中国汽车经销商集团信息化典型案例

2007-6-28　发布方：cio-tek　网友评论 0 条　点击进入论坛

吉林省瑞孚汽车集团公司信息化项目介绍

（一）项目背景

吉林瑞孚集团是东北地区第二大汽车经销集团公司，为吉林省最大的汽车销售服务集团公司，多年来，本着“专业造就品牌服务创造价值”的经营理念，瑞孚集团以及下属的各汽车经销企业取得了长足的进步和快速发展。现已拥有包括上海大众、东风日产、长安福特、一汽丰田、一汽大众以及一汽解放等多个厂家品牌的 12 余家汽车营销 4S 店，遍布整个东北地区.

瑞孚集团各个4S店大部分都有自己的4S管理系统，各自管理整车、维修业务以及配件业务，除了原厂指定软件之外，多个4S店还有第二套维修系统（用于管理原厂指定输入的数据之外时使用，例如其他维修车型，副厂件管理…），除以上业务之外，集团的汽车精品业务越来越成为集团的新的利润增长点之一，为此瑞孚集团公司还特地开辟出精品事业部，专门针对各4S店精品进行独立管理；但是集团并没有专业的精品管理软件进行管理，原来的手工管理已经远远不能满足管理要求，4S店原厂品牌所指定DMS软件又不能解决集团连锁的精品管理业务；另外，由于公司规模和地域分散的因素，跨地域管理带来管理成本逐步上升、管理难度进一步加大，公司的信息流、业务流、资金流相对脱节，集团总部对分店的财务和业务层面的实施监控越来越困难，时间越来越滞后；难以快速反应。因此，快速筹建连锁实时在线化集团管理软件平台的预案便摆上了瑞孚高层管理层的桌面！

（二）本次信息化项目的规划目标

瑞孚集团在本次的信息化选型可谓规格高，规划定位长远，因此瑞孚集团在选择合作伙伴时非常之慎重，反复考察了多家汽车行业专业软件开发商以及国内最大的几个大型ERP软件供应商。

千江科技以资深的汽车行业软件开发和项目实施经验，通过详细了解瑞孚集团公司的信息化现状以及瑞孚集团高层领导的深入交流，千江科技提出以下三大步骤的信息化整体规划。本规划定位长远，层次清晰，步骤分明，并具有高度的可行性，立即得到瑞孚集团高层领导的高度认同，并列入到整个瑞孚集团的未来三年的战略规划当中！

第一步目标：

1. 构建统一高效的集团精品管理平台，既要实现各个4S店的精品业务独立核算模式，又要体现集团连锁公司成本优势，实现各个分店的统筹安排和调拨，降低平均成本，提高利润率；

2. 针对原厂精品和通用精品分开管理，设立目标完成率和提成率挂钩，通过软件自动计算各分店精品部门人员提成业绩；大大减轻财务核算工作量；

3. 通过系统数据分析，商品的周转率和盈利能力，合理安排精品库存以及自动订货依据；

4. 为进一步的会员制的实施打下良好的基础。

第二步目标：

1. 通过开发相应的数据接口系统，整合多个原厂指定的DMS系统数据到集团化4S平台当中，在使用原厂指定DMS软件同时，数据整合到集团化平台当中，非原厂指定要输入的数据，直接写入到集团化帐套平台当中，来减少手工输入的压力的同时收集更为全面的数据资料，需要开发的数据接口有一汽大众数据接口、上海大众数据接口、东风日产数据接口、长安福特数据接口、一汽奥迪数据接口以及一汽解放数据接口等；

2. 整合集团售后客户客户档案集中管理，进一步统一集团售后服务流程，规范集团售后服务管理，让集团公司任何分店的客户都可以享受公司其他分店一致的周到的服务，并为下一步的集团呼叫中心系统的构建打下基础；

3. 开展集团会员俱乐部业务，通过会员制进一步加强集团公司的客户管理，提升客户关系管理能力，充分挖掘客户价值；

4. 与集团公司财务系统全面集成，集团各分公司业务数据无缝接口到集团财务管理平台当中，大大减轻整个集团的财务预算、核算工作量；

第三步目标：

1．在上述目标完成之后，整个集团的业务信息化数据平台基本搭建完成，就可以进一步的数据分析和应用价值的提升，通过数据深度挖掘工具进一步搭建整个集团的决策支持系统（DDS）；

2．建立集团呼叫中心系统。从客户服务角度、企业管理角度及系统管理多角度，建立集团呼叫中心系统，实现更为优质的售前、售中、售后服务，最大程度满足企业的业务和成本需求。实现客户的任何咨询、投诉或遇到紧急故障、意外事故等各种特殊情况，客户无论何时何处，只需拨打呼叫中心统一号码，呼叫中心将以现代化的方式予以及时的答复和解决。除此之外，还提供先进的智能主动呼出服务功能，例如投诉回访、新车回访、维修回访，从而还可使汽车企业能够更主动、及时地与客户进行沟通，了解消费者的最新需求，真正做到对客户的关怀，帮助提升客户满意度与忠诚度，进一步增强集团的核心竞争能力。

（三）项目实施步骤

结合上述信息化规划目标，整个项目的实施也是井然有序，严格按照项目规划方案逐步进行；目前第一步的规划目标已经顺利完成，现已进入信息化第二阶段当中，结合瑞孚集团的时间安排，预计整个项目计划在2年内完成。

1．实施过程
<1>.实施前软件使用情况
在实施前，瑞孚公司是处于半手工的操作方式，原来的软件系统并没有完全起到应有效果，在业务流程上存在一定的漏洞，仓库库存与财务部核对困难，库存方面的控制比较松散。
<2>.实施方案
a.流程培训
　　在实施经验上，如何让用户快速的了解软件的功能，并能够结合本企业的业务流程来更好的应用软件是实施的最大的目标，根据多年的实施经验，着重业务流程的培训比单纯的软件操作培训会更有效果，也更能让企业的管理层有更多的参与机会，而企业的管理层的决策是决定整个项目是否能够成功实施的重要保证。所以在实施时，我们会针对客户的情况进行全面了解后，然后结合软件的现有流程来比较体系的讲解整个软件中的业务流程。初步让客户知道系统中有什么功能，用什么功能可以解决现在工作中碰到问题。通过这样的系统培训，也是对客户业务流程重组的一个过程，引导客户的管理层对业务流程重新确定，务必让软件的业务流程跟实际的工作流程更贴近，如果出现不符，则以软件修改最少为标准，尽量靠近软件现有的功能为准。
　　软件业务流程培训是由千江科技派出资深的技术小组来组织培训，该小组人员具有丰富的实施经验和非常过硬的汽车行业知识，能够非常快的理解客户的业务需求并提出相应的解决方案，该方案有可能是技术方面的解决方案，也有可能是业务的解决方案，务必是让项目更快更好的实施。
b.操作培训
　　在业务流程培训的基础上，让各业务部门派出业务代表来进行软件操作的培训，操作上的培训重点是进行强化训练，把业务流程中的每一个步骤进行全面的熟悉，每一个功能都要进行操作上的训练，每一个操作上的快捷键都务必要熟练，让整个软件的操作可以快速的操作，在整个的操作中全面用键盘，强化操作员的思维，让其知道如何可以更加快速的完成日常的业务操作，让软件的操作只是占整个业务中很少的时间，充分的感到软件是为人服务，而不是人为软件服务。操作培训的目标是让每一个操作员充分体现千江软件的“以人为本”的设计风格。为此，千江科技还专门制作视频操作解说光碟，让操作人员能够反复学习加深印象。

c.模拟训练
　　经过严格的软件操作培训后，各部门的业务代表基本上对软件的基本功能、操作都有一定的熟悉程度后，则组织各部门进行总结培训的情况，如果各个岗位上的人员对软件的操作基本上可以胜任后，则进行模拟训练的安排，以任务的形式安排各岗位上人员完成一定的数据录入，然后在每天下班后进行总结，把在模拟训练中碰到问题进行讨论，减少在正式运行后的压力。
d.正式运行
　　在通过模拟训练的强化后，在最后的总结会议上一致通过后，则进入全面的上现运作。在整个培训、模拟操作过程中总共时间是在两周，加上部分的软件修改，整个项目的实施到验收一共耗时三周时间，充分体现了千江科技公司的项目实施的把握能力。
（四）阶段性实施效果
　　现在，千江连锁管理系统已经成为瑞孚集团公司日常业务管理比不可少的管理工具，极大地提高了工作效率和管理水平，大大减轻了财务核算压力。

在管理角度方面，特别从堵塞集团公司可能存在的管理漏洞方面做足以下功夫：

1．从操作权限细分进行控制

(1).分店查看权限：设定可以查看哪些分店的数据权限;

(2).价格权限:针对具体的操作人员设定相应的价格权限

a.出库时有权限查看和选择的价格(零售价,批发价,调拨价,索赔价,备用价…)；

b.最大折扣权限;（针对每个操作任意设定特定的折扣权限）;

c.成本毛利查看权限（设定各自操作任意是否有权限查看单据和报表的成本和毛利;

d.借支和报销的申请和批复的金额权限

(3).功能密码权限:系统提供功能密码进行相应的操作用户的特定授权，谁获得这个功能密码就可以进行特定功能的查看和操作。主要体现在以下几个方面：

a.产品属性打印功能密码权限;（有该密码将被允许打印产品属性资料）；

b.出库时要看成本价的功能密码权限（有该密码将被允许在配件销售维修领用时看产品的成本价）；

c.低于成本价销售时的功能密码权限（有该密码将被允许在配件销售和维修领用时低于成本价销售可以通过）；

d.供应商档案打印的功能密码权限（有该密码将被允许打印供应商档案资料）；

e.客户档案打印的功能密码权限（有该密码将被允许打印客户档案资料）；

f.库存调价处理的功能密码权限（有该密码将被允许打印客户档案资料）；

g.未审核的销售单是否允许打印；（有该密码将被允许打印未经审核的销售单据）；

h.未审核的销售单的打印的功能密码权限；

i.销售时是否可以看其他店的库存…

2．从系统的参数控制堵住可能产生的管理漏洞

（1）在库存修改时是否可以修改进价（成本价）；

（2）调拨出库时调拨价格是否允许修改；

（3）分店调拨出库之后自动生成的调拨入库单据是否可以修改；

（4）销售开单时是否可以低于原定价；

（5）出库低于毛利率报警；

（6）销售时最后金额是否4舍5入；

（7）实售价为0是否允许销售；

（8）销售时出库价格是否允许选择（不同的价格：零售价，批发价，索赔价，备用价等…）；

（9）调拨出库时调拨价格是否可以修改；

（10）挂帐销售时是否必须输入供应商；

3．从管理流程上控制可能发生的管理漏洞：

系统设计的业务流程从维修报价－委托－派工－领料－完工－结算－收银－出厂－回访流程一环扣一环，所有的反向流程都需要有严密的权限控制；

4．千江软件特有的功能积极防范管理漏洞：

(1)主动预警提示堵住管理漏洞：

a.客户信用到期提醒；

b.应收帐龄到期提醒；

c.呆滞料提醒；

d.库存超限提醒；

（2）信用额度控制

可以针对客户设定特定信用额度，超过额度的系统卡死；

（3）欠款客户信息提示

在销售、售后服务等费用发生时，系统会提示客户欠款情况，过信用额不允许挂帐；

（4）维修领料退货流程

千江软件不建议将以前结算收银过的维修单反收银－反结算－反完工－修改领料方式进行反流程处理（这个是众多维修厂最常见的管理上的漏洞的地方，建议通过操作权限授权将反流程的权限堵住），千江维修系统专门提供维修领料退料管理功能，包括本次维修领料的退货，和历史领料的退货两种退货方式。

a.本次领料退货：当次的维修业务发生领料退货处理，所退货的清单一定是当次所发生的维修领料中的配件；

b.历史领料退货：需要进行历史维修领料退货的一般是维修出厂后发现有问题再回来的返修车。必须先开具新的接车单，转委托在修状，然后进入【配件管理】-【领料退货】－【历史维修领料退货】，而不允许通过反流程的步骤处理。

（5）配件精品销售退货流程（类似维修领料退货流程，不赘述）

（6）旧件回收管理

千江软件提供特有的旧件回收功能，在车辆维修和配件销售过程当中可能回收过来的旧件或者坏件做详细登记，可以折合一定的金额抵扣部分消费金额，这也是众多维修厂最常见的管理上的漏洞的地方！

（7）维修工具管理：

对维修厂的日常维修工具进行管理、跟踪，清楚工具的在库、使用情况

（8）系统操作员密码定期修改

内部安全意识必须引起足够的重视，千江系统可提供强制定期修改操作员密码

（9）全面支持条码化管理，减少操作错误的发生；

（10）会员卡、储值卡费用提供由用户输入密码才允能刷卡消费方式，减少内部员工的一己私欲私下划扣客户的会员卡（美容卡、储值卡等）进行消费的可能性；

（11）系统可提供低于成本价销售时需要刷卡（内有密码）授权模式（类似银行办理银行卡操作模式）；

（12）详细纪录每辆车每个维修项目的开工完工时间，有效监控服务效率；

（13）系统运行跟踪纪录每一个操作用户的操作轨迹；

（14）系统提供定时自动备份系统数据功能。

软件详细介绍请登录千江科技网站：http://www.cio-tek.com
汽车维修、配件管理软件下载地址:http://www.cio-tek.com
TEL：020-38861195,13682240132 QQ:438435756

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