谁圆了中凯文化的大片梦

2004-6-13　发布方：金算盘软件　网友评论 0 条　点击进入论坛

尽管在2003年3月中国音像协会的评比中名列第一，但多数人也许还是不会记得中凯文化是一家什么样的公司，但提起《无间道》、《周渔的火车》、《康熙王朝》、《笑傲江湖》、《大宅门》这一连串的名字，人们一定不会感到陌生，而它们的策划、制作和发行者正是中凯文化发展有限公司。在人们欣赏着这些精美的音像制品的时候，他们一定不会知道在中凯文化发展公司内部，曾发生了一个怎样的故事，人们一定也不会知道，如果没有这个故事的发生，这些大片到达每个人手中的渠道决不会如此顺畅。

大片的代价
    中凯文化公司是近年来中国音像行业中涌现出的一匹黑马，它是一家集策划、制作、生产、发行、销售于一体的大型音像文化企业。近几年来，中凯文化公司在全国各大省市均设有分公司或办事处，此举确定了中凯文化做大做强、向集团化规模化发展的方向。随着与中央电视台，香港TVBI、香港中国星集团合作的开展，公司的领导层高瞻远瞩地把发展战略延伸到了更为广阔的影视行业和国际市场。经过一番内引外联，中凯文化率先迈出了音像企业的局限，把影视制作作为公司一个新的业务内容，准备筹资加盟电影、电视剧的拍摄, 还制定了详细的签约歌手艺人的工作计划，进一步完善公司的建构，一个集生产、制作、策划、版权交易、发行、明星演艺的综合型影视文化公司在中凯文化已具雏形。　
　
    在这种情况下，中凯文化公司的音像制品越做越精，渐渐地，一个大片儿战略在中凯文化公司总经理郭岳洲的脑海里形成了，这就是加大投入，以精品音像满足广大客户的需求，从而提高中凯文化的市场地位。但隐隐地，郭岳洲也感到了一丝不安。他明白这不安来自销售量提高所带来的渠道压力。因外郭岳洲明白大片战略的前提肯定是增长投入，而相应的就需要销售业务使渠道更顺畅，把投入的钱赚回来。　
　
    在外行人看来，音像制品的发行是一件技术很低的活儿，甚至业内的不少人也这么认为，然而真正尝过其中的滋味的人却绝不会这么认为。因为要想搞好销售，必须是把市场工作和销售工作一起承担起来。这样通过销售数据能发现全国范围内什么题材好销、什么地区喜爱什么题材等等问题，再通过这些数据去指导音像品生产和选题。这样，做好这项工作，就需要用到一些数据挖掘的技术。
　　
    事实上，业务经理面对的困难远不止这些，中凯文化的产品通过新华书店、音像超市、音像网站、个体商户四大销售网络延伸到消费终端，而面对这些渠道还要分别对待。新华书店信誉好，但因为是国营单位，所以得哄；个体渠道办事效率高，但回款一定得盯紧，国内恐怕没有几个业务经理把几百万的货先货后款交给个体渠道而高枕无忧的。这些活儿说起来容易，但没几年功夫，业务员还真应付不下来。原因就在于关系的维系与服务质量有很大关系，双方关系再好，也可能因为一笔货或货款弄得没法儿做下去。国内发行界流传着一个小故事：某知名出版社把一批货发到南昌市店后，对方总是说没收到，说什么也不付货款。这让出版社的业务员很为难，为了解决这个问题，他亲自跑到了南昌。幸亏南昌市店有一位极负责任的仓库保管员，这人甚至能把十年前错收的货物也记得一清二楚。在仓库的一个角落里，在这位极负责的仓库保管员的协助下，出版社的业务员终于找到了那批对方认为发错了的货物。尽管货物已经报废，业务员还是感到欣慰不已，不是因为那堆报废的货物还能当废品卖点钱挽回些损失，而是因为业务又能继续进行下去了。　　

回忆起那段往事，郭岳洲感慨颇多。因为当时中凯文化的业务范围已覆盖到了全国，就连没直接发生业务的西藏，也在通过中凯文化的成都分公司进货。而管理这些渠道的，加上财务用的电脑也不过二十多台，而且还在用着一个单机版的管理软件。这就意味着发生错误时，业务员要从几尺高的账目清单中去查找相关的数据。郭岳洲的电脑知识并不丰富，在当时他也许没有想到信息化是一个什么概念，在他的脑海里只有一个想法--解决眼前销售中存在的问题。

给我一个学习的理由
尽管郭岳洲的想法有些简单，但却非常实用，他选择系统的原则，怎么方便怎么来，怎么得到最好的服务怎么来。比如最近业务流程进行了一些调整，相应的报表要进行更改，业务经理需要不经过大的变动就能把报表改动好的系统。原来单机版软件不可能实现数据分析的功能，而现在郭岳洲要求达到自己想分析什么数据，系统必须能分析出来。这些需求看着容易，但实施起来并不简单。而且郭岳洲还有着自己的一个打算：找本地公司为自己上系统，这样出现问题容易得到快捷的服务。这几个问题汇总起来，使得两家远道而来却又名气较大的公司最终铩羽而归。
　　
经过几个月的考察，正当中凯文化准备选用广州本土的一家软件公司时，东软金算盘走进了中凯文化的视野，几次演示以后，金算盘这套基于Internet的企业管理信息化解决方案吸引了中凯文化的项目负责人。同时，由于金算盘在全国有28家分支机构，广州分公司具有丰富的服务经验，东软金算盘最终拿下了这个大单。　　

对于系统需求，中凯文化领导层意见很一致：音像市场行情变幻莫测，新的歌曲、电视剧层出不穷，产品更新周期极其短暂，能否迅捷灵敏地捕捉到转瞬即逝的商机，关键在于对资讯的及时掌握和准确分析。随着中凯文化快速的发展，部门之间的信息却不能充分共享，大量财务、业务信息和数据不能短时间内提供给公司领导层，使得公司在制定经营决策时得不到及时的相关信息支持。信息化加强财务、业务管理体制，实现企业财务和业务管理一体化，为管理决策提供准确、及时的各类信息，这是中凯文化发展的关键环节。同时，系统还要做到功能强大、扩展性好。
　　
为此，东软金算盘也开出了信息化处方：系统基于Internet，集财务、业务于一体，使得整个企业管理流程更加清晰，数据可以完全共享，并可动态、及时反映财务、业务状况，支持预算智能控制和领导管理决策。　　

考虑到中凯文化的实际情况，东软金算盘的实施人员建议整个实施过程分四步走：　　
首先，是系统培训，包括计算机基础培训和应用软件培训。"广东中凯文化发展有限公司信息化系统"涉及的使用者应是多层次的，而且在应用方面上也存在差异。因此，扎实的培训可以帮助使用者熟悉和了解软件的设计思路、操作方法，还可以让用户根据自身的实际工作情况提出具体的问题，并运用软件来解决这些问题，做到学以致用。　
　
其次，根据中凯文化的具体情况，设计管理目标，建立应用模型和组建网络，编写软件。网络是行业信息管理的基础，是软件系统运行的物质基础。如果把网络比着人的肌体，那么，应用软件则是这个肌体中的思想和灵魂。没有网络这个肌体，应用软件将会"魂不附体"。对于中凯文化这个较大的应用系统的实施，需要根据中凯文化的具体情况，设计管理目标，建立应用模型和组建网络。

第三，调试软件系统，进入计算机与手工并行。由中凯文化与东软金算盘来共同完成系统的安装与调试，东软金算盘公司特别安排实施服务人员定人定点进行上门辅导，辅助期初数据的录入以及相应业务数据的录入工作；并随时随地进行辅导；及时反馈用户需求信息等。

通常，在培训中就要使应用者掌握金算盘软件的安装技巧。因此，安装不需要特别指导。系统调试主要是涉及行业规范和标准的编码、包括报表格式和内容的调试，使下属各单位都执行统一的标准，运行在统一的应用模型下。

最后，验收并进入正常运行。当并行工作结束后，实施进入第四阶段即验收阶段。此阶段的工作主要有草拟验收报告，检查并行结果，评审系统的性能等工作。

通过用户自己录入的期初数据以及三个月业务发生的数据量，与手工的或者现有的可以比较的数据进行校对，东软金算盘公司还指派专门实施服务人员进行操作。

由东软金算盘公司草拟验收报告，由广东中凯文化发展有限公司公司项目负责人审阅；由广东中凯文化发展有限公司项目负责人组织专家组进行验收，并最终确定验收报告。

    在整个过程中，工作量最大的是第二阶段，而遇到阻力最大的则是第一和第三阶段。在全体人员中，因为已经实施了财务电算化的缘故，财务人员是信息化基础最好的一群人，而业务经理相对则是信息化基础最差的人，同时他们也是工作量最大的一群人。由于工作量带来的压力，刚开始培训时，业务经理还只是有些微词，到了计算机与手工并行阶段，业务经理的工作量整整增加了一倍，他们的怨气开始表现出来。对此，郭岳洲并没责怪他们，他知道这些情况是暂时的。

    业务经理的怨气虽然没有因为郭岳洲的谅解而得到排解，但是，一件事情开始使得信息化进程有了转机。东软金算盘开发的系统易用性极强，业务经理所需控制的只是几个菜单，这种难度和玩游戏一样的操作让一些业务经理感到还能接受，于是他们开始试着进行数据分析。中凯文化实行的奖励制度是针对项目组，多创收多拿钱，而创收最终要通过业务体现出来。业务经理通过系统分析发现，他们可以分析出同一区域内什么品种卖得最好，也可以分析出同一品种在全国各地的不同销量，据此他们就可以估算出其他业务经理的销售量，这为他们树立了目标，也为他们在本地区销售提供了参考。业务经理们的销售业绩上升了，怨言慢慢也就没了。不久，业务经理又发现差错率降下来了。

这时，人们注意到了一个变化：郭岳洲面前也多了一台电脑。按照系统设计规定，郭岳洲在系统内的权限最大，他据此可以得出一些全面的数据进行决策。而郭岳洲发现，以前是品种上得越多，相应在销售的人力、物力上的投入就更大，而现在这种上升趋势已得到了缓解，他也终于圆了自己的大片梦。

圆梦的系统
根据中凯文化的业务范围和应用对象，金算盘主要对其提供了三个方面的解决方案：财务系统、业务系统和决策支持系统。外地分公司的订货数据直接和业务部、财务部、计划采购部连接起来。

    这样，在财务上，尽管中凯文化作为高速发展的全国性的音像公司，每月的数据量相当大，但中凯文化财务中心能够及时、快捷获取各种数据，为公司更好地把握市场动态起到了良好的导向作用。此外，采用立体核算方法管理，使中凯文化在日常处理中能实现实时预警，随时掌握各种费用的使用情况，保障了中凯文化资金的合理分配及利用。
　　
    在业务上，通过快速收集数据，公司总部可对各地分公司的进货、销售、库存情况有总体的掌握。通过销售分析，能够轻松、快捷获取各地的销售情况。此外，还可以加强对库存的控制。系统根据对不同客户的信任程度，对每个单位设定"信用额度"，当该单位的应收账款超过信用额度时，系统就及时报警，提醒业务经理，不能再与之发生销售业务，否则，有可能出现坏帐。
　　
    财务系统与业务管理系统的无缝连接，能保证整个系统资金信息、物流信息及其他信息能及时顺畅地在公司内部流动和传递，并能对这些信息进行各种加工分析处理，为企业决策层提供可靠的决策参考信息。
　　
    随着中凯文化财务及管理信息化系统的成功实施，使中凯文化业务流程更清晰、更优化，加强了企业内部的管理与控制，全面提升了中凯文化的管理水平和效率，推动了中凯文化的集团发展战略，使中凯文化近年来一直在音像行业保持了高速的成长。

1. 财务应用方面

　　通过各项财务收支的计划、控制、核算、分析和考核，实现总公司及各下属分公司的财务数据网上传输和共享，同时又充分保障数据的安全性，为公司最高管理层提供有力的决策支持。
作为高速发展的全国性的音像公司，其每月的数据量相当大，通过金算盘软件的使用，使中凯文化能够及时、快捷获取各种数据，为公司更好的把握市场动态起到了良好的导向作用，也极大地提高了中凯文化财务部门的工作效率。　　

预算管理功能，实现了广东中凯文化发展有限公司从科目、部门、项目等多方面协同的立体核算管理，在日常处理中进行实时预警，随时掌握各种费用的使用情况，对各分公司、各项目的费用等进行监控，达到预算决策的目的，使事前计划、事中监控、事后分析有机的结合在一起，保障中凯文化资金的合理分配及利用。

2. 业务应用方面

　　数据快速收集。能定时通过金算盘远程数据传输系统自动上传动态数据至广东中凯文化发展有限公司总部，总部可对各地分公司的进货、销售、库存情况有总体的掌握，根据大量详实的数据制定出符合当前市场情况的销售策略、客户管理策略。　
　
销售分析准确、快速。通过金算盘查询系统，使中凯文化能够公司轻松、快捷获取各地的销售情况，为适应市场变化作出相关策略，获得了必要的条件。在"地区客户销售交叉表"中，中凯还可以查询到不同片区的客户数，销售业绩及该片区的销售占全国销售额的比例，从大方向上，把握集团总体销售情况，为制定下一步的销售规划提供有利的支持。
　　
加强存货控制。金算盘企业管理软件中库存分析报表--"库存商品周转表"、"最佳库存量预测表"等，为企业制定存货标准提供了依据；而软件中的"最大库存量"、"最低库存量"控制，又为遵循这一标准提供了保障。　　

降低风险资金。如何降低应收账款变为坏账的风险，除了其他一些补救方式外，金算盘企业管理软件中的单位信用额度的管理，往来核销的管理，应收账龄报表的分析等功能起到了防患于未然的作用。广东中凯文化发展有限公司根据对不同客户的信任程度，对每个单位设定"信用额度"，当该单位的应收账款超过信用额度时，系统就及时报警，提醒管理者。

3. 企业管理方面

　　财务系统与业务管理系统实现了无缝连接，保证整个系统资金信息、物流信息及其他信息能及时顺畅地在公司内部传递，并能对这些信息进行各种加工分析处理，为企业决策层提供可靠的决策参考信息。
优化了广东中凯文化发展有限公司企业机制、增强了企业的整体工作效率，提高公司的信息处理能力，增强了总部与分公司的协同运作能力，对全国各地分销商的业务管理加强了；通过远程数据传输及时获得各种数据，特别是销售数据，为总部制定各种销售政策提供了详实的依据，真正起到了运筹帷幄、决胜千里的公司管理目的。　　

中凯文化应用金算盘系统一年多时间以来，已在全国所有分支机构搭建统一的管理平台，实现该集团公司供、产、销、人、财、物的全面集中及时的管理，使物流、资金流、信息流得到统一，大大提高企业的工作效率，并为企业管理层的决策分析及时提供依据，为企业高速、持续稳定发展提供了保证。

对物流企业来说，由于销售行为必须伴随着收款、市场分析、库存等活动，因此把业务、财务和管理决策一体化是一种非常好的解决办法。财务、业务、管理决策产生的数据会互惠互利，不仅于本职工作有益，同时也会推动其他工作的进展。中凯文化正是凭着这种三合一的信息系统，提高了自己的竞争力，目前正在强力打造国内音像产业的龙头地位。

　　点评：文化发行渠道最大的特点在于市场反应速度。如何搭建发行渠道链条上的统一的信息化管理平台,是决定市场反应速度的根本。中凯文化信息化建设的成功，给众多传媒企业在如何通过信息化提升企业竞争力，快速反应市场以及如何打通从音像制品制作到市场流通链条上的各个环节，既作到信息共享，快速决策又能使物流、资金流、信息流得到高度统一等信息化方面提供了必要的经验。

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