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由难到易,eHR推动HR变革

随着全球化步伐的加快,外资大量涌进国门,国外的管理理念和经验同样随之而入。那么,对国有大型企业来说,如何在原有的管理体制上吸收和融入现代化的信息管理方法?在这个充满探索性而又必须要进行的挑战中, HR身负重任,并将率先在自身业务中努力实施和实现变革。

世上无难事,只要肯攀登。随着国有企业对人力资源信息软件系统需求的增加和国内eHR的日渐成熟,越来越多的eHR系统飞入了国有企业这样的“帝王之家”。上海烟草机械有限责任公司与万古的成功合作即是一个典型案例。

上海烟草机械有限责任公司建于1952年4月2日,系由中国烟草机械集团公司与上海烟草集团公司出资、由原上海烟草机械厂改制而成的股份制公司,其前身是颐中(英美)烟公司浦东烟厂铜匠间,是我国第一家烟草机械专业生产单位,也是我国机械行业的重点骨干企业,1999年成为中国烟草机械集团有限责任公司核心企业。

上海烟草机械有限公司占地面积8.14万平方米,是浦东区内最大的国营企业。企业实行公司制,按专业化分工下设铸造、金工、装配、零件等四个分厂。现有职工1200余人,其中专业技术人员300余名。

2002年,上海烟草机械有限责任公司再次进行了全方位、大规模的变革,公司不但要在产品设计、制造、到总装进行全过程的技术改造,而且还将对信息化管理系统(ERP)进行创造性应用――这就需要公司HR引进一整套人力资源管理系统。

消息发出后,数家国内外的HR管理软件公司纷纷伸出了“橄榄枝”。从2002年底到2003年下半年,公司HR人员一直在认真地考察。最后,公司在综合了企业知名度、产品报价、客户群反映等因素,选择了万古作为合作伙伴。

上海烟草机械有限责任公司规模庞大,日常工作涉及到产品设计、订单、生产、 出产、售后服务等一个庞大的流程,因此公司对eHR系统的要求主要集中在两点:

第一,从外部来说,公司需要与上、下家客户及时沟通和联系,故而引进的系统要能建立一个平台,保证集团外部信息的共享。

第二,从内部来说,企业在人事、工资和考勤方面的管理都以纸质记录和计算为主,系统需要建立能够保证内部共享的考勤、薪资、培训、绩效考核等模块,并能跟踪和管理员工的工作过程信息,包括从试用期到退休/离职的全程以及调动、晋升、休假以及其他流动等。

根据以往经验,由于人事、考勤、薪资三者是人事工作不可分割的主体,万古在对客户实施项目时往往是将它们齐头并进,此后再陆续加入培训、评估、绩效等功能。但在与客户进行了充分 沟通后,万古与客户达成了一致意见,即把这些任务分割后一一进行,以达到步步为营、便进行边修改边调整边深入的准确目的。万古公司成功地为上海烟草机械实施了包括人事、薪资福利、考勤休假、培训、绩效、员工经理自助平台在内的整套eHR系统。

首先,在人事方面。万古帮助上海烟草对所有员工资料进行归纳、整理后,分门别类地导入到系统中,并改善上海烟草已有的操作流程,保证在最快的速度下,让各部门能够很快地利用系统,使用系统分析数据。万古EHRSOFT2000系统人性化的功能设计,大大方便和简化了HR的实际业务操作,比如原先非常麻烦的员工内退或退休问题,现在有了系统只要输入工号,便可立即解决,系统已经将内退或退休的各项内容内置到系统中了。

其次,在考勤方面。万古的HR考勤软件与考勤机硬件系统自动链接,员工的所有考勤数据都进入HR考勤系统,并自动分析。按照上海烟草经常加班加点的情况,系统可对员工加班终点和计算自动跟踪和生成,并以星期为单位进行核算。这样做的结果,一方面规范了员工的务工时间,避免了“人为因素”的掺入,提高了劳动积极性和效率;另一方面则大大解放了此前HR在这方面的大量运算等劳动,提高了管理水平。

再次,在薪资方面。按照上海烟草的实际情况设置薪资计算公式,将员工的薪资、福利和保险等纳入计算系统,并按业务需要由不同部门的人来操作,再进行审批。透明薪资由HR部门做,不透明部分由部门负责人做,在领导批示后返回HR部门,直接导入系统进行发放。而在以前,这一流程都是纸质不定期传送,现在则是定期网上传送。万古薪资系统帮助烟草大大提高了HR业务的自动化程度和准确程度。

第四,在培训方面。系统将所有员工的教育经历、职业资格和以往培训等资料进行贮存,并优化了培训流程的审批:员工可提出培训需求,由部门汇总,按季度提请审批。此后,系统会对培训是否进行、培训开展情况进行跟踪,为下次培训提供分析数据和资料。最终,企业搭建了一套培训框架。

最后,在评估方面。这一模块是在上面各个模块成功上线后最后进行的。烟草公司在这方面的积累几近空白,但经过双发的努力,系统选求“闭环”效应,采用KBS系统,各部门按照时间、人员、内容等不同情况对任务进行具化分解。同时,公司将目前的战略方针、企业目标和个人目标等联系在一起,给予部门一定权限,有效改善了以前“个人随意性”、“会议纪要性”等不良弊端。

经过两年多的合作,上海烟草机械有限责任公司的HR项目在企业全面变革体系中率先完成,其项目负责人对万古表现大为赞赏。她们评价说:第一,万古表现出的实力、耐心、信任和对客户的充分尊重都是保证本次合作成功的首要因素;第二,万古对解决问题的效率非常高;第三,从HR角度看,万古交付的整个系统充满活力,并认为该项目是万古进入国企的里程碑。




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