固定资产条码管理系统解决方案

2007-10-20　发布方：qdmyhay　网友评论 0 条　点击进入论坛

　　一、简介

　　固定资产管理目前是集团非常重点但又非常繁琐的工作。随着集团规模的日益庞大，固定资产也呈高速的增长。为此，我们建议通过使用信息化的管理手段，通过对集团所有单位固定资产赋予唯一的条码标识，结合计算机软件技术、网络技术以及条码识别技术实现固定资产的自动化管理。

　　二、解决的问题

　　1. 节省盘点结算时间，提高工作效率

　　以集团为例，定期盘点范围包括所有事业部、所有分公司的全部固定资产，在以往手工方式下，要进行实物清点、账务核对、编制报表等工作，平均每个部门要安排2人花费1个月的时间才能完成该项工作。使用固定资产管理系统后，整个集团每个部门只需安排2人花4天时间清点资产实物，而账务核对、编制报表工作由计算机自动完成。

　　2. 加强购入固定资产管理、避免重复购置和浪费

　　集团对于固定资产的购入有严格的制度规定，在以往的手工处理方式下，要查询一个是否有购买的必要性，通过固定资产帐查询目前该项资产的情况，然后认为确实需要购买才审批，由于资产流动性大，帐本上的信息难以反映出资产的真实情况。例如：某部门要购入一批计算机，审批部门要从大量的帐本中查询出该部门计算机的拥有量以及是否在用，然后才可决定批准，这样花费时间长，并且查询会发生遗漏，导致重复购买，浪费资金。固定资产管理系统可以作为固定资产购置审批的辅助工具，在审批过程中，审批部门只要通过相应的终端设备，对申请部门的现存资产情况作详细调查，这种调查结果可成为审批的第一手决策资料。

　　3. 及时掌握资产情况，合理配置资源

　　在手工方式下，不能实时地统计出资产具体情况，特别对资产的短缺、损失的情况根本无法查觉，得到的数据反映的信息量相当有限，只能粗略地知晓是否有该资产存在和其价值，但对资产目前使用部门、以前使用部门、已使用年限等相关信息难以获取，更不用说获得综合的统计分析资料。使用该系统以后，实现了全集团固定资产的统一管理，总部可以实时地掌握全集团固定资产使用情况，各事业部、各分公司购入每一件资产以后都必须及时登记，并打印条码。这时总部或该部门的上级部门可以在计算机中跟踪出资产的购入情况，通过组合查询可以了解到一个或多个部门以至全部的资产购入。每年总部对各事业部、各分公司对各部门盘点清查工作可以先通过查询发现可能发生的问题，并组织专门人员重点地清查，做到有很强的针对性，通过固定资产管理系统中的统计分析功能可方便地了解到下属部门固定资产的异动变化，及时调查出问题的根源。

　　4. 简化固定资产折旧工作，确保折旧计算准确

　　固定资产的价值是每月计提，作为当期费用支出，因此每月未对固定资产要进行折旧计算，从工作难度上来看并不是很难，问题存在于固定资产数量庞大，每一件资产都有相应的卡片，任何一个部门的固定资产至少有几万张资产卡片，并且不同资产使用年限不同，折旧的方式也各不相同。在折旧工作的处理中，往往要登记厚厚几叠帐本和卡片，工作量可想而知。特别是这种重复而繁琐的工作更会产生不可避免的差错，导致相关报表反映的信息失真。

　　使用固定资产管理系统后，在购入每一笔资产都可选定使用年限和折旧方式，到每月月末只要通过条形码阅读器将盘点结果输至计算机，如发现资产存在就可以进行折旧工作，发现缺少、溢余会提醒工作人员。折旧工作只须经过简单的屏幕操作，轻松地点击鼠标就可以在几分钟内完成手工操作下需要多人数周时间才能完成的工作，并且完全保证折旧计算的准确性。

　　固定资产管理是企业管理中的一个重要组成部分，固定资产具有价值高，使用周期长、管理难度大等特点。针对这些问题，本系统运用计算机及条形码等技术，从而实现固定资产的信息化管理。

　　先进的条形码管理方式

　　每一件新购入资产的相关数据输入计算机以后，都会由计算机自动地打印生成不干胶条形码，条码上的内容可由用户自己设定，其中包括固定资产名称、购入日期、保管(使用部门)等内容。将条形码贴在固定资产实物上，既明显地区分固定资产的使用部门，又给盘点带来极大的方便，盘点人员不必通过记录资产编码、核对帐本的方式进行盘点，只须通过专门的条码识别器对固定资产上的条码阅读，条码信息自动存储在条形码识别器中。条码识别器与超市中所用的相类似，但又有极大的不同，这种条形码识别器是采用电池供电，不必用电线连接，盘点人员可以方便携带到任何地方，进行相互核查，读入的信息存储于条码识别器中。条码器中可以存储近2万条固定资产的编码，使盘点速度提高了90%以上，同时还避免了重复盘点或错盘。读入条码结束后，将条码识别器与电脑通过计算机相连接，迅速地获得资产的实际情况，通过组合查询可立即发现资产短缺、溢余等变化情况。

　　系统拓补图：

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