办公自动化简称OA（Office Automation），它的发展大致经历了三个阶段，第一阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等等；第二阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，第三阶段的主要标志是办公过程中以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互联网技术的发展，人们对办公自动化的认识越来越清楚，从网络性质看，办公自动化定位于内部网（Intranet），从办公性质看，办公自动化定位于数字化办公，从信息建设的角度看，办公自动化应是信息化建设的基础。
办公自动化建设的本质是以提高决策效能为目的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以极大地优化现有的管理组织机构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增强协同办公的能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
目前，我国办公自动化的发展方向是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境实现。从技术发展的角度看，特别是互联网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先是数字办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外员工原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是我国办公自动化发展的必然趋势。
第一节实行办公自动化的必要性
研究院内联网(Intranet)经过近几年的建设,已建成以千兆以太网络为主干、以交换技术为基础的网络框架，网络应用结构为Client/Server、Browser/Server，为研究院的科学研究及科研管理提供了重要的工具。网络的升级改造和网络设施日臻完善带动了对OA系统的需求，OA的发展总是和网络基础设施的建设相辅相成的，已有的网络环境功能在不断增强，“路”越来越好，而最实用的“车”非OA莫属。
为了充分利用全院众多的网络资源（各科室的www发布、档案室的成果报告、图件归档、信息室的情报和文献等）及300多台微机，促进全院信息资源共享，提高信息传递、信息管理的效率，有必要在我院建立一个统一的信息处理格式，实现文档管理、文件批复和公有信息电子化，使职工利用浏览器即可方便地查看所需报告、文件、情报信息等。同时将研究院的各类数据库系统集成到统一的应用平台上，实现方便的访问。
随着企业信息化、电子化水平的不断提高，单位领导越发地感受到上OA系统的必要性。
第二节研究院办公自动化（OA）系统
办公自动化(Office Automation)采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集和处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。同时，一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标志之一。
一、实现目标
随着知识经济的到来，如何加快企业内部信息的交流，改进企业业务流程和管理模式，提高办事效率，降低成本，将是摆在企业领导者面前的重要课题。而借助办公自动化（OA）软件将有效快捷的帮助企业完成管理水平的大幅提升。
办公自动化OA系统，完成企业内部的各项管理和日常事务的处理，以及信息的共享和传递，基本实现无纸化办公，降低日常办公的成本，提高工作效率，加速内部信息的沟通，实现内部管理系统的数字化，使企业的管理运作体系走在时代的前列。
办公即是管理，是为了更高效地给办公者提供一切必要的信息和手段。而办公自动化软件就是实现这目的的手段，是办公管理的概念。它为人们在办公管理的过程中提供沟通、协调、控制的辅助手段，使单位能够良好、高效、低成本运行，内部各员工之间灵活地相互交流，方便地协同工作，以及领导对各项工作实行有效的监督和控制。
同时，通过办公系统，将有利于管理规范化和服务全面化。管理规范化包括业务规范化和信息规范化。通过沟通、协调、控制，将在管理上优化办公过程、优化信息结构，即帮助实现管理的规范化。通过业务规范化，将帮助改造和完善现在正渴望吸取科学管理思想的办公管理业务及其流程；通过信息规范化，将提出更多、更新的信息需求，并帮助归纳信息、减少信息的重复和不一致。通过加强交流，将为科室内部和外部提供更多的服务。
二、系统特点
1、提高员工的工作效率
●自动管理文档的更新版本
●随时随地与科室成员交流
●共享联系人和日程安排
2、节约开支
●廋客户端，低维护成本
●完全基于浏览器，简单易用，节约培训费用
●减少昂贵的会议、电话和交通开支
3、强大的工作流，提升办公效率
●基于JAVA的流程绘制器
●工作流生成器，简单易用，功能强大，适用性强
●设计思想独特，领先于其他同类产品
●路由选择、流程跳转、重定位、委托功能
4、保护机密数据
●机密数据集中保护，集中备份
●多层的安全控制机制确保只有经过授权的用户才能访问系统资源
●详细的系统安全日志和程序日志，详细的记录了所有访问系统的用户
●IP地址屏蔽、非工作日拒绝访问、非工作时间拒绝访问、最大登陆失败次数等安全选项
●密码加密传输、限制登陆失败次数、设定密码最短长度
●如果用户在预定的时间内未做任何操作，自动注销用户；直接输入无权访问的URL，自动注销该用户
5、实现一步到位的办公自动化
●十五个具备国际标准的功能模块，覆盖企业信息化的各个方面
●工作流生成器，简单易用，适用性强，可随意制定
●内置帮助引擎。
三、技术构成
OA系统利用了业界主流的Web开发工具Coldfusion进行开发，它具有丰厚强大的功能和平台性能，具有以下一些优势：
1、具有快速开发建立应用的特点，它是一种基于标识的服务器端脚本语言（CFML），它和HTML以及XML完整集成。
2、是建立于一种多线程服务的基础架构之上，它提供的JIT编译及缓存功能确保为高访问量网站提供高效性能。
3、提供了与高级数据库连接，包括ODBC、OLEDB以及Oracle、Sybase等大型数据库的nativedriver。
4、具备从开发到实施各个级别的安全性服务，能和WebServer以及网络操作系统的安全性集成，可以从现有系统中获得认证及加密方面的益处。
5、结合先进的Internet/Intranet技术，针对办公管理工作中公文和会议繁多、请示汇报程序复杂等特点，力求功能全面而细致，操作简单方便，强调网络信息交流和共享。可以在多种硬件环境的局域网（LAN）、内部网（Intranet）、互联网（Internet）上使用。第三节研究院OA系统的功能
进入OA系统后，首先是“OA首页”，主要内容为：登录问候，并显示各模块的最新更新或当前状态，包含：新公告、新邮件、新项目消息、今日日程安排、新文档、新讨论论题、今日预约的资源、待处理的工作流文件。
此外还有我们所增加的与研究院及油田公司主页的链接，以及研究院UNIX工作站软件资源的介绍为内容的网页，加强对研究院工作站软件资源的了解；还有对油田公司数据库WEB应用方面的网页反映研究院风格的图片，体现了研究院的特点。
研究院OA系统的功能主要包括个人事务、企业管理和信息共享三个部分。下面分别介绍各个部分的功能。
一、个人事务
它主要包括以下几个模块：待办事宜、电子邮件、日程安排和工作流。
1、待办事宜
待办事宜是个人的记事本，类似于传统的备忘录。它是个人的任务清单，具有提醒作用。
2、电子邮件
电子邮件系统把内外部邮件集成在一起，每个员工可以设定自己所有的外部邮箱，随时随地访问电子邮件，进行外部邮件的收发。同时与通讯录模块相结合，使得记录在通讯录中的所有联系人的电子邮件地址成为该模块的地址簿，从而形成公司共享邮件与私人邮件两大类地址簿。
电子邮件系统可以和其他邮件客户端软件共同使用，因为用户可以设置在收取邮件后不从服务器上删除邮件。另外，如果您有上百或上千封邮件，邮件过滤功能可以为您节约大量时间。
特性包括：电子邮件发送/接收/回复/回复全部/转发/移动；支持邮件附件；优先级设置；在多个邮箱中一并查找邮件；自动转化邮件正文中的URL（超级链接）；多帐号收发邮件；设定专用邮箱；个性化签名档；公司共享邮件地址簿；个人邮件地址簿；内部邮件系统；邮件过滤；群发邮件。
3、日程安排
日程安排模块提供了全功能的个人、部门、科室工作安排。一般日程管理只能安排个人日程，而日程安排可以自由的给其他人员安排日程。还可以设置周期的任务提醒。
特性包括：个人、部门工作安排；公共活动安排；周期任务安排；领导日程发布；管理员设置节假日；日程增加和查找；按月、周、日查看日程安排；日程确认。
4、工作流
工作流模块采用完全开放式，即可由用户自己随心所欲的定义工作流程的一切，可根据不同要求定义出各式流程，免去二次开发的庞大费用。
所谓工作流，就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公自动化应用系统的核心应用——公文审批流转处理、申购管理等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。
相对于其他大多数的OA产品，工作流应用只有固定的收发文管理，研究院OA能够自由生成任何一种业务流程应用。大多数工作流都能做到对流程步骤的自由定义。收发文管理模块是工作流的最主要的应用模块。
二、信息共享
它主要包括以下几个模块：公告栏、通讯录、项目管理、讨论区、文档管理、万事通和短消息。
1、公告栏
公告栏提供了一个公共的信息发布平台，可以在此发布院刊物、业界新闻、通知、公告、活动预告等信息。所发布的信息可以面向所有用户，也可以局限于特定团队。可以很轻易的发布公司新闻、通知、公告给所有同事或是指定的部门。可以随时查看最近三个月发布的和待发布的公告。也可以编辑尚未发布的公告。当公告过时时，具有删除权限的用户可以删除此公告。
特性包括：年节问候、部门公告、企业公告、重要新闻、参考信息、规章制度、活动安排。
2、通讯录
通讯录模块记录了所有联系人的信息及联络方式，并能随时确定各部门员工的当前位置及工作状态。在此可以将联系人进行分类，如软件商、合作伙伴、上下级、公司员工，便于有条理的管理及查询。还可以将联系人共享给某一个团队，或是所有用户，即除授权团队之外的部门人员都不得查看该联系人的信息。
特性包括：私人联络簿、部门联络簿、系统用户联络簿、名片显示、员工去向牌、强大的搜索引擎。
3、项目管理
可设置公司总体项目及各部门各人员的每一阶段的任务，并对项目实施情况进行监控管理（项目实施情况的查阅及完成情况的反馈），在项目实施过程中，将以可视化图表显示项目的时间、人时、任务进度。根据需要对项目的实施进程进行合理安排，实现对项目的动态管理。在每个人的窗口中，都会显示个人需办理的事情，具有提醒功能。
4、讨论区
讨论区为科室成员远程交流思想提供了一个便捷的平台。用户可以在一个共同的空间里阅读、发布、回答工作中产生的疑问与论点，加强交流。论坛可以授权给不同的部门，即该部门以外的人员不可以在该论坛中查看、发表文章。论坛由系统管理员和版主进行联合管理。集成的投票功能可以使用户针对某个话题进行投票，并查看当前投票结果。在线会议可以即时发送您的消息给会议室内的其他用户，而且对于离线用户，您同样可以发送消息给他们，让交流更加方便、直观、快捷。
特性包括：意见簿、公开/秘密投票、焦点论谈、投票系统、部门讨论、公司讨论、发帖子和回复及转贴、在线会议、离线呼叫。
5、文档管理
文档管理对在线文档提供了最完备的管理。无论您使用Word,Lotus,PowerPoint,Excel,WordPerfect,都可以将您的文档归类，并得到安全的保护。文档管理器对上载、下载的文件提供了完备的版本控制。一旦有用户借出了某文档，该文档即被系统锁定，其他用户都无法访问，以确保文件版本的一致性。您可以将您的文档按联系公司、文档内容分门别类，并为每个文件夹设定可访问团队，以确保文档资料的高度安全。
特性包括：完备的版本控制；监控归还和借出；文件类型识别；按文件夹组织文档；文件夹和文档的多层权限控制机制；海量文档搜索；各文件夹之间移动文档个人文件柜；部门文件柜；企业文件柜；关键字全文检索；报告管理；文稿撰写；图片资料登记索引；财务报告发布；公司管理制度发布；知识库发布。
6、万事通
在此存放着各种类型的公共信息，以便于查询。这里的信息的特点是数据库+文件，浏览没有权限控制，发布没有审核流程。
信息包括：全球邮政编码、全国各地区的邮政编码、全国列车信息、全国航班信息、全国宾馆信息、法律条款、合同范本、法律常识、法律文书、公司规章、新闻动态、政策法规。
三、企业管理
它主要包括以下几个模块：资源预约、资产管理、人事管理和档案管理。
1、资源预约
资源预约模块可以更有效的共享公司的公共资源（会议室、车辆、计算机设备等）。在一个集成化的环境中，可以按日、按周查看资源的当前预约状态。每一个资源均可设置访问团队，使资源共享局限于特定的团队。
特性包括：设置公共资源并设定可访问团队、查询资源预约情况、会议室预定、接待室预定、车辆预定。
2、资产管理
对院固定资产进行分类管理。用户可自行创建资产夹并设置查看权限。资产夹的管理员可以维护（编辑、查询、统计）资产夹中的所有资产信息，同时，其他有查看权限的成员可以查看资产信息。而且，可录入资产的变更、维修信息，以便统计。
特性包括：设置资产夹及其查看权限；办公家具管理；电脑管理；房产管理；车辆管理；资产信息和资产的变更及维修信息的录入、编辑、查询、统计。
3、人事管理
综合的人事管理，提供从员工加盟公司到员工离开公司全流程的信息跟踪。在此可以设置全公司各部门的上下级员工关系，并以可视化图显示。当某一员工因故无法继续处理手头上的文件，那么可以通过工作移交管理，让其他人员代为完成他的工作，省却了不必要的时间与人力。
4、档案管理
提供对院档案的全套管理方案，并实现网上图书馆功能。
特性包括：档案分类；档案室管理；档案全文检索；档案组卷、移卷、拆卷、封卷；档案密级设定；图书系统；公文文档；科技文档；实物档案；录音录像档案；照片档案；政务档案；科技档案；生产档案；情报档案；档案室温度登记（ISO9002规范）。
四、系统管理
1、监听器
客户端可安装监听器，开机自动运行，自动监控OA的状态，当有新的更新信息到达时（如新公告、新消息、新文档等），会自动弹出提醒窗口，并有声音提示功能。可更方便快捷的随时掌握最新信息。
2、通用数据平台
没有一个管理软件能完全符合客户的需求，对用户来说就需要二次开发，这样不仅成本高，而且软件厂商开发和修改的响应时间也比较长，无法做到实时响应。通用数据平台很好得解决了这个问题。人事管理、档案管理以及万事通均由通用数据平台生成，用户无需编程，即可生成类似的应用。大大方便用户根据自己业务需要，灵活生成自己的业务系统，免除二次开发昂贵的费用，同时修改维护方便。通用数据平台不仅赋予超强的扩展余地，还能挂接原有的业务系统。
3、控制面板
在此可以设置OA的各种设置，进行必要的OA系统的管理。特性包括：IP安全控制表；访问时间限制；超时自动注销；密码安全控制；日志自动纪录；企业页面风格自由设置；`企业内部组织结构管理；用户管理；部门管理；用户自注册功能；系统应用管理；访问权限管理。
第四节系统开发与应用情况
研究院办公自动化系统于2002年7月投入试运行，现系统性能良好、运行平稳正常。该系统与吐哈油田其他单位的办公自动化系统有所不同，它功能完善，除了具有一般的公文流转（即收发文）功能之外，可以取代传统的有纸办公的公告栏，随意进行文件的上传下载，提供网络在线会议和讨论等公用功能。还有功能强大的工作流，可进行网上请销假申请、网上材料申请、网上服务定单等工作。
我们本着OA系统特有的边应用边开发的特点，根据研究院办公的需要和用户的要求,积极进行了一些新功能的开发应用，包括:
1、OA首页中增加了反映研究院风格的图片与研究院及油田公司主页的链接。系统还增加了对研究院UNIX工作站软件资源的介绍为内容的网页，加强对研究院工作站软件资源的了解，体现了服务于用户的宗旨。
2、定制开发了院内相关科室的业务流程10多个，并最终确定了8个实用的工作流程，下面介绍几个主要的工作流：
（1）公文审批流转流程：收发文管理模块是工作流的最主要的应用模块。企业的组织架构都有明显的层级结构，传统的办文程序，从文件起草、审阅、会签、签发、下发到归档、借阅等各个环节，存在流程复杂，流转时间长，导致办公效率低，决策缓慢等问题。由于在机构和流程上很难作很大的改动，因此采用先进的计算机和网络技术，不仅将办文内容电子化，而且实现整个办文过程电子化，从根本上改变了传统的工作模式。
（2）网上材料审批流程：完全实现了材料申批的网上办公。以往各科室要进行材料申请时，首先要进行“材料申请计划表”的填写，经室领导审批、科技科审批，再经院领导审批，最后报器材科，整个过程要经过几个领导的审批，即耗时又耗力。应用OA系统在办公室即可完成上述的工作的全自动化，节约了大量的时间和精力。
（3）带薪休假请销假流程：实现了带薪休假的网上申请和统计。院人事（组织）科对进行带薪休假请假申请的情况可进行统计。
（4）服务室网上定单流程：实现复印、胶印等工作定单的网上完成。
（5）服务室网上校稿流程：可进行稿件的网上校对，节约了员工往返奔波的时间。效率提高了50%。
以上工作流的定制为以后的正式投运作好了充分的准备，它将免去员工奔波于领导办公室和机关的时间和精力，只需要在OA系统中增加一个工作流即可，同时也避免了多次反复的批示。
3、增强了系统中短消息的收发功能，并增加了回复窗口；使消息发送更方便、有效；同时还提供了用户的在线统计信息
4、优化了系统的界面,使页面更符合研究院的特点；
5、在“人事管理”中增加了“带薪休假统计”功能同时对系统中存在的问题进行了及时地解决，使系统更趋完善。
目前研究院办公自动化系统中的部分功能已经得到了很好的应用，OA网络平台在短短3个月的时间内页访问次数已达到了18万次，相当于吐哈龙虎榜上位于第4的网站一年的访问量，而且应用范围只限于研究院200个用户，还有员工向我们申请注册用户，但由于用户数的限制无法满足。各个模块的具体应用情况如下：
1、OA系统组织结构的建立：编制人员的组织结构，将全院领导、各科室长、各科室工会主席、机关全体成员、研究科室项目长、副项目长以及各科室办事员共计200人进行了录入，构成了OA系统人员结构的基本框架。
2、“公告栏”的应用：电子“公告栏”已基本取代了传统的纸式公告。到目前为止的短短三个月的时间内全院共发电子公告近100条，它特有的查询功能，使用户可在一段时间之后对公告进行查询，可查看和使用公告中所带附件。任何员工都可随时发布针对科室和个人的消息和通知，而不在需要一一通知。过去机关和某些科室由于没有绘图仪，他们要发送通知需要到人机联作站来找人出图，现在他们完全可以进入OA系统进行通知的发布，既省时又保证了通告的及时性。电子公告栏比传统方式有更大的优越性，不仅节约了成本、减少了浪费，而且更为方便快捷，此外还可发布公司刊物、业界新闻。
3、“文档管理”的应用：“文档管理”模块实现了全院范围内文件的自由上传和下载，已定义了个人文件柜、科室文件柜和院级文件柜，并可对文件进行关键字的全文检索。现在研究院OA服务器中包括了各类文档共计120多个，占用磁盘空间215MB。该模块完全解决了文件的内部传递问题，比原来利用“网上邻居”进行的文件传输有更大的优越性，并实现了海量文档的搜索，使分散的文档得到了集中的管理。此外还可进行院管理制度的发布。
4、“资产管理”的应用：对人机联作站所属的资产设备的数据进行了录入，UNIX工作站、微机、外设和网络设备共计162项，方便了室设备管理人员对资产的统计和清查，而且可以录入资产的变更、维修信息，以便统计，使得资产管理工作更有效、更直观。
5、“讨论区”的应用：利用此“讨论区”进行了一些问题的问卷调查，并且可对调查结果中的量化信息进行自动统计。以后可以利用它进行问题解决办法的咨询和院合理化建议的征集。
6、“监听”功能的应用：目前已有部分员工安装了此“监听器”，它使员工不必随时进入OA系统，而一旦有新信息到达时，它会提醒您进入OA进行办公，在用户开机状态下不会出现延误的情况，增加了系统的有效性和可用性。
7、“短消息”的应用：部分员工已经利用此功能进行信息的交流，它可以向在全院员工之间发送短消息、传递信息，比电话和手机通讯有更大的优越性，即使当时本人不在场也能在回来时得到消息，也避免了一部电话多人使用时的相互叫人的麻烦，极大地节约了电话费用和人力。
8、“电子邮件”系统把内外部邮件集成在一起，内部员工之间可以发送邮件，传递信息和文件。
9、“控制面板”的应用：阶段性地统计出了用户对OA系统的使用情况以及用户登录失败的信息，对系统的使用和安全性进行有效的监控。
第五节、效益分析
1、经济效益
我们对研究院OA办公自动化系统的年经济效益进行了预测：平均每年节约纸张(0.07*15+0.027*200)约6.5万元；平均每年节约打印机（20*0.3）6万元；带来的年经济效益为12.5万元。
2、社会效益
面向各科室日常办公的网络办公自动化的应用，能完成内部的各项管理和日常事务的处理，以及信息的共享和传递，基本实现无纸化办公，降低日常办公的成本，提高工作效率，加速内部信息的沟通，实现内部管理系统的数字化，使企业的管理运作体系走在时代的前列。我们将向油田公司其它单位推广我们的成功经验,这将对油田公司的全面数字化办公起到积极的推动作用。它的推广应用极大地促进研究院乃至整个油田公司办公自动化的步伐。目前我们正积极努力,争取使研究院OA系统在最短的时间内投入正常有续的运行。
