上海工程化学设计院应用PowerOn物资采购管理模块案例

上海工程化学设计院有限公司(简称SCEI)创建于1985年，是上海华谊（集团）公司旗下集化工石化医药工程、建筑行业建筑工程的咨询、设计、项目管理和总承包等服务为一体的上海市高新技术企业，并拥有承揽境外工程项目的资格。

为持续提升工程总承包业务的项目管理水平，经过长达一年的调研、媲选与深入的试用，SCEI决定与普华科技携手前进，在继续增购P3e/c软件的基础上，采用既蕴涵深度项目管理理念又可以与P3e/c软件集成应用的普华项目管理集成系统（PowerOn）用于总承包项目管理。

本篇主要介绍PowerOn中的设备材料以及采购管理在SCEI的应用。

PowerOn中的物资管理采用了科学化、现代化的管理方法对材料、设备的采购供应管理业务进行全方位的控制和管理，使企业能够适应市场经济的需求。系统以减轻劳动强度和提升管理水平为手段，以创造经济效益为目的。PowerOn采购管理包括以下内容：以物资需求计划为起点，结合管理作业流程，实现对采购的全过程的管理： 物资请购、招投标、采购合同、采购合同变更、采购合同支付、物资到货、到货检查、物资入库、物资领料、物资出库。并且实现了采购信息的层层汇总。

为了及时将PowerOn项目管理思想应用于SCEI，在合同签订的一周内，我们就对SCEI进行了全面的调研工作并尽快的开始了软件应用的具体部署工作。目前应用的重点是物资采购这一模块，这意味着对材料、设备的管理是非常严格的；对材料、设备的整个采购的过程也是需要严密跟踪。同样对企业以及项目上的合格的供货商的管理也有很高的要求。针对SCEI的项目情况，我们以“内蒙古亿利化学离心干燥装置”为重点测试项目。

在应用PowerOn之前，SCEI对物资材料及采购工作的管理，没有一个统一的文档，没有一个规则的编码体系，没有具体的分类编码的体现。所有的材料、设备项都散乱的分布于已经签订的合同中，根本不存在这样一个材料设备编码库，这样的现状对他们进行材料设备的维护工作带来极大的难度，对后续的请购、招标、投标以及合同、付款记录管理也带来了极大的不便，对于材料设备项的信息查询、搜索功能更是不能实现。想要了解一下某个“阀门”的采购记录，又能从哪里下手呢？没有地方，只有翻开一张一张的纸张请购单、合同等进行查看，给他们信息的查询带来了极大的困难。对于采购过程管理，从请购、招标到合同、支付以及到货，他们只能采用传统的纸张登记，纸张签字进行流程审批的方式；对供货商的管理手段也是很缺乏的，只是单纯的将企业的所有的合格供货商罗列到电子文档中，而没有很好的实现项目合格供货商的管理，更不能很好的体现出现代的信息化理论。

在SCEI采用了PowerOn项目管理集成系统后，这些问题很显然的都不复存在了，每个难题都得到了很好的解决，每种不便都有了方便的解决办法，而且都完全的实现了计算机控制管理，脱离了人工纸张登记的繁琐的工作，真正的实现了企业的信息化管理。该模块在SCEI应用的主要业务流程如下图：

PowerOn对工化院的合格供货商不仅实现了统一的管理，而且企业合格供货商和各个项目上的供货商是分开管理的，项目上的供货商必须经过层层审批后才可以真正的作为项目的合格供货商，在项目进行招投标以及合同签订的时候，所能选择到的供货商只能是该项目上的合格供货商。如下图：

2）PowerOn对SCEI物资信息的管理

PowerOn已经有了一套符合设计院应用的材料、设备的编码体系，能够科学的、分层次的将所有的物资材料设备统一管理起来，在每个材料分类下，对每一种具体的材料进行唯一的编码，做到了每位编码符号都代表了具体的含意，根据材料的编码，就可以得知该材料的基本信息。下图是设计院标准的材料分类编码库：

在每个材料分类下面，进行了具体的材料项维护，如下图：

这些信息的维护，可以详细、准确的对整个企业的物资进行管理。不光实现了这些功能，同样可以了解到某个具体的材料或者设备曾经发生过的招标的价格，所中标的供应商信息；曾经发生过的合同价格信息。实时的了解跟踪市场价格，供货商报价以最大限度的降低采购的成本。

3）PowerOn对SCEI采购过程的管理：

PowerOn更是做到了实时的采购跟踪和采购控制。SCEI的材料或设备的请购单是由设计部门提出的，然后流转到采购施工部门采购经理进行审批。下图是请购单样式：

请购单的详细的审批流程，如下图：

请购批准后，采购施工部根据请购单的物资需求，进行选择该项目上的合格供货商来开始招投标工作，招投标的审批过程中，需要有技术审批和综合评审， 通过PowerOn中的送件记录可以来进行技术及综合评审的需求，将评审的结果与招标信息一起决定中标的单位。

采购招标定标后，进行采购合同的登记以及审批流转工作。

合同签订过程中可以编制合同支付计划以及采购到货计划；

根据采购合同中的计划支付，生成采购付款记录。

根据采购合同的计划到货批次，生成到货记录；

根据到货进行入库；根据请购单的请购进行领料；根据领料记录进行出库。

完整的采购流程环环相扣，层层关联，步步可以追溯。从请购到招标，从招标到合同，从合同到付款，从合同到到货，从到货到入库，从请购到领料，从领料到出库，采购过程中发生每个环节都被PowerOn详细的记录，真正的实现了过程的控制与跟踪，信息的查询与搜索，物资的统计与分析。从具体的材料设备项到分类，可以实现逐层汇总。物资项所发生的价格，采购中所发生的金额等都在PowerOn中形成了可见的视角。

4）物资采购报表的输出：

通过PowerOn的报表设计工具及报表订阅功能，我们建立了SCEI所需要的全部采购报表，以下是报表样例：

①从PowerOn中采集的采购招标信息可以形成供货商比价表，如下图：

②从PowerOn中采集的采购合同信息可以形成采购合同汇总表，如下图：

根据SCEI的需要，还形成了其他的多种样式的报表，完全自动的数据采集式报表替代了以前手工绘制报表。因摆脱了手工录入报表数据的传统的方式，给SCEI的采购施工部不但节省了不必要的人力劳动，同时最大的改变就是做了信息的实时输出以及高效率的工作。

项目验收报告会上，上海工程化学设计院有限公司领导在听取了实施小组的汇报及具体使用人员的反馈后，对PowerOn的应用成果给予了充分的肯定，认为由于PowerOn的应用确实提高了该院对总承包项目的管理水平，总结下来，主要体现在如下几个方面：①管理和工作习惯的转变，②原始数据的跟踪变得简单，③管理过程实时记录，数据追溯有了依据，④电子数据处理，实现办公自动化，⑤快速实现项目文件记录的归档与整理，⑥数据共享得以实现。

随着PowerOn陆续在SCEI其他总承包项目上的深入应用，SCEI的项目管理成熟度将进一步提升，在激烈的市场竞争中，将更加突显其优势。