天年生物提升特许经销网络竞争力

    珠海经济特区天年生物工程科技有限公司是一家高科技、国际化股份公司，主要产品有天年素、功能纺织品及生物食品等。公司采用国际标准的特许经营制度，建立了遍布全国包括港、澳、台地区的特许经销网络，目前已拥有200余家授许经销商和300余家特许连锁经销店。生产上除部分拥有专利技术的产品自行生产外，其他产品其本上采用OEM委外加工的形式生产。不同于其他商业模式，特许经营最重要的管理特点是需要将庞大的松散组织捏合成紧密的利益共同体。因此，除产品本身的功效、品牌优势外，吸引授许商加盟的最重要因素就是自身的管理水平，只有通过高水平的管理才能组织好庞大的市场网络，才能保证生产厂商能生产出高品质的产品。因此，特许经营管理上的复杂性对天年提出了很高的要求。

ERP选型
    早在1996年，我们就开始使用一套度身订做的MRPII系统来加强基础管理，此系统给原本处于手工操作阶段的天年确实带来了工作效率的提高。但随着公司不断发展，保健品行业竞争的日益激烈和顾客需求更加瞬息万变都对企业的管理提出了更新、更高的要求。由于原系统已不能适应公司的快速发展，因此天年明确提出了“应用最新信息技术，加强网络化集中管理，获取更加高效、准确、实时的信息来进一步提升管理水平”。

　　我们的选型原则是新的信息系统应该具有先进的管理思想和信息技术，能及时准确的掌握财务、业务数据，充分体现资金流、物流和信息流的三位一体，并能有效控制和管理日益扩大的销售网络，适应特许加盟的管理特点。通过对国内外数个著名软件进行仔细调研、比较，最终选择了金蝶K/3ERP系统，建立了以K/3ERP工业物流解决方案为核心的数字神经系统，主要是基于其具有以下几点明显优势：

　　产品技术优势明显。K/3ERP系统是真正的三层架构，其安全性和基于WEB的跨地域集中式解决方案能充分保证天年总部和各地授许商实时、同步共享信息资源。

　　能真正满足物流应用需求。金蝶K/3ERP系统行业适应性强，它采用纯组件式的开发技术，各子系统可分可合，不同系统灵活组合最终可以满足工业企业分销、批发、连锁、零售等不同营销方式的特色化管理需要。金蝶K/3ERP系统业务处理灵活，K/3ERP系统提供了一系列自定义功能，同时还提供了独具特色的价格管理、信用管理、存量管理等，以满足各类工业企业物流管理的需要。在权限管理方面上，金蝶K/3ERP系统通过用户、职位、账号等多种方式对操作人员所具有的管理权限及权限范围进行控制，分工明确，各司其职。

    科学的实施方法。金蝶发明创造了一套独具特色的金手指六步实施法，能更好保证系统顺利上马。
    国际化企业品质。金蝶在香港上市，经营管理遵循严格的国际监管，相较国内其他软件厂商，管理更规范，更具发展前项目实施目前，/3ERP系统已在全公司得到全面实施。借助这些模块的实施极大地提升了公司的管理水平，尤其表现在：基于WEB的跨地域集中式管理、销售业务处理、委外加工厂商的管理、财务与业务一体化等几个应用方案中。

　　基于WEB的跨地域集中式管理。“真正的三层架构”是K/3ERP最大的技术特点。在K/3ERP系统中，针对一套数据库，可采用两种客户端界面来操作，即局域网内部使用的图形界面和基于互联网的Web浏览器方式。

　　通过对E-总账，E-库存、E-应收应付等基于WEB的跨地域集中式解决方案的使用，能充分满足数据共享和远程应用的需求。目前，天年的授许商只需通过互联网就能实时查询产品库存和往来账，过去只能一个月手工对一次，现在可做到实时查对，并能对每一笔业务的明细进行详细核对，极大提高了工作效率，减少了原手工带来的工作失误，增强了授许商对天年的信任。

　　K/3系统具有多层安全机制。通过数据集中在总部，能充分保证数据的安全性、完整性及应用的安全。例如：通过数据授权功能，每个授许商只能看到自身的账务情况，通过很方便地输入日期或会计期间，就可快速查询到与总部之间的往来账情况。

　　销售业务处理。通过K/3系统建立的销售业务流程理顺了大量繁杂业务，所有的审核全部通过系统完成，从订货到发货的时间平均缩短到10分钟以内，一改过去楼上、楼下签字审核，一天才能出货的局面。

　　委外加工厂商的管理。委外加工的管理涉及生产厂商从公司总部领料投入生产的管理、产品加工后入公司总部仓库的管理、物料加工完成后直接拉到下一个加工厂继续生产的管理。

　　天年对委外加工厂的管理要求很高，生产的科学性、合理性，直接影响到产品的质量和供应情况。因此，在充分利用K/3系统对委外加工管理的先进思想及ISO9001质量规范的基础上结合天年实际应用确定了从公司总部领料投入生产的流程、产品加工后入公司仓库的流程、加工厂之间调拔的流程及已开领料单的生产退料处理的流程等，确保了天年产品保质、保量的生产。

　　财务与业务一体化。天年公司对应收账款的管理非常重视，在日常应用中，先由销售部门录入销售发票，通过无缝连接技术把相应的信息传递到总账系统和应收款系统，在总账系统，可以得到由销售发票传递来的凭证。

　　K/3系统真正的多项目核算功能使在销售发票中录入的部门、客户、基础资料等重要信息为凭证所充分利用，得到应收账款下最为明细的项目账。各种分析功能如：账龄分析、信用额度分析、周转分析等使公司对应收账款的管理做到清清楚楚，处于良性循环状态。

　　在采购发票与入库单、销售发票与出库单的核销过程中，K/3系统可以实现一对一、一对多、多对一、多对多的核销，灵活的核算方式适应了复杂的购销业务。而仓存系统所提供的库存预警分析、安全库存分析、库存材料的ABC分析等功能，为库存管理提供了科学有效的方法，改变了过去库存数目不清、管理混乱的局面。

实施小结
　　在本项目的实施过程中，我们确立了“由简到繁、先易后难、逐步实施” 及“培训在先、应用在后”的原则。由金蝶先对全体员工进行培训，考试合格后才有上岗资格，并将考试与绩效考核挂在一起。先进行业务的实施，再进行财务与业务的无缝连接，一边实施一边改进，发现问题通过集体讨论、规范企业的管理流程等方法来解决。在整个实施过程中，按金蝶公司提供的“金手指六步实施法”的规范来实施。从项目的组织、项目的启动、系统的培训，业务流程的整理、编码规则的定义、到数据的准备、系统的初始化及运行维护，都在金蝶公司的指导下得以顺利完成。

用户手记：
精诚合作是成功的基础
    通过与金蝶公司紧密合作，我们对企业实施ERP项目有了更深刻的理解。在业内，有一种说法广为流传：“企业上ERP是找死，不上ERP是等死”，而我们却取得了成功。
    经过总结，我认为主要有以下几点体会：
　　领导高度重视
    天年的领导历来就重视企业管理信息化的建设，成立了专门的企业信息化领导小组。这次上金蝶K/3系统，领导更是将之作为2001年天年公司十大工程之一，总经理金锐先生在项目启动大会上说：“天年建信息化不是投入费用，而是在投资，它将为天年的发展提供强有力的手段！”。他亲自挂帅，经常过问实施进程，并对实施过程中碰到的问题有效地协调解决，同时，其他副总也督促分管部门积极配合。正是有了领导的高度重视，才会在以后的实施过程中各部门各相关人员能高度统一意见，共同协作，使实施顺利进行。

建立精干的项目小组
　　天年公司为了将项目顺利实施，在金蝶公司的指导下，除了项目领导小组以外，另成立了一个精干的项目实施小组，核心成员由总经理助理、电脑部经理、营服中心高级督办等组成，汇集了各部门的负责人及骨干人员。技术上的问题由电脑部负责处理，业务上的问题由业务部门进行商讨解决，各部门协调的问题由总经理助理进行处理，使得工作职责分明，避免了很多扯皮的情况。

采用科学的项目管理方法
　　在整个项目实施过程中，天年公司都严格按照科学的项目管理方法进行项目的进度监督、控制，并及时进行调整。
　　在实施过程的几个关键节点，天年公司与金蝶公司实施顾问一起进行讨论，协调各业务部门的意见，最后达成一致，并对其中问题的解决责任到人。同时，讨论的内容会做详细的会议记录，会后分发给各个参会人员，以备事后评估。

　　在进度的监督控制上，会有专人对每个人负责的工作进行提醒催办，在每个关键节点完成后，都会进行评估，以找出偏差，并及时纠正。这样，在整个项目实施过程中，繁忙的日常工作能正常运作，而项目的每个问题也得到了妥善及时的解决。

提供优秀的顾问咨询服务
　　我认为，选择金蝶K/3系统不仅仅是选择了一套软件系统，更重要的是，我们希望通过这个项目的实施，可以学习、利用K/3ERP所蕴含的丰富的管理思想，全面理顺业务流程，提升管理水平。

　　在项目启动时，金蝶公司也成立了一个项目小组，负责天年项目的顾问咨询、技术支持、培训、二次开发等工作。我们在整个编码原则确定及业务流程优化的过程中，得到了金蝶实施顾问的大力支持，通过规范统一的编码，我们将各部门使用的基础资料统一起来，特别是业务与财务的资料，避免了原来业务数据转入财务核算时存在偏差的现象。而业务流程的优化更是投入了大量精力，金蝶实施顾问与我们一起深入了解原来各种业务流程，找出其中的问题，然后借助软件的功能将其精简、优化，并形成详细的流程图，确定了各种业务流程下每个岗位所做的事情，大大提高了上线以后的工作效率。

ERP项目的效益评估
　　K/3 ERP为天年的信息化管理提供了行之有效的工具。
事实证明，一年多时间里，天年的信息化建设和管理观念已发生了质的飞跃，账务与物流业务管理更科学规范；库存成本大大降低；通过WEB系统的应用，加快了市场的反应速度；完整、标准的业务处理流程对员工的业务处理要求更加严格规范；财务与业务高度集成，使财务的管理优势充分体现。销售制单，产品出、入库，数据一次录入全程共享，实现了物流、资金流和信息流的高度统一，大大提高了企业的管理效率和管理水平，进一步提高了企业的市场竞争力，同时也取得了更好的经济效益，为天年进一步发展壮大奠定了坚实的基础。

具体体现在：
　　K/3ERP实现将加工厂、科技馆、专营店、销售平台等统一纳入管理，形成完整统一的天年业务流，可以科学、灵活、准确的对存放在不同地方的各类型物料进行管理。
　　K/3ERP的多站点运行，使数据信息得以最大化的共享，经授权后可以由个人主动查看，及时掌握信息，从而使员工的工作变被动为主动，大大提高工作效率与业务水平。
　　业务思路更清晰，单据明了，通过单据就能知道发生的业务是什么。
　　WEB解决方案的使用，为授许商提供了透明、规范的管理和信息使用。
　　K/3ERP操作界面清新爽洁，倍感亲切,所有应用K/3系统的员工都说越用越顺手、越用越喜欢。
　　K/3ERP系统具有的计划管理、库存预警功能、生产用料BOM单管理、供应商供货信息等成为领导决策的重要依据。
　　软件实施过程中，全员参与，相互沟通、协调、配合，促使员工相互学习和进步，从而培养了团队精神，提高了企业的团队力量。

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