能和模块要实用。
3)服务好。要能不断升级和扩容,可以与其它系统进行必要的数据交换和连接。
4)性价比高。在满足需求的基础上,尽量节省投入的费用。
      在选型时考虑过多家不同的OA系统,这些OA系统采取了不同的平台、销售模式、实施方式和价格策略。
      东和公司在实际选型时做的最主要工作就是看供应商演示和自己做测试。
      在测试过程中,最终通达OA以她的界面、功能、价格和服务的综合优势得到了我们的认可。我们也成为了通达OA2010版的第一批用户。
目前通达OA的使用情况:
       201011月份通达OA系统在东和正式上线至今,已经接近两年的时间。在这段时间内通达OA经过了2011版和2011增强版的升级,很快又要迎来2012版的升级。
       东和公司,每一名员工入职之后都会有一个OA账号,哪怕是一名保安、一名厨工都可以在通达OA的平台上做工作流的处理、了解公司的资讯,大部分工作都可以做到无纸办公。通达OA精灵日常在线用户在50人以上。
      通过一年多的OA系统应用,东和公司已经用到了通达OA系统的大部分功能。
通达OA功能与实际应用举例:
信息发布:
       对于公司正式的公告和通知,采用公告通知功能,并且可以限制所发布的范围。在公告发布的同时发送手机短信给相关人员进行提醒,确保通告通知发布的有效性。
      对于非正式的公共和通知,如人员的入职离职通知、自发组织的活动、内部的企业文化活动通过新闻和图片新闻的方式进行发布。
       通告通知和新闻解决了之前发布的公告无人看或者无法看到的情况。保证了信息传递的有效性、及时性和可追溯性。
工作流:
       我们将日常运作的业务流程分为三类分别用ERP、CRM、OA系统来实现,OA系统主要实现行政办公和部门协作的工作流。
在公司内部有一个工作流是应用最多的,那就是请假流程。
在请假流程中需要注意的关键点是:
1)使用SQL语句调取相关的档案数据。
2)根据不同的职位和请假天数,有不同的审批流程。需要根据这些规则制定不同的转入条件,根据转入条件自动选择合适的路径。
3)根据不同的部门自动选取部门的审批人员和角色。
4)判断录入内容是否正确和合适,制定不同的转出条件。
5)确定回退路线及方式。
知识管理:
       知识管理中的个人文件柜是用户自行管理的,公共文件柜主要用来管理公司知识库和共享文件。公共文件柜通过权限控制,使得每个人只能访问自己权限范围内文件和目录。管理层可以通过公共文件柜查看所有相关文件,实时获得最新数据。
       网络硬盘是OA与文件服务器的个人、部门、共享目录进行连接,保证文件服务器的数据同时可以通过OA系统进行访问,实现移动办公。
       为了更好的建立企业文化,东和公司下半年已逐渐向论坛过渡。利用通达OA与Discuz! X2的集成获得更多论坛功能,并将系统的应用与企业文化相结合,进行积分的有奖兑换或者评级活动。
项目管理:
       对于需要作为项目进行管理的工作,采用通达OA中的项目管理功能。项目管理模块的功能基本能满足日常的项目管理需求,包括项目的建立、成员的确认、任务的分配、项目文档的管理、问题跟踪、流程、甘特图等。
通达OA精灵:
       通达OA精灵已成为东和员工打开电脑后自动运行的一个程序。通过OA精灵能轻松地使用OA的所有功能、实时的查看当前的人员在线状态、及时的进行内部沟通甚至远程帮助同事解决电脑问题。
       OA精灵可自动从OA人事档案中获取照片,从OA中取得相关的联系信息。通过OA精灵还可以查看更多开放的个人资料。
通达OA给本单位带来的效益
总经理:
1)每日打开电脑后的第一件事情就是将所有需要自己审批的工作流进行处理,不在公司也可以做审批,提升了工作效率。
2)对于各部门的工作报告、项目、计划也可以通过OA系统实时查看。
部门经理:
1)审批有工作流,日常工作有日程和计划,重点项目有项目管理,信息共享有知识库,沟通有内部邮件和OA精灵。即便是移动办公和管理区域分散也能掌控部门运作。
2)工作流有内置的流程,工作流的处理过程有完整的记录,减少了部门间的扯皮和推卸责任。
职员:
1)所有公司人员的沟通都可以通过一个OA平台及时解决。
2)新员工可以快速了解公司,快速找到所需的人员信息、文件资料。
3)有了工作流,不用跑上跑下,也不用担心相关负责人是否在位,点一下鼠标工作流自然流转,办理过程也可以随时查到,完成之后还有提醒,等于每个人都配备了一个专职秘书。
IT部门:
1)OA系统最主要解决了一个中小型企业IT人力资源投入不足的问题,即IT人员的数量、能力和流动的问题。
2)IT人员的精力从之前的关注电脑、关注网络转为关注业务流程、关注部门协作。
3)OA系统提升了工作效率,自然体现了IT的价值所在。

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