天思经理人ERP礼品行业应用方案

一、礼品行业（果蔬类）的信息化需求分析

时尚家居礼品业是一个新兴行业，它是随着经济的发展、人民生活水平的提高以及人们审美观的提升逐渐发展起来的行业。时尚家居礼品包括水果醋、工艺蜡烛、铁艺、油灯、仿古青铜器、草编制品、软陶制品、玻璃制品等成百上千种家居装饰用品。近几年来，人们越来越注重家庭生活质量，室内装修越来越考究、个性化，使得时尚家居礼品的需求量急剧增加，从而促使该行业产品的生产迅速的由作坊生产向工业化生产转变。目前，在中国沿海已经成长起一大批以生产、销售时尚家居礼品为主的企业，其中以山东青岛格林玛特礼品有限公司、金王集团公司等为代表的典型时尚家居礼品生产企业已经初具规模。

目前国内时尚家居礼品生产企业90％的产品以出口为主，订单主要来自于广交会，产品主要销往欧美、日韩、香港等发达国家和地区。其产品属于时尚商品，个性化强、种类繁多、产品需求变化快、生命周期一般很短。

1．企业生产以劳动密集型为主，无法大规模机械化大批量生产。

2．由于其产品需求变化快，产品研究开发周期很短。

3．原材料复杂多样，其采购频繁批量不均，具有很强的季节性，且从采购到到货时间有严格限定。

二、礼品行业（果蔬礼品行业）特点

天思软件集团根据多年在礼品行业（果蔬礼品行业）服务的经验，总结出礼品行业（果蔬礼品行业）生产有如下特点：

? 订单数量多，且经常应客户要求改变；

? 原材料品种繁多、数量较大，且材料采购的季节性很强；

? 产品品种多，不同的销售订单对应的产成品一般不同，很少有重复的产品；

? BOM数量繁多，且BOM变更频繁；

? 单对单生产，以受订单为主线，贯穿整个生产、采购、销售过程；

? 生产计划调整频繁，生产一般为手工模式；

? 产品生产上以小批量、多品种、面向订单生产为主；

? 由于原材料种类繁多，供应商数量多；

? 生产工艺相对简单，一般只需要两到三道工序；

? ……

三、行业知识、术语

行业产品涉及面很广，从食品到蜡烛到浴油、浴液、厨房用品……，顺应市场潮流，满足市场需求，开发新的模具和产品。礼品行业（果蔬礼品行业）只有处于不断的改革和创新中，才能在市场中立住脚，向前发展。

常见术语：泡醋、封蜡、水果醋、杏脯1、杏脯2等。

常见工序：泡醋、配醋、封蜡、Filling，Assembling等。

四、主要特殊管理需求解决方案

1、采购价格的管理

A　由于礼品行业（果蔬礼品行业）存在材料种类多且价格浮动较大，采购主管手工很难控制采购员对采购价格的修改。

B　在系统中通过特殊密码来进行控制，对于一般的采购员对于采购价格可以作修改但是只允许向下修改，而只有采购主管或采购主管指定某个人可以向上修改采购价格。这样对于正常的采购或是降价采购一般的采购员即可以完成，对于需要上调价格的采购需要采购主管或在采购主管指定某个人员进行干预，这样方便采购主管对于采购员的管理。

2、采购材料的单位处理

A　有些材料采购时使用的单位与在生产领用过程即BOM中的单位不一致，比如有些材料在采购时使的单位为瓶，而在BOM中使用KG。

B　在系统中对于这部分材料使用主、副单位来处理，并设定主副单位之间的换算关系，在采购时使用的是副单位（瓶），但系统会自动计算出主单位的数量。在做BOM及生产领用时使用主单位（KG）。

3、水果的处理

A　采购部采购时采购回来的水果是新鲜的水果，但检验合格入库时，为了储存需要先将水果泡醋后再放到仓库中。

B　正常的处理流程应是先将新鲜的水果入库，在下达加工单生产泡醋后的水果，而领用的材料则为新鲜的水果，泡完醋以后，再做成品缴库。而实际上企业在泡醋时，并不需要下达加工单，而是每次入库前均要进行泡醋。

C　系统中的处理流程是，根据水果的采购单做进货入库单，即先将水果入库，泡完醋后在系统中做BOM组合生产单，减少泡醋前水果的库存，并同时增加泡醋后水果的库存。

4、生产领料的处理

A　在进行领料时，先由仓库进行备料，将所需材料备到生产线上以后，生产部有专人进行核对，只有核对后才可以确认实际的出货数量。

B　生产领料单据设有审核流程，当仓库备料时由仓库人员在系统中根据生产通知单生成生产领料单，但此时的生产领料单处于未审核状态。当生产部人员核对后，如果实际发料与领料单上的实发量一致则直接审核相应生产领料单，如不一致，则应该修改领料单上的实发量使与实际发料一致后再审核相应的生产领料单。

5、出口产品管理

A　出口产品出库时，先由企业出库到港口，准备装船，而实际的销货日期是从开船日进行计算。

B　系统中的处理流程是，当从企业出库到港口时，由销售订单转单据形成出库单，而当开船时再根据出库转单形成销售出库单。

五、礼品行业（果蔬类）IT应用状况分析

时尚家居礼品业企业规模一般不大，据调查青岛以家居礼品生产经营为主的企业有近两百多家。

企业规模普遍较小；年营业额过亿元人民币的主要有格林玛特礼品有限公司，金王化学股份有限公司，德尚包装有限公司三家公司。

年营业额在五百万元以上的企业占家居饰品企业的绝大多数。主要集中在城阳、即墨、平度三地。

普遍存在管理混乱，各部门业务流程不够清晰的问题，信息分散无法在整个企业中达到共享。现今许多企业已经开始有意识的借助先进的管理方法和企业信息化加以解决。但该行业信息化存在一下几个问题：

1、观念及认识问题

企业对信息化认识高度不够，没有将企业信息化作为企业战略来规划，只把它看成是有计划地购买管理系统，好像经过若干年各种系统购买齐全了企业信息化也就达到一定高度了。

2、管理软件应用程度不高

大多数企业只是在单独使用财务软件或库存软件，使用完整ERP信息系统的企业青岛地区只有格林玛特礼品有限公司，使用了天思软件公司产品。又由于一些企业分别购买不同软件公司的管理系统，使得部分模块接口不相容，如金王化学股份有限公司使用了部分模块，如库存，财务两部分为独立模块不能集成。安芙兰芳香制品有限公司使用了金蝶与新中大的部分模块，使得库存、财务两部分无法集成。

3、信息化资金投入不足

现在大多企业只把信息化看成是成本或费用，而没把其看成是投资，又由于信息化投资回收期较长，企业无法较快地看到实效，使得企业对信息化投入不足。时尚家居礼品行业中企业的信息化支出平均只占到其营业额的不足1.0%。

总的来说，目前时尚家居礼品行业信息化的发展还处于比较低的水平，但随着信息化给企业带来的利益会逐渐显现，企业未来信息化的需求也会逐渐增大。管理软件的应用程度会进一步提高，不仅仅只局限财务和库存管理系统，将会有越来越的企业开始整体应用信息系统，完整的引进ERP系统，使得整个价值链从供应商经生产企业到顾客得以统一管理。

六、礼品行业（果蔬类）一般生产工艺流程
　　
七、经理人ERP礼品行业（果蔬类）解决方案主控界面

在这个礼品行业（果蔬礼品行业）的解决方案中，我们针对礼品行业（果蔬礼品行业）的特点，定制了这样一个流程，为了使这个流程清晰易懂，更具普遍性，我们采用的是一个比较简单，概括性的标准流程，下图为主控流程界面：

八、整体流程简述

在这个礼品行业（果蔬礼品行业）的解决方案中，由于礼品行业（果蔬礼品行业）是典型的单对单生产的行业，一个显著特点是以销售订单为主线，贯穿整个采购、生产、外包、销售流程，因为不同客户即使对同一产品要求的检验标准也是不同的；另一个特点是需要根据客户的要求，频繁的对订单和BOM进行修改，又由于原材料的种类比较多，采购的原材料往往不能及时送到，所以需要我们每天对所有未结案的受订单，进行两次生产需求分析，一是针对生产计划，主要考虑仓库中的现有库存，以便安排生产；一是针对采购，一旦BOM和订单变动会产生新的需求，采购部门会及时下达采购单；产品是否外包在制作BOM时不能确定；因此，我们针对礼品行业（果蔬礼品行业）中的中小型企业生产管理及托外加工部分定制了这样一个流程，为了使这个流程清晰易懂，更具普遍性，我们采用的是一个比较简单，概括性的标准流程。

(一)、针对生产及托外部分的流程

流程图中具体工作环节都标注了编号，编号次序表示流程顺序；相同编号的不同内容（5A，5B等）表示相同环节的不同情况。

第一步：系统基础资料设定

0A.货品资料输入

在这里我们要对系统中会涉及到的所有货品进行设定，可设定货品的代号、品名、大类、中类、规格、主副单位、供应商等详细资料，可以按照货品代号，品名等信息查找出相关货品；

0B.部门（车间）输入

在此界面可以设置公司的部门，包括管理部门和生产部门，生产部门即所谓的工作中心（车间），而且在这个界面中还可以设定部门间从属关系，左边的树状结构显示各部门（车间）间所属关系；

0C.机台可供生产时间设置：

在此界面可以设定各加工中心的日工作能力（有效工时），可以具体设置到每一天，此设置供系统在进行MRP运算时分析产品的加工周期。

0D.仓库代号的输入

在此界面维护企业的仓库信息，可设定仓库代号，名称，类型，所属部门以及上层库位，联系人，停用日期等信息，还可以设置其所属关系，左边的树状结构显示各仓库间所属关系。

0E.货品附加信息设置

货品附加信息主要是设置货品和生产及采购相关的辅助信息，在此界面可设定与货品采购的相关信息，如主供应商、次供应商、货品的前置天数、采购批量等，还可以设置与生产有关的信息如单位机时、单位工时、加工方式等信息。

第二步：与MRP运算有关资料设定

1. 工序代号设定

在这个界面中我们要对工厂生产中涉及到的主要工序进行设定，主要是工序代号、工序名称、及工序描述的设定。

2. 制成品工序规划

在此界面设定的是生产一个产品的工艺规划，即生产一个产品需要几道工序、每道工序的加工机台生产、在每道工序上的单位加工时间以及工序间的流转情况。

3. 商品物料表（BOM表）设置

商品物料表BOM (bill of material)就是我们常说的产品结构树，它是生产计划中计算时间和用量的基本核心。是让计算机读懂产品结构并产生生产建议和采购建议的基础，是联系与沟通企业各项业务的纽带。如果BOM结构不准确，由它产生的生产建议和采购建议都毫无意义。所以我们要关注BOM结构的准确性和完整性。

在实际生产中许多产品（母件）是由很多原料（子件）所组成，而原材料（子件）的用量也有所不同，只有设定了物料表后，才能较准确地知道生成该产品的所需材料及用量。输入母件、构成子件名、制程（即工序）名称;若有子件是需要托外加工的，可选取托外。

第三步：销售订单

销售订单，又称客户订单或受订单，是指经过销售部门等相关部门确认，和客户已经签订销售合同的订单，这张订单上的产品我们是要按期交货的，否责将会承担法律责任。
在礼品行业（果蔬礼品行业），基本都是根据客户订单来进行生产安排的，是系统进行生产需求分析（MRP）运算的主要需求来源，计划生产一般不用。

第四步：生产需求分析

通过生产需求分析可以对销售订单分析出还需生产加工的数量；通过生产需求分析可知道生产需需成品还需要购进的原材料数量；通过生产需求分析还可以知道产品的计划加工时间和原料的采购时间。所以生产需求分析是系统的精髓，是我们通过企业信息系统决策的基础。

系统会根据分析的结果产生采购商品建议和自制成品建议，并可根据实际情况产生采购单(或请购单或询价单)和加工单（或托外加工单）。转单据后，对于需要采购的货品，双击表身“单据号码”项，可以来到采购单界面；对于需要生产（或托外加工）的货品，双击表身的“单据号码”项，就可以来到制令单（或托外加工单）的界面。

第五步：采购单

生产需求分析后，对于材料不足的情况，我们可以通过采购商品建议产生如上图所示的采购单，而且采购单号可以对应到相应的来源单号(即销售订单号)，然后我们可以根据实际情况进行相应的处理，然后下发给供应商进行备货，开始采购业务。

第六步：生产加工流程

1. 加工单

加工单也叫生产任务单，是下达生产命令的第一道手续；

生产需求分析后，对于制成品不足的情况，可以在系统中转单据形成加工单，也就是生产任务单，而且在系统中加工单可以对应到销售订单号。当开始生产时必须先下达加工单，根据这张加工单进行后续生产领/退料动作，最后根据这张加工单进行成品缴库。当加工单保存后，表头的生产成品在仓库的在制量就会增加，同时表身的原材料在仓库中未发量也是增加。根据提前预设的产品的制程规划，我们可以点击加工单的“通知单”按钮，产生相应的生产领料通知单，有多少个工序就可以产生多少张通知单。

2. 生产领料通知单

生产领料通知单是由加工单产生的，是进行生产领料的依据，它会告诉这道工序所要进行加工的成品名称和数量，从什么工序接受加工出的在产品，这道工序加工完成所需要送交的工序等加工信息。

3. 生产领料单

生产领料就是根据下达的生产任务（加工单或生产领料通知单），去仓库执行领用所需材料的单据，作为礼品行业（果蔬礼品行业），它们的生产过程都是需要根据生产的目的限定领用材料，然后对材料开始加工，加工完毕生成客户需求的产品。

对于礼品企业来说控制原材料的使用是必要的，它不仅关系到企业生产是否能够正常进行，更关系到加工出的产品的成本。如果材料的成本超出许可范围，很可能导致企业加工此产品赚不到钱，甚至出现亏损的现象。

生产领料单不仅可以对应到销售订单号；还可以通过凭证模板产生凭证传到总帐系统，实现生产与财务的无缝衔接。

4. 生产日报表

完成了生产领料后就进入了车间生产过程，在生产日报中可记载生产完成的状况，产出多少，未完成多少，不合格量多少，完成这些产品该班组（机台）用了多少时间……；

在系统中只有先产生了生产领料通知单才可以使用生产日报，通过生产日报可将每道工序当日的完成情况上报，以使车间管理人员及其他相关领导及时得到当天的生产信息，以保证生产运行顺畅，通过此界面可以将这道工序生产的费用（制造、人工）、时间（有效、损耗）、数量（产出、不合格）等数据一览无余；生产日报也对应道销售订单号；

5. 生产动态表

在生产的过程中系统中有一个生产动态表可以动态直观的反映出每张单每道工序完成的情况，已缴库量及需求日，并且可以通过这张表查找到各张单据的来源情况：

6. 生产退料

生产完成后，应将多领取的材料及时退回仓库，生产退料单界面如下：

7. 成品入库

生产完成之后，最后就是成品缴库了；

此成品的所有工序完工后，就可以进行成品缴库，货品分仓存量中这张单的货品的在制量就增加到货品中的现有库存了，然后进行销货；成本核算后，成本会核算到缴库单上，工时也会根据生产日报的工时汇总回写到生产日报上；成品缴库单也要对应到销售订单号；

第七步：托工业务流程

1. 托外加工单
　　
我们让外协加工厂商加工成品时，通常会下达给外协厂商外协加工的计划（我们称为托外加工单），外协厂商持此托外加工单进行托工领料和托工完成的成品的缴库。所以说托外加工单是维系托外加工命令、领料、缴库的纽带，是托外加工的关键步骤。

2. 托工领/补料单

当外包商来企业中领取材料时，在系统中录入托工领料单；托工领料单也需要对应到销售订单；

3. 托工送检

外包商将外包产品加工完毕，送回时，在系统中录入托工送检单。

通知质检部门（QC）进行检验，托工送检单画面如下：

托工送检单号也对应到销售订单号和托外加工单号；

4. 托工缴回验收单

质检部门对外包商送来的加工产品进行检验，记录检验结果，合格多少，不合格多少，托工缴回验收单也对应到销售订单。

5. 托外加工缴库单

对于检验合格的产品转单生成托工缴回单，同时会自动生成成品缴库单，仓库数量增加。通过立帐方式，将加工费用生成应付帐款，传递到付款系统；通过选择凭证模板，生成凭证，传递到总帐，成本核算后，会将加工费用核算到成品缴库单上。

（二）针对采购进货及销货部分的流程图

1. 客户厂商厂商资料设置

在此可设置客户/厂商的相关信息，如联系人、税率、该厂商的货品报价等，同时也可以设置该厂商的信用管制及归属的业务员。当客户类别设置为厂商时，只能在采购单、进货单等相关单据中检测到，当客户类别设置为客户时，只能在受订单、销货单等相关单据中检测到，加快了检测速度。

2. 受订单、生产需求分析、采购单

其界面已经在生产和托外的部分介绍过了。

3. 入库送检单

入库送检单用来记录供应商送来的采购货品的数量，以便通知质检部门进行检验。，可以设置那些货品需要检验。入库送检单要求对应到采购单、销售订单；

4. 进货验收单

质检部门用来记录哪些货品合格，哪些货品不合格的检验结果，转进货单后，进货单号会回写到进货验收单的进货单号处；进货验收单要求对应到采购单、销售订单，可以追踪到销售订单号、采购单号；

5. 进货单

对于质检部门检验合格部分，生成进货单。进货后，仓库数量增加，通过选择凭证模板，生成相关凭证传递到总帐系统，通过选择立帐方式生成应付帐款，传递到付款管理系统。

进货单号要求对应到采购单号、销售订单号，采购回来的货品对应到销售订单号和采购单号；

6. 应付帐款

由进货单立帐后，会在应付帐款明细表中查询到详细的应付帐款信息，产生了多少应付帐款，是由哪些货品产生的，已经支付了多少，还有多少没有支付。

7. 出库单

出库单是通知仓库准备销货出库的单据，并不真正减少库存，出库单是根据销售订单生成的。

8. 销货出库单

当仓库真正销售出库时，根据出库单在系统中生成销货出库单，销货出库单一定对应到销售订单。通过选择凭证模板，生成凭证传递到总帐；通过选择立帐方式，生成应收帐款传递到收款管理系统。

9. 应收帐款

在应收帐款明细表中，可以查询到每一张单据上货品的应收金额及总金额，已收到金额，还有多少未收。

礼品行业（果蔬礼品行业）以销售订单为主线，对应到加工单、生产通知单、生产领/补料单、托工单、缴库单、采购单、检验单、进货单、销货单等单据。

九、经理人ERP在礼品行业（果蔬类）中的应用

(一)、应用效益

通过系统的预警功能，通过设置在交货其提前几天进行预警，这样便于采购人员对采购单的管理，避免由于失误造成订单延期交货。

1、 形成采购单比原来更加方便快捷。可以根据生产需求分析的结果，通过系统直接转单形成采购单，并且可以通过系统提供的套版打印功能，在做好采购单以后可以选择正确的打印套版直接打印采购单出来，在节省时间的同时提高了准确性。

2、 通过系统中的特殊密码分别控制采购员采购单价的修改权限，便于采购领导对采购员管理的同时控制了采购的成本。

3、 在系统中可以方便及时的掌握库存情况，不仅是对表态库存的掌握，同时也可以对动态库存及时快捷准确的掌握。相关领导可以随时查询库存情况，及时发现问题解决问题，加强了对仓库的管理。

4、 通过进货单等相应的单据在系统中自动产生应付账款，财务可以随时查询这些信息，合理的安排付款。

5、 财务模块与业务模块相连以后，便于财务部门对业务部门的监督和管理，使原来不合适的流程在系统中得到进一步的改进和完善，所有的出入库单据都可以设置凭证模版，凭证可以由相关单据自动生成，避免了手工录入凭证的麻烦及人为错误，库存账与财务系统的总帐是整体的一套账，彻底避免了财务部门与仓库部门的账不相符的情况。

6、 成本核算更加简单准确。在原来物流准确的基础上，原本十分复杂的成本核算，现在只需要鼠标轻轻一点，便可以在半个小时内由系统自动完成。

7、 在应用ERP系统后，信息数据的高度共享，使企业的各部门工作更加协调，物流更加畅通，各部门随时都可以查询到自己需要的资料，而不需要向以前各个部门间要通过电话或E-Mail来沟通信息，使管理水平提高了一个层次。