IBM MasterOffice协同知识管理解决方案

2007-1-15　网友评论 0 条　点击进入论坛

解决方案信息

公司名称：上海软易信息技术有限公司

方案信息

一、解决方案概述：

解决方案名称：MasterOffic
e协同知识管理解决方案（OA/KM）

客户的业务问题：

现在我们已经处于一个知识经济的时代，任何企业都知道建立知识管理系统的重要性和紧迫性，但如何选择一个符合中国企业特色、贴近国内用户使用习惯的知识管理平台是摆在各个企业负责人面前的一个现实问题。所有的客户都希望用合理的投入建立一个切实可行的知识管理系统，他们希望系统能帮助企业理顺知识管理思路，打破企业内部各个信息孤岛之间的壁垒，企业员工能够通过系统方便的相互交流与协作，减少不必要的重度劳动，促进企业内部的信息和知识交流。

方案的功能描述：

MasterOffice协同知识管理系统能快速帮助用户建立知识管理体系，利用先进的信息技术、非常简单的管理手段，抓住经营活动中技能复制的实质问题--对各种知识（文档、资料等）的综合管理，以及相关的Q&A管理。通过知识分类目录的建立、各种凌乱知识的归类存放，标注知识的相关描述项的定义，以及知识之间、分类目录之间的关联设置，实现对分散在企业内部的各种知识的逻辑化整理及动态共享。给企业员工创造了一个"人人为我、我为人人"的知识积累和服务体系。

产品还提供了知识跟踪和讨论功能，利用全新的知识跟踪引擎，全方位跟踪和记录知识系统中的所有活动，以及每个文档生命周期内的活动，如签入、签出、访问量、引用次数、转发次数、留言次数等。同时，针对每个文档都在BBS中设置了专门的主题讨论区，供文档作者与读者之间的交流、沟通和答疑。

主要功能点有：

智能化的工作流，建立知识管理流程规范。用户可以通过强大的工作流功能，针对不同类别的知识自由地设定审核流程，使这些知识通过专家、领导等的审核、评定、评估，最终达到知识共享、知识利用的目的。完善的企业组织结构定义。管理员还可以根据企业自身的特点，设计出合理的、科学的知识库结构。系统可以定义出无限的目录架构，并提供访问权限的设定，使知识收集、组织的过程井井有条。

自由的知识管理架构设置。知识存档的分类由用户根据自己企业工作性质的需求自行设置。如果知识的数量或者分类的数量比较多，可以设置使用不同的数据库，也可在一个数据库中设置不同的分类目录，目录可以是无限层次的。自定义的应用数据模板。企业经营活动的具体工作内容、方法、套路都可以通过应用模板的方式进行总结和预先设定（比如销售合同、订单、谈判技巧、成本核算方法、供应商评价与选择方法、生产工具的使用技巧、工作规范、企业行业的规章法规、产品设计模板、产品设计标准……）。这样可以方便企业整理、利用和传播知识。基于BBS的知识讨论及Q&A。针对每个文档都在BBS中设置了专门的主题讨论区，供文档作者与读者之间的交流、沟通和答疑。企业内部的所有人员都可以通过浏览文档，提问讨论等方法提高对知识理解和掌握的速度和深度。

与PDF加密系统无缝集成，最大限度的保证知识的安全。通过第三方的PDF加密对系统中的文档进行加密，加密文件只能在企业的特定环境中使用，并能控制用户是否可以打印、复制这些文件，而脱离企业的网络环境则不能打开。

带给客户的收益

提升企业的核心竞争力，帮助企业建立自己的知识管理体系。通过不断的积累和复制，人们逐渐会把外界的知识消化转变为自己潜移默化的行为常识，使企业的人员水平和劳动生产率得到真正的提升。帮助企业彻底扭转低薪、低效率、高人力成本的不合理局面，从而进入高薪、高吸引力、高能力、高效率、低人力成本的良性循环。

方案的独特之处

MasterOffice具有独特的组织架构管理模式：集团模式。在这种模式下，一套系统可以支持多家公司同时运行，流程能跨越多个公司流转。每个公司的管理员可以独立设置本公司的组织架构、权限和流程，互不干扰。并能随着企业的扩展进行灵活调整，具有很好的可扩展性。与PDF加密系统的集成给企业解决了建设知识管理系统的最大顾虑：知识的安全性。文件加密后不能复制、打印，离开企业内部的网络环境后也不能打开。最大限度的保证了文件的安全性。结合智能流程引擎，建立知识管理流程规范。在整理、修改和发布知识的各个阶段都通过规范的流程进行有效的管理。

二、技术信息：

硬件平台（注明推荐的IBM机型） IBM X系列、I系列、P系列、

软件平台：Domino

操作系统：Windows/OS400/Linux/Unix

应用系统：(如有必要,可在此部分简单介绍方案的技术架构或其他用户需要的技术信息) 采取B/S架构

其他

适用的行业：所有行业

按应用划分，该方案属于：OA、Workflow、KM、eDoc.、KPI

适用的用户群：企业用户

三、成功案例：（基于IBM平台的成功案例）

客户名称：立邦涂料（中国）有限公司

项目时间：2006

客户问题：（300字以内）立邦涂料(中国)有限公司自1992 年12月投资以来，已在中国建立了4个独资企业和一家合资企业。公司原先有一套C/S结构的ISO系统，用于管理各个企业的ISO文档，但随着立邦ISO质量体系的深入推行，该系统已不能满足整个集团的需求。特别是系统中的数据由各个企业分开管理，导致文件版本控制混乱、文件信息不能充分共享、文件满天飞的现象。加上C/S结构的局限性，致使该系统没有真正的在立邦内部推行，成了一个没有使用价值的鸡肋。为改变现状，公司ISO部门通过长期考察，决定推翻原系统，采用软易的MasterOffice协同知识管理系统。

解决方案及客户收益：（300-500字左右）针对立邦的现状，软易提出了采用MasterOffice特有的集团模式来解决各地公司文件不统一的问题。该

方案特点如下：

·采用Domino平台，B/S架构，与立邦Domino邮件系统无缝集成。用户使用公司内部邮件帐号登录系统，避免了系统的重复建设。

·采用集中模式，所有文件在同一个系统中统一管理，文件目录与立邦的组织架构保持一致，每个目录都有独立的管理员，上级部门的管理员可以管理下级部门的文件和权限。

·各个公司的管理员可以独立设置本公司的审批流程，角色和权限，减轻了总公司管理员的维护工作。

·采用PDF文件加密系统，文件发布后系统自动加密office格式的文件，普通用户只能浏览加密的文件，且不能复制、打印文件内容，文件离开立邦网络环境后不能打开。最大限度的保证了文件的安全性。

·系统从立邦已有的人事系统中导入组织架构信息，减轻了系统管理员的工作量，加快了实施进度。

系统上线运行后效果显著，主要体现在：

·所有文件全部都纳入了系统的管理体系中，并通过统一的发布流程进行发布，彻底解决了以前发布混乱，文件来源不统一的问题。

·通过版本控制流程，文件改版后需要重新发布，并自动将历史版本作废，用户在系统中看到的都是最新版本，有效的解决了文件版本不一致的问题。

·文件安全性得到有效保证，任何用户都只能在通过系统打开发布的加密文件，并且不能复制、打印加密文件的内容。

·提高了文件审批、发行的效率。

·提高了公司内部对ISO文件管理的认识，由原先单纯的文档管理转变成业务规范管理和知识管理。

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