法泰电器协同管理真正落地

2007-7-12　发布方：泛微软件　网友评论 0 条　点击进入论坛

一、企业概况

法泰电器（江苏）股份有限公司，位于我国经济最活跃的长三角区域内的苏州市，占地面积万余平方米，注册资本4270万元，资产近亿元，是一家专业生产各种断路器以及高低压电器成套设备的知名企业，产品被广泛用于如宝钢集团、大庆油田、中石化集团、象山核电站、青岛海尔、上海商学院、苏州大学、江苏大学、润扬大桥、金龙客车和苏州园区、新区住宅小区等项目以及供电公司、输配电、工矿企业、建筑房产等相关领域。我们的销售服务网络遍及祖国大江南北，并正在拓展海外市场。

二、信息化动因

1. 随着公司的快速发展，公司越来越感觉到由于业务系统相互独立，从而造成了所谓的“信息孤岛”的现象，这些信息系统之间的数据交换由于是通过人的维护进行的，常常会带来数据的不一致、版本的冲突等，造成延误产品的开发和制造过程，增加了产品成本。因此，我们需要的一套信息系统能够整合实现不同数据库的信息共享，不同应用软件之间的数据交换，对于提高企业的运营效率是十分重要的，只有实现了信息集成，才能实现企业信息流、资金流和物流的最佳集成，实现企业经济效益的最大化。

2. 由于销售、市场、客服、人事、生产等企业内部信息分散存放在不同的信息库中，造成沟通不及时、不能有效的提取有用信息，给信息的备份也带来了很大的不便，由于人员的流动造成信息的流失，从而影响了企业各个环节的提升和发展。

三、信息化步骤

1. 为了解决以上问题公司决定引进一套信息化管理软件，起先是在网上查找有关OA软件下载试用，在试用了十几套OA软件后选中其中的几套，然后邀请软件供应商来厂演示，最终由于上海泛微的协同管理平台（e-cology）有着强大的工作流自定义功能和灵活的报表自定义功能，并能够满足我们目前的信息化管理需求，解决我们现在所碰到的管理问题，所以得到了公司管理层的认可。

2. 于2005年6月开始实施泛微协同管理平台（e-cology），由总经理亲自担任实施项目组组长，信息主管担任实施项目组副组长负责推行OA软件，并在全公司召开了动员大会，介绍了公司推行OA软件的意义及其重要性。在与泛微项目小组进行了充分的交流和沟通后，确定了明确的时间表以及每个阶段的实施目标和各项目成员的主要任务。整个实施项目分成了三个阶段：

a) 第一阶段：项目准备。这一阶段主要是进行需求调研、讨论和分析，制定项目实施计划，拟定初步的项目应用方案。通过详细的需求调研以及与用户之间的及时、细致的沟通，对前期项目实施方案初稿的修改，制订出切实可行、符合实际需求的最佳应用方案。

b) 第二阶段：项目实施。这一阶段的工作是在进行基础数据确认，项目组开始demo搭建，然后组织进行系统测试，经过反复的测试和问题的解决，系统进入了上线试用阶段，在整个试运行过程中，各相关部门的信息管理员收集了大量的反馈信息，我们项目组成员对这些信息进行了整理、判断并对系统进行了调整，解决出现的问题，然后系统便顺利进入到完善阶段。

c) 第三阶段：项目推广应用。在系统上线后，对公司的人员进行了集中培训，并进行考核；分配权限、协助监督检查各部门的初始化工作；编写系统手册、制定系统运行制度、内部支持体系。

四、软件应用方案

1. 我们选用了泛微协同管理平台e-cology的知识文档管理模块（e-Document）、人力资源管理模块（e-HRM）、工作流程管理模块（e-Workflow）、客户关系管理模块（e-CRM）、项目信息管理模块（e-Project）、财务信息管理模块（e-Financials）、资产产品管理模块（e-Logistics）共七个模块，实现了以下功能：

a) 收发文审批管理

用户可以自定义各种流程，收发文流程等，并图形化显示。同时可以对流程中的数据进行统计分析，并且可以将与流程相关的人员、客户、文档等关联进来。

b) 知识信息管理

将各职能部门所采集的相关的信息进行结构化的存储，并提供各种途径的查询功能；

分权限、个性化管理内部所有知识信息；

c) 业务流程管理

实现办公流程规范化，包括公文的下发流程、报告的审批流程、人事管理流程等通过办公自动化系统实现自动运转；

内部文件流转自动化，可根据文件的不同状态自动进行下步操作，并决定谁是相关责任人；

实现工作的执行透明化，任务执行状态查询方便，实现管理者与员工之间的互动；实现组织内部的协同工作。

d) 人员管理

建立人员卡片，人员资料集中管理，查询方便；

任务的下达、执行自动化，提高工作效率；

劳资、培训的管理流程化、规范化；

e) 项目管理

科学的项目（例：土建工程项目、投资项目、网络建设项目、内部项目等）管理；

f) 会议管理

对会议的参会人员、日程安排、会议服务、会议资料、会议设施、会议审批等进行管理；

g) 财务管理

通过各种财务分析、报表和指示器，提供给管理者机构运营、预算、绩效的财务方面的详细了解；

提供与其他财务管理系统的数据接口；

h) 决策支持

提供给用户多种分析报告，涵盖信息和业务管理的各个层面，帮助政府机构更有效地组织资源、优化流程、提升效率和服务质量；

对各种报告和报表支持自定义功能，极大地方便了不同的机构对数据提取和分析的不同的需求；

五、使用效果

1. 实现了跨地域办公

由于e-cology协同管理平台采用B/S架构的瘦客户端设计，可以应用于Internet和Intranet。实现了跨地域办公，只要能够接通互联网就能够使用公司相应的资源，实行了与分支机构的联系。

2. 加强了知识文档管理

a) 建立一个结构化和规范化存储及管理公司内部所有文档的架构；方便维护知识库的创建和更新，并且能够自动备份文档，使文档的存储万无一失。

b) 在使用知识文档的过程中又引入了“知识地图”的概念，通过“知识地图”帮助企业员工实现知识的共享。知识地图完整地揭示企业的知识源，使员工在需要知识时，能够很有效地找到它们，不管这些知识是以什么形式存在的，是显性的还是隐性的。这样做使得企业已有的知识能够被所需要的人找到，实现企业知识资源的充分共享，最大限度地发挥企业知识资本的作用。

3. 实现了业务流程的自动流转

人员的请假、会议通知、部门协调等都采用工作流的方式，提高了工作效率增加了互动性。

4. 实现了公司各系统间的资源共享

a) 利用泛微协同办公软件的html文档，通过asp平台编制了B/S构架的应用程序，使公司原有的ERP软件数据及成套项目管理软件能够得到充分的利用，并实现了各系统的资源共享，减少了重复劳动保证了数据的一致性。

b) 利用泛微软件的人力资源模块，整合了公司的考勤系统和劳动合同系统。

六、实施OA软件的困难及收益

1. 实施OA软件中的困难及解决方法

a) 由于信息系统的开发与实施是一个庞大的系统工程，涉及到各部门各岗位的人员很多，实施过程需要所有相关人员的共同参与及协同工作，因此需要领导的高度重视和员工的积极参与紧密结合。由于总经理亲自挂帅以及中高层领导的积极参与，使得OA系统能够成功实施。

b) 企业员工的信息价值观的建立，有部分员工对实施信息化软件有很多的不理解，公司通过多种形式进行信息和信息技术知识的宣传和普及，提高了员工的信息素质，培养了员工信息能力。

c) 企业员工计算机操作水平的提高，通过一次次的计算机操作及OA软件操作培训，不断提高员工的操作水平及逐步培养员工计算机兴趣，使他们能够积极参与软件使用。

2. 实施OA软件的收益

a) 企业员工通过OA软件的实施得到了更多的培训机会，掌握了更多的业务知识、成功经验、失败经验、操作技巧以及其他知识和能力，为员工提供了一个信息共享交流的平台，也促进了企业的组织学习能力。

b) 通过OA软件的知识模块及人力资源模块，有效管理和组织公司员工及其工作，工作效率显著提高。

c) 使用电子化的工作流程带动企业业务运作的各个环节，提升整个企业的运作效率。

七、下一步信息化发展设想

1. e-cology平台在我们公司的初步使用获得了成功，接下来公司打算对系统进行深层次的推广应用，将启用基于e-cology协同管理平台的绩效考核功能来配合公司的绩效管理，使绩效管理工作做得更细致、更科学，起到充分发挥员工积极性；

2. 技术部门将引进先进的辅助设计软件，并且采用网络版，使各个工程设计人员能够系统办公，加速新产品的设计、开发；

3. 配合公司的战略规划，公司将在全国各地甚至国外设立办事处、经销点，公司的网络构架也要随之调整，公司要建立自己的web服务器、mail服务器和vpn服务器，使公司能够动态的掌握分支机构的各种数据。

借助泛微e-cology协同管理平台我们实现了企业管理方式的创新，改善了以往的工作方法和方式，相信协同管理的理念和思想已经深入到每一位员工的工作和成长过程中，希望可以更好的利用到这种信息化管理手段和工具，为我们法泰电器整个企业创造更多的价值。

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