协同管理为大型综合性集团插上腾飞之翼

2007-1-17　网友评论 0 条　点击进入论坛

大型综合性集团企业遭遇信息化瓶颈，信息孤岛的存在，大规模、跨区域、跨部门协作成为难题，如何解决?

盾安集团介绍：

盾安控股集团创建于1987年，靠900元起家，现已发展成为一家以制冷产业

为主体，人工环境设备（中央空调）、精密制造业（制冷配件）、民用阀门、特种化工（民爆器材）、房产开发、食品加工等产业并行发展，集科、工、贸于一体的现代无区域企业集团，是中国"500强" 民营企业、浙江省"百强企业"、浙江省首批"诚信示范企业"和"经营管理示范单位"，年产值达20亿元。

集团下设浙江盾安精工集团有限公司、浙江盾安人工环境设备股份有限公司、安徽盾安化工集团有限公司、浙江盾安房地产开发有限公司、浙江盾安华强机械（盾安阀门）有限公司、杭州姚生记食品有限公司等数十家骨干企业。

应用背景及管理目标

为了能够使协同管理平台真正做到提高办公效率和降低工作成本的效果，最终达到信息化、效率化、知识化管理，盾安集团提出了以下需求：

知识管理应用

随着计算机的普及应用，工作中每天都产生许多的不同格式的电子文档和信息，这些都是集团的重要资产，其中许多涉及集团机密；因此迫切需要建立知识管理平台，对这些信息进行规范管理，根据权限进行定向发布，并方便所有员工按权限进行信息查询和知识利用；同时建立集团统一的电子公告平台。

即时沟通功能

目前分布在各地的单位之间的沟通是日常工作必不可少的手段，目前的沟通方式以电话、信件、传真、外部邮件为主，存在很多弊端：沟通方式单一、无法即时图文并茂、无法远程视频会议、准确性不高、远程沟通浪费纸张通信费用、大文件远程传递困难，信息保密性差，等等。使用即时沟通工具，结合内部邮件、论坛、信息发布等功能，可解决这些问题，有利于提高办公效率，节约办公成本，保障信息安全。

工作流程（公文管理）功能

集团内部有各种正式的办公审批和公文管理的流程，实现远程网上审批和公文收发，可以明显改善集团的流程流转效率。盾安初次上办公系统，不宜大量上流程，目前建议主要以公文审批流转管理为主，各部门也可以根据工作的需要配置主要的部门工作流程。

协同工作之工作报告问题

各类工作报表的提交、审阅和管理对集团管理决策非常重要，目前多以纸面方式进行，ERP等信息系统产生直接报表，来源多样，存在提交不及时、查看不方便、保密性不强、浪费成本等问题。建设一个统一的工作报告管理中心，有利于对各类报告及时、安全、清晰的管理，提高管理决策效率。同时有利于以点带面，培养团队利用办公系统进行协同管理的习惯和能力。

选择软件的动因分析

盾安集团项目启动会时，盾安集团副总说到："选择万户ezOFFICE主要是因为，万户ezOFFICE能够满足我们最主要的、根本的需求，是一种真正平台级的产品，适用于大型企业，而其它产品都做不到这一点，相比之下，万户ezOFFICE是最优秀的。"

具体的解决方案

整合内部资源

协同管理平台做为盾安集团内部综合信息门户，首先整合内部多个应用系统，建立面向不同用户提供个性化服务的信息门户。盾安集团协同管理平台的统一身份认证、Web Service技术实现功能与数据的整合。利用工作流引擎联接内部资源管理系统、各办公系统和业务处理系统，实现彼此能互联互通，屏蔽掉"信息孤岛"和"数字鸿沟"，将各下属企业和企业各管理部门统一在一个综合管理办公平台上，建立面向不同用户的个性化信息门户。

实现内部知识管理

通过协同管理平台将企业在运营过程中产生大量的信息、文档、资料进行统一管理，逐步将原来保存在个别员工头脑中的宝贵知识收集和管理起来，并且共享给需要的人，使其成为企业的宝贵财富，帮助员工成长，帮助企业成长。

实现内部协作办公

利用万户ezOFFICE提供的各种内部协作功能例如在线即时信息沟通、文件传递、任务中心、日程管理等解决各种跨部门的内部协作。

实现工作流程电子化，规范内部管理行为提高工作效率

通过协同管理平台对信息流程的约束，有效进行过程管理，实现管理思想与操作规范有机结合。也就是利用信息技术优化各项业务处理模式，实现各项工作的受理、审批、阅办、报结、存档、督办、查阅等全过程计算机处理，提高办事效率。同时为网上办公积极创造条件，逐步实现从目前手写操作到计算机全程操作的过渡，从有纸运转办公到无纸化办公的转变，从进门办公到网络传输办公模式的进化。

增强工作的计划性及跟踪、控制能力

利用系统的先进性，对全年工作进行科学合理安排，将目标任务逐层分解，明晰总体要求，确定阶段任务，提示当前工作，明确职责，强化目标责任管理，增强每个单位、每位工作人员的工作责任心，有力保证工作任务按时完成。

实现的技术效果评析

实现集团用户数量达到5000人，并发人数正常值是在1500人，峰值能达到2500人，系统在高并发时体现了良好的速度和卓绝的稳定性。在系统功能应用方面，知识管理、工作流程、邮件、工作管理、论坛5大模块为应用重点，在盾安集团的使用已经全面展开来，完全实现盾安集团在管理中提出的5个大需求。集团内部的沟通交流已经实现完全在协同管理系统上进行，屏蔽了一个个的信息孤岛，使协同管理系统成为了大家每天工作所必不可少的重要工具。

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