一、立项背景
长安汽车（集团）有限公司电子档案管理系统全面整合项目是在2001年提出来的，它的提出既有历史的背景又有现实的原因。从历史的原因来分析主要有三个方面的因素：
其一：由于管理的原因，技术的原因和人员素质的原因，原用的东大阿尔派和清华紫光两套系统仅停留在初级运用上，没有完全发挥出设计功能。
其二：由于计算机升级换代快的特点所决定，部分设备已经进入超期使用状态，CPU速度，内存和硬盘等性能以达不到软件要求。原用的两套系统无论是操作平台，数据格式和其他诸多方面都大相径庭。
其三：当初设计的网络支持系统由于整个公司的网络尚未连接等原因，仅仅在档案馆内装了局域网，不能实行网络共享。从现实的方面分析，公司的办公自动化已经启动，ERP也紧锣密鼓地加紧实施，技术中心的PDM也在积极准备。在公司整个管理和技术层面上越来越依靠计算机信息处理的今天，电子档案管理系统不能正常运转势必会产生信息链的脱节。因此，对电子档案管理系统的整合势在必行。
整合电子档案管理系统并不是简单地将原有的两套系统用网络连接，而是在最大限度地充分利用原有设备和数据的基础上对现有系统软件进行升级换代或重新开发、新增功能，使档案管理系统更加完善和功能更强大 。
总之，原系统的不足和现实的迫切需要成为本次立项的真正原因。
二、专业名词说明
（一）B/S模式
1、定义
B/S模式是一种特殊的C/S结构，它简化了客户机的管理和使用，方便了用户。以浏览器为客户端，客户端不再需要编程，将系统的业务逻辑完全封装在服务器上，大大减轻了软件的开发及维护费用，解决了C/S模式发展的一大障碍。采用Web技术也使在同一个应用程序中同时访问多个不同类型的数据库成为可能。
2、B/S模式的好处
长安公司档案管理系统，对于普通用户（非档案管理人员）的查询利用采用B/S浏览方式有以下好处：
·界面友好，用户可方便地进行查询、浏览、下载等；
·管理维护方便，授权用户只需安装浏览器软件，就可上网查询，不需安装任何客户端软件；
·不需要对用户进行过多的培训；
·为企业信息管理从传统模式向Intranet模式过渡创造条件，同时和ORACLE平台模式吻合。
（二）ORACLE平台
ORACLE平台是长安集团的主流数据库开发平台，所以其它的项目应该尽量和该开发平台兼容，以达到直接信息的共享。
三、基本指标
（一）管理指标
· 改善档案工作的服务质量。提高查全率和查准率。
· 减少管理层次，简化管理程序，提高办事速度。
· 减少日常管理负担和日常工作量。
· 提高档案文件管理级别，做到全息管理。
（二）经济指标
· 较高的性价比。
· 较低的维护费用。
（三）性能指标
· 记录数据无限扩展，记录项目、记录字节长度任意调节。
· 记录数据准确可靠，保存期达到有关标准规定。
· 操作方便灵活、人机界面友好。
· 输入输出能力强，为长安公司主流平台预留接口。
· 系统稳定可靠，平均无故障工作时间95%以上。有相应的维护保障措施。
四、根据现有系统的问题提出解决方案
通过上面对档案管的现状和整改可行性分析，我们学习了兄弟单位的长处，抛弃他们的不足，形成下面的三个方案：
方案一：
方案二：
方案三：
（一）功能图
根据对档案管科技档案的调研不管采用那一种方案，系统都需要完成图纸的传送、归档、更改、检索、销毁和档案的查询利用。下面是对系统的功能图：
（二）对各功能模块的说明
1、图纸传送功能模块完成以下的功能
·图纸转送
·图纸签收
2、图纸归档模块完成以下的功能
·条目著录： 本模块用于用户各种卡片类型的文件著录工作，在此录入的文件都是未归档文件。
·立卷归档：本模块主要用于微机辅助立卷工作和管理已立卷档案。
·备考表管理：本模块用于记录案卷的立卷人、检查人、立卷时间、案卷情况说明及存放地点等信息。
·档案打印：集中或指定打印卷内文件目录和案卷目录等表格。
3、图纸的更改模块完成以下的功能
·图纸更改记录录入
·图纸更改记录查阅
4、档案检索模块完成以下的功能
·案卷检索：按用户指定的条件查询所有满足条件的案卷，同时，用户还可查看和打印卷内文件目录及案卷的详细信息。
·文件检索：按用户指定的条件查询并打印已归档或未归档的文件。用户在该模块中可查看文件明细、文件原文及文件著录卡片等内容。
5、鉴定销毁模块完成以下的功能
·文件销毁：销毁文件级条目。
·案卷销毁：销毁案卷级条目及所属卷内文件目录内的文件级条目。
6、利用模块完成以下的功能
·文件借阅：办理文件或案卷的借阅手续并打印文件借阅登记卡。
·文件归还：办理文件或案卷的归还手续。
·借阅情况查询：按用户指定的条件和排列顺序显示所有曾经被借阅的文件及文件归还情况。
·清理借阅信息：清理用户指定时间区间的借阅信息。
7、数据维护模块完成以下的功能
·数据备份：将整个系统的数据压缩并拷贝到用户指定的媒介上。
·数据恢复：根据备份数据进行数据恢复工作。当数据丢失或发生其他意外时，用户可通过此功能恢复已被丢失或遭损坏的数据。
8、系统维护模块完成以下的功能
·系统初始：设置用户单位的全宗信息、档号格式、日期格式、原文存放目录等。
·用户权限管理：根据用户所属部门、密级划分分配用户使用权限，设置用户口令。
·案卷著录项目设置：本模块用于定义案卷级卡片的著录项目设置。在系统中我们可预先定义部分基本档号类型及其著录项，若用户在实际工作中不使用其中的某些档案类型，可在未录入数据时将其删除。被指定档案类型的著录项目及其顺序是可以调整的，当然，用户也可以根据工作需要随时增添新的档案类型。
·文件著录项目设置：本模块用于定义文件级卡片的著录项目设置，以满足各种档案类型不同著录项的需要。
·设置卷内文件目录：本模块用户设置在案卷管理模块中各种档案类型的卷内文件目录的显示项目。
·分类类目设置：根据用户单位的分类大纲来定义档案分类类目。用户应该事先定义好本单位的档案分类类目，以便在录入案卷和文件的时候调用。
·辅助代码维护：本模块用于定义如责任者、保管期限等辅助编码及名称，以便在著录时进行调用，减少用户的汉字录入量。
·日志管理：为了保证系统数据的安全，监控软件的使用过程。系统提供了上机日志管理功能，用于记录什么时间，哪个用户，进行了何种操作，以及捕获错误信息，以便于留下操作查找线索。
·用户切换：在不退出系统的前提下，重新以另一用户的身份登录系统。
·更换口令：修改用户设置的系统注册口令。
五、总体目标
经过分阶段的对档案管理系统逐渐的改造升级后，最终可达到以下的目标：
（一）信息共享目标
1、实现长安公司档案管理系统采用统一的数据库，消除了一区、二区软件不统一的时代，同时和集团公司的主流数据平台oracle保持一致，以实现将来数据的共享。
2、人员可以在自己的电脑上进行查找、借阅所需的资料。
3、期刊内容网上阅览、图书目录网上查阅，网上预约借阅。电子图书网上阅读、许可下载。
4、文书档案全息查阅。
5、挖掘现有数据，进行电子化分析，形成对现在有意义的报告，为经营决策提供强有力的参考。
6、案实行全息管理，便于设计人员对原有档案的利用。历史档案。
7、逐步全息。
（二）提高工作效益和质量的目标
1、档案人员可以通过档案管理系统对未还图纸进行催还（管理系统会定期提示档案管理人员借阅超期人员）,对已晒印图纸进行催领。
2、在计算机上对档案文件和图纸进行归档、组卷。
3、在该方案实施后，让档案利用人员7X24小时都能获得所需的档案、图书信息。
4、一区、二区的晒图可以通过电脑均衡工作量，即一区晒图，但人手暂时不足，可以由二区来晒，反之亦然。
（三）安全目标
对利用档案信息的人员进行分级别、分角色地给予权限，让他们只能在网上浏览、查询、下载给定权限的档案目录及其全息图文。
