"小超人"企业的信息化之路

    引言："如果无法评估，你就无法管理"。这个国际先进企业公认的管理理念，现在也受到了国内一部分先知先觉的成长型中小企业管理者的重视并得到积极实践。
   
    "超人"的梦想

    美林康董事长王海涛再次站在办公室的窗口向外眺望时，他知道自己的公司应该有所改变了。尽管几年来公司一直保持着高速增长，人均单产接近500万元，2003年营业额有望突破6亿元人民币，但在王海涛董事长看来，万里长征刚刚走完了第一步。

    几年以来，上海美林康投资有限公司一直致力于发展基础化工原料、精细化学品的国际、国内贸易，已逐渐构建起了完备的采购、运输、仓储、销售体系，并在发展贸易的基础上，开发、生产了美林康涂料、美林康干洗剂等产品，同时通过参股的美林康精细化工有限公司介入了农药及其中间体、医药中间体、生化制品的研发、生产和出口。公司连续三年的产值和利润增长率均达到50％左右，是一家典型高效益、高附加值的快速成长型企业。

    然而，陆家嘴金融贸易区林立的高楼大厦和匆匆来往的人群，在演绎繁华的同时，也令人感觉到危机和压抑。"小超人"这个称呼有赞誉、有期许，甚至还有某种喜爱的情绪，但美林康不能满足于做个小超人，她要自己的公司成为化工界真正的巨人。
   
    寻找腾飞之翼

    化工行业是国民经济的基础工业。90年代以来，中国化工行业得到了很快的发展，产业结构进一步调整，出口创汇大幅增加，主要产品产量位居世界前列。2000年以来，石油和化学工业在宏观经济形势拉动下，产销状况良好，进出口贸易增幅较大，经济效益明显提高。受国内、国际需求的拉动，近年来，在基础化工原料的进口、加工、出口方面，活跃着一批发展迅速的中小型企业，它们已逐渐构建起了完备的采购、运输、仓储、销售体系，并在国际贸易及国际间协作方面积累了丰富的经验，尤其是在基础化工原料的进口、加工、出口方面，以高质量的产品和服务，获得了较强的竞争能力，因此它们被业界誉为"小超人"企业。

    随着国内、国外化工原料买家对供货的速度、品质要求的不断提高，以中国石化为代表的国内石化工业企业进行了较大力度的体制改革和机构重组，实现了管理制度的优化和完善。为适应国内、国外市场的激烈竞争，美林康公司提出了"建立科学业绩考核制度"的经营宗旨，通过科学评估经营业绩，从整体上提高每个企业员工对市场迅速反映的积极性，最终为客户提供更有价值的产品和服务。"如果无法评估，你就无法管理"。这个国际先进企业公认的管理理念，现在日益受到国内一部分先知先觉的成长型中小企业管理者的重视，而美林康就是积极将其付诸实践的企业管理者之一。

    然而对于一家员工人数不足百人，却与世界上几乎每个地方都有贸易往来；在满洲里、广州、莫斯科设有办事处；在广州、无锡、常州、郑州、天津、张家港、西安等地均设有仓库的公司来说，如何才能做到科学评估并保持高效率的运营和高速度成长？美林康知道，信息化是唯一的选择。

    选择用友

    信息化不是自欺欺人，对于信息化系设，美林康有着详细的规划，也对服务商和信息化产品提出了明确的要求。例如在成本管理方面，为建立高效、完善的业务员"业绩考核"机制，希望产品成本核算严格按照"个别计价法"结转。一个采购合同（采购订单）一种产品或多个采购合同（采购订单）一种产品，没有一个采购合同（采购订单）多种产品的情况，因此希望实现销售出库跟踪采购合同结转销售成本。但是，在手工作业条件下，存货实行"批次管理"涉及大量的财务、业务数据统计工作效率低下，采购合同、入库单、发货单互相不能一一对应，数据的准确性、及时性难以保证，所以无法建立一对一的对应结转成本。

    在经营机制方面，要逐步建立的业务员"业绩考核"机制，要求对每个业务员进行"业绩考核"，即核算要明细到个人、产品销售收入、个人、产品销售成本、个人、产品经营费用、个人管理费用、个人分摊管理人员费用。首先，销售发货必须向系统输入专管的业务员，销售收入就可以完成按个人、按产品统计的要求，并自动进行销售成本的结转、严格跟踪采购入库；经营费用的明细科目希望设置两个辅助核算--个人核算、项目核算，把产品列为明细项目目录，这样既能统计到产品又能统计到个人；管理费用的统计可以分两步进行，首先按个人统计，月底，冲销管理人员的费用，分摊到业务人员中去。但是，在手工作业条件下，对每个业务员进行"业绩考核"涉及大量的财务、业务数据统计工作，数据的准确性、及时性难以保证，所以无法建立高效、完善的业务员"业绩考核"机制。

    规划中的信息化管理不仅要实现精确评估，同时还要有效提供员工的积极性和团队合作精神。鉴于公司的具体情况，决定于2003年1月启用"用友U8ERP"，具体使用模块-总账、应收账款、应付账款、UFO报表、销售管理、采购管理、库存管理、存货核算系统；覆盖了企业从采购到库存、生产、销售以及其他业务相关部门和财务部门等各部门及业务流程。真正实现通过数据共享完成信息交流与传递，规范业务流程，通过多角度审核完成严格的业务控制。
   
    打造真正的"超人"

    美林康公司用友U8财务业务一体化项目是在上海美林康投资有限公司领导的大力支持和关心下进行的。新系统实现了如下主要功能：

    1、 采购管理系统录入采购订单、采购入库单、采购发票；进行采购发票与入库单的结算；并将相应信息传递至库存系统与应付系统。

    2、 销售系统填制销售订单、发货单、开具销售发票，并将相应信息传递至库存系统与应收系统。

    3、 库存系统录入产成品入库单、材料出库单及其他出、入库单；接收采购系统、销售系统的收、发货信息；对存货出、入库数量进行管理。

    4、 存货核算系统能够核算和调整各种出、入库业务的成本，记入相关帐簿，并将相应信息生成凭证传递至总帐系统。

    5、 应收款管理系统录入其他应收单；接收销售系统传递的销售发票；并提供对销售发票、其他应收单进行收款结算的功能；同时可生成相应凭证传递至总帐系统。

    6、 应付系统录入其他应付单；接收采购系统传递的采购发票；提供对采购发票、其他应付单进行付款结算的功能；同时可生成相应凭证传递到总帐系统。

    7、 总帐系统录入各类凭证、接收其他系统传递的凭证；审核凭证；记帐；还提供了多种辅助核算的功能：如个人管理、部门管理、项目管理等。

    8、 UFO报表系统可以通过公式排列编制各类财务报表和业务报表，从各个模块中提取数据。
    
    U8的顺利实施给企业带来的效益是显而易见的，美林康感觉到公司半年来发生着令人兴奋的变化：决策有了依据，管理力度得到加强；使业务流程规范，业务核算明细；解决了成本核算中的问题，大大减少了月末工作量，提高了成本核算的准确性和及时性；培养了一支了解、掌握先进管理理念的队伍，提高了全公司的软件应用水平，为企业今后全面应用信息技术打下良好的基础。在财务上，美林康的各项经营效益指标得到了提升，其中库存资金占用率、资金运转效率、企业财务决算速度、增长指数四项企业信息化效益指标（参照国家信息化测评中心颁布的《企业信息化基本指标构成方案》）均高于同行水平。公司财务总监孙千俊认为："应用ERP以后明显感到了管理效率的提高--公司要求对每个业务员进行业绩考核，即核算要明细到个人、产品销售收入、个人、产品销售成本、个人、产品经营费用、个人管理费用、个人分摊管理人员费用。在没有上马用友ERP以前，为了保证业绩考核的准确性，每个月财务部都必须由专人花10几天的时间来核对和计算数据，在应用用友ERP后，一个人在30分种内就可以完成同样的工作，而且准确率大大提高。因此，公司决策的合理性也得到了保障。"

    常务副总任洪涛则表示："估计应用ERP以后，由于公司对业务员业绩考核的科学性、合理性得到了保障，从而提高了团队的工作积极性，预计今年利润增长当中有15-20%是由于团队工作积极性的提高。"

    展望未来，美林康将继续大力拓展贸易，依托上海作为中国经济、金融、贸易和航运中心的巨大优势，充分集聚各项资源，通过加强技术、信息、客户关系网络的建设，为客户提供全面、优质的服务；同时加强与产业、政府各方的合作，通过强强联合，携手实现共赢。

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