山西焦化的红色恋人

    “以财务管理为核心，以ERP为平台，以协作商务为目标的信息化建设，为山西焦化集团的蒸蒸日上，提供了强劲动力”
　　――杨力（33岁） 现任山西焦化集团CIO,山西焦化集团信息中心副主任，高级信息管理师。曾从事职业：仪表自动化/计算机/财务会计，具有计算机应用和财务管理学历。

　　三块大小不一黑色的焦炭挤靠在一起，静默着，像历经千年的智者；紧依其旁一朵鲜艳欲滴的红玫瑰，灿烂地绽放着，像一位仰慕千古的恋人。

    这不是小资们求爱的符号，也不是装饰艺术家们最新的创意，这是山西焦化网站主页上映入眼帘的第一幅图片。

　　不，这也不是山西焦化集团的形象广告，这是山西焦化集团的当家产品----冶金焦。

    一如山焦集团生产所需的原材料----黑色的煤炭，要在黑暗的、完全密闭的地底经历多年、无数次反应，才得以从植物演炼成蕴含丰富能量的煤。“山西焦化集团”(以下简称“山焦集团”)也历经“山西化肥厂”、“山西省洪洞焦化厂”、“山西焦化厂”、“山西焦化工业总公司”、“山西焦化工业（集团）公司”、“山西焦化集团有限公司”这样34年的历史沉浮，才得以集聚目前丰富的能量。

　　同样，一如煤炭的燃烧或利用离不开火的升华，山焦集团新时期能量的再度爆发也离不开信息化，这一次，他们选定了U8-ERP作为导火索。
忘不了那一年的痛
　　山焦集团的管理信息化得从1994年算起，早在那个电脑还是奢侈品的时代，他们就投入近百万元开始了企业网络信息化的尝试。但真正影响山焦集团信息化建设的项目却是在1999年与用友公司合作后才开始。

　　现任集团公司信息中心主任的杨力并没有直接参与那次“信息化试验”，因为那时他还在带职进修计算机专业，但现在做为山焦信息主管的他对那次惨痛的教训体验得比谁都深。

　　那是一个没有太多经验可以借鉴的年代，中国企业信息化工作也仅仅在北京、上海、深圳等先进城市得到开展。而在偏远的山西省洪洞县广胜寺镇，人们对信息化的认识还仅局限在电视里、报纸上。在小镇人们的眼里，那只是一个离自己很遥远的新生事务。

　　“由于没有经验，当时找了太原的一家电脑公司，给我们编程序搞开发”杨力回忆道。

    “当时用了近一年时间，开发了很多的功能模块，但最后真正投入使用的也只有那么一两个模块，剩下的功能模块，不是开发不下去，就是没办法适应企业的实际需求，整个项目被搁置起来了。”

    伤得越深，就会将自己裹藏得越紧，从此以后山焦集团的信息化暂时无人提及。

　　直到1999年，由于集团公司不断发展壮大，随着控股子公司（山西焦化股份有限公司）的发行上市，公司业务量激增导致信息量越来越大，公司原有的管理方式和管理平台已不能适应日新月异的企业发展，迫切需要现代化的管理平台来支撑企业的管理。

　　为此，山焦集团汲取了以前的经验教训，再一次踏上信息化之路，他们通过深入市场、企业进行信息化建设调研，经多方论证、对比，这一次，他们选择了用友。当时用友的财务软件早已在中国市场上叱诧风云，风卷残云般地占领了财务软件大部分的市场，而且用友ERP产品也已全套推出。

杨力的三次“归零”
　　现今的信息主管杨力，原来从事的工作是工业仪表自动化，1991年被单位外派进修计算机专业。从零开始再学一门新技术并没有让他感到困惑，因为这种机会不是每个人都能有的，况且那时企业急需计算机人才。三年后，杨力完成计算机学业回来了，这回，他要在公司的计算机领域好好干一场了。

　　不过很快，他再一次面临了选择，由于工作需要，杨力被分派到了集团公司财务处，一时间全部的学识在这里被再次归零。

　　刚开始，面对全新的知识领域杨力感到了压力，不过，慢慢地，他所掌握的计算机技术开始在他的日常工作中得到了极大的发挥。自杨力进入财务处后，“人们不再用手工出报表了，从最初简单的报表设计到一些小型专用数据库的开发，他开始在财务内部实践起了自己的计算机特长。”

简单的财务软件使财务处的信息化也告别了零，同时积累了丰富的经验。杨力的信息技术理论与财务管理知识在这里融合，并形成了一些初级的成果。也就是在这个时候，杨力开始尝试接触了用友7.0版本的单机版财务软件。

　　现在回头看看，与用友后来的成功合作和软件系统的成功应用，都离不开三次归零的考验和锻炼。

　　“自从用友8.1版本的财务软件得到顺利实施后，又开了好多新的功能。原来只想做总帐、报表，后来慢慢财务管理和分析等也做了起来，功能模块越扩越大，”扩大不会没有终止，因为财务软件的局限性也在日益显露，而信息化已经不仅仅是财务部门内部的事情了。
这时候，ERP来了。

　　杨力意识到机会再次光临，多年的积累该到一展身手的时候了。

跟着ERP走 紧抓住用友的手
　　随着山焦集团财务管理电算化的顺利实施，建立以财务管理为核心，以ERP为平台，支撑供应链、客户链、生产控制链的信息化管理系统雏形开始形成。虽然有1999年与用友成功合作的喜悦，但面对全面的企业信息化，这一次他们更加慎重了。

　　为了选型，山焦集团成立了由财务部门、计算机部门、业务部门等部门骨干组成的信息化工作小组，同时还吸收了供应商成员。
　　“通过认真细致的调研考察，结合企业实际”，山焦再一次将视线锁定了用友。

    因为，山焦的选型标准是：“系统结构符合企业实际、切实可行；系统选型先进可靠，性价比合理；系统开发性、集成性强，实施方便快捷；软件供应商具有相当的企业规模、市场占有率和良好的售后服务体系。“最后比较下来，我们觉得应该是选择用友。从系统的实施和运行效果看，我们当时的选择是正确的”

庞杂的企业 艰难的实施
　　作为国务院确定的520户重点企业和山西省重点保护优势企业，山西焦化集团是一个对煤进行深加工，集采煤、洗煤、炼焦、化工、化肥、水泥和投资网络科技、对外参股等为一体的国家大型一档企业，对上市公司山西焦化(600740)控股。现有职工6800人，占地面积214公顷，总资产25.8亿元。

　　这是一家历史久、业务众多、在山西省和全国炼焦行业影响巨大的企业。

　　20000米光纤、8台服务器、近300台电脑，70多个单位和部门、6800多职工，近百个仓库、几万个库存明细，终端使用者400多人。
这是一个涉及范围广、数据量大、人员素质参差不齐的项目。

如何保证它的成功实施？
　　在实施前，这是一个迷，现在，迷底要由山焦集团和用友组成的联合项目组在十个月后来揭晓。

　　为此，项目组确定了“总体规划，分步实施，稳步受益”的基本方针。

　　首先他们确定第一阶段为系统规划阶段：通过分析公司业务、管理需求、发展趋势、现有软硬件环境等项目实施的前期工作，协助集团业务层掌握用友软件业务流程、管理思相，结合集团业务流程进行深入分析，制定具体实施方法并确定实施进度计划；

　　第二阶段，完成部分业务流程的优化，统一企业编码体系，重新核对大量的原始数据，结合对业务人员的培训，对项目实施方案进行模拟运行。

　　第三阶段，通过认真细致、有条不紊的初始录入；现场操作、安全稳定的系统切换，待项目运行平稳后实施验收。
　　基本方针确定后，项目组根据企业实际情况，选择了从关键环节“存货管理”和“成本管理”入手，因为这样可以很好的落实“分步实施，稳步受益”原则，为其他各功能模块的开发打好基础。

　　在存货管理方面，本着最大限度的减少库存资金占用的原则，通过信息化不但规范了存货的采购、管理工作，保证了存货数据的准确性，而且实实在在的降低了库存资金占用，使公司原来的平均库存由4000万元，降低到现在的2000万元左右，平均库存周期由原来的50天降低到现在的35天。同时理顺了存货管理程序，如在手工核算管理方式下，由于资金结算不及时，在库存管理中常常出现负库存的现象，就是物品已领用，但由于结算不及时没办入库，造成库存帐面产生红字，库管部门报上来的库存数据含有很大的水份，库存余额往往是正负抵消后的数据，例如帐面上反映的库存余额是500万元，而实际可能有900万元，其中有400万元的负库存，造成库存资金占用反映不真实，影响了财务分析的准确性。

　　由于集团公司物资管理采用二级库管理办法，每个生产车间都有自己的二级库房，由于信息不流动，不共享，造成部分物资“总库无库存，整体大库存”现象，从而导致重复采购，大量物资在车间二级库中沉淀，占用大量的流动资金，库存周转率非常低，现在通过用友U8管理信息系统存货管理模块的实施，一切都网络化、透明化、流程化，通过公司内部物资的合理调拨，这种情况得到了根本的改善，也直接带来了经济效益。

　　加强成本管理，由于公司一直沿用的是二级成本核算管理，各车间都安排了专门的核算员，由核算员汇总计算出车间成本后再报财务处归集分摊。由于中间环节多，核算员业务素质参差不齐，车间往往从本部门利益出发，常常发生人为调整成本的情况，致使成本管理混乱，如：某车间在月底核算成本时，发现超计划，为了不受罚，就会把本月出库的材料价格改变，该是1万元，只当10元出库，到下月节约下后再补上。有时还发生修理费不及时进成本等现象，打时间差，致使成本难以控制。通过成本模块的实施，结合公司推出的市场化管理措施，将各种控制成本的措施融入系统，成本系统本身就约束了人为的过错，提高了成本核算的准确率，同时也减少了核算人员，公司各项产品的单位成本有了不同程度的下降，也为公司带来了间接的经济效益。

　　通过用友软件在山西焦化的信息化实践，提高了企业安、稳、长、满、优运行水平和适应市场的供－产－销运转能力，同时也给企业带来了极佳的经济和社会效益。

十年修得同船渡，百年修得共枕眠。
　　以黑色煤炭为本的山西焦化集团，以红色为企业标准色的用友软件，从1999年开始相识，经过三年相恋，终于在“十月怀胎”后，分娩“山西焦化集团ERP”这个新生儿。

　　一个全新的信息化的山西焦化集团呱呱落地了。所不同的是，这里没有新生儿向世界宣告的哭声，没有来自亲人和朋友的鲜花和红包，成功的喜悦在十个月的艰辛中被慢慢化解。来自用友的项目实施组正开始逐渐从这里撤离，这些“吃住在一起，公司里的老熟人”－－赵宁、张敏、邓光明、刘岩都要离开了，杨力的言辞中透着留恋。

　　信息化永远没有完结，U8－ERP在山西焦化集团的实施暂时告一段落，但更远大的信息化建设目标正在规划，今后，他们的恋情还将继续。

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