杭州市网上档案馆建设案例

2006-10-24　网友评论 0 条　点击进入论坛

随着"阳光政府"、"透明政府"等理念的不断深入，政府信息公开制度也正在全国各地展开，以公开为原则，不公开为例外的要求使得档案馆提供查询的任务一下子加重和紧迫起来。杭州市作为政府信息公开推进的比较早的城市，杭州市档案馆也面临着提高查询能力和查询质量的迫切要求。

2003年11月4日，杭州信雅达股份有限公司与杭州市档案局正式签约合作，共同构建一个基于网络的现代化网上数字档案馆。

一、背景资料

杭州市档案馆的档案管理信息化始建于1989年，经过十几年的发展，现有档案目录数据库记录1225694条、全文扫描122215页，各部委办局55家单位电子文件数量31606件、1510卷；192盘人口普查数据；缩微胶片524盘（625万页16MM画幅）。杭州市档案馆有两个档案来源：一是市直机关、群众团体及其直属单位、市属企事业单位的档案；一个是从各单位以及社会上征集的档案。

档案馆原先的查询方式以条目查找为主，能实现全文查找的还非常少，但条目检索有很大的局限性，很多时候文件的标题中不可能涵盖所有重要的内容；不仅是信息不全，手工查询的流程也比较繁琐。纸质文件给检索调阅带来了困难，

而且在这个过程中，查询的途径不够全、查全率低、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用档案资源向政府机关部门和公众提供良好的服务。

二、构建模型

由于是国家档案局电子文件归档工作及建设示范数字档案馆的试点工程，杭州档案局在网上档案馆的建设中体会到了"先行者"的种种艰难，这其中又以需求分析下的功夫最大。信雅达和杭州市档案馆在项目建设之初花了2到3个月的时间做出了一个系统原型，然后同档案局的每个业务处室进行沟通，对功能细节和业务流程进行了多次改动，最后确立了档案数字化综合应用平台和档案局办公和业务管理应用平台相结合的模式。

在这个模式中，档案数字化综合应用平台是项目的核心应用平台，它包括了采集、管理、利用三个系统，并提供了权限管理、角色管理、基本数据维护等应用。这个平台基于IBM的DB2内容管理软件，主要的业务系统包括三个方面：档案采集系统、档案资源管理系统和档案资源利用系统，形成了从采集到利用的全程数字化。

档案局办公和业务管理应用平台则规划了局内办公事务工作和局业务管理工作两部分。该平台的作用是有效整合档案数字化综合应用平台这一核心应用，为用户提供统一的应用界面，并且实现电子文件元数据、安全性、共享性、法律效应、办公事务工作等功能。

这样的系统规划充分体现了杭州档案馆突出"服务"的信息化建设理念，即利用网络的手段更好的为领导、机关和普通市民服务，而不是把侧重点仅仅放在档案资源的数字化上。

三、系统概述

网上档案馆应用平台采用IBM Content Manager内容管理平台，作为整个系统的存储、管理和发布的中心，该系统平台提供了对大量数据存储检索的解决方案，提供了优秀的权限管理机制，能够方便、快捷地存储、管理、检索和发布档案馆档案数字化后的影像文件、音频视频流媒体文件等。

系统架构

档案数字化综合应用平台系统采用J2EE体系，应用模块都采用组件方式实现B/S模式的操作。实现“应用层—服务层—存储层”的三层架构，在信雅达拥有自主产权的SunFlow工作流引擎的支持下，接受系统客户端或其他系统的双向交互。

信雅达网上档案馆系统具有如下特点：

基于关系数据库系统，适合进行大量信息的处理系统的内容管理基于关系数据库，可以支持海量数据的存储、索引、查询等。

·支持全文检索资料库支持一切数据来源包括Text, HTML, Postscript, Microsoft Office, Adobe PDF, RDBMS结构化数据等。可对资料库中的全文数据进行全方位检索，支持Unicode和多种检索逻辑。

·具有很高的查询性能采用多种技术如：并行计算、Cache技术、大内存技术、多线程技术、以及Web服务和检索服务的分布式体系结构，确保海量数据在大量并发用户下的查询响应。

·提供安全、及时、准确、全面的信息服务有序地发布日常工作信息，提供信息的共享交流，支持信息发布的安全认证和远程信息发布。使用数据库发布工具，可实现对异种数据库发布。

·与办公自动化系统和门户系统无缝集成

·有效的安全措施系统内嵌一套紧密集成的信息安全、保密机制，为整个业务系统的安全运作提供有效保证。

·开放性和可扩展性由于整个系统采用的是JAVA、XML等开放的业界标准技术，可以在任何符合JAVA规范的应用服务器上运行，具有很好的开放性和可扩展性。同时采用了面向对象技术和三层结构，因此在原有系统上增加新的功能十分方便。

·易维护性整个网络体系结构清晰简洁，服务器平台单一，硬件的维护较为简单；同时软件上采用的JAVA是完全的面向对象程序设计语言，应用程序的三层结构，清晰划分出业务逻辑与页面表现，软件的维护也十分方便简单。

四、应用效果

(1)纸质档案的查阅：系统应用后，工作人员可直接在网上进行档案调阅操作，不用调用实际纸质案卷进行查阅，只需要经过“接待人员登记利用者->利用者登录系统直接查阅影像”这样简单的两个步骤，就能基本上满足利用者的查阅需求。原先查阅一份档案并进行实物查询需要半天左右时间，而后只需要10分钟，大大减少了业务流程，既方便了外来利用者，又提高了工作人员的工作效率。

(2)局内办公：本系统实现了办公自动化和业务处理的统一，工作人员可在自己的岗位上进行按部就班的操作；实际工作内容、成果都能及时反馈到处室领导、局领导手中；同事之间也可利用本系统进行沟通交流。原先一份文件经相关人员传阅签字完毕，需要半天左右的时间。而后办公室收到市政府的发文后，只需要在公文处理中进行转发，各相关人员能同时及时收到发文并查阅签字，一份文件传阅签字完毕，只需要半小时左右。同时，领导可即时查阅到工作人员是否已经查看过发文。

（3）政务外网的利用：各部委局办工作人员只要使用自己的公务员邮箱进行远程登录，就拥有查阅档案的权限，指定用户还可进行网上年检工作。系统的建设方便了各部委局办对所需档案的查阅需求，方便了年检数据的网上递交和检查，各相关单位的整体工作效能又上了一个新台阶。

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