德天预算控制系统支出试用版解决方案

2004-11-11　发布方：infochn　网友评论 0 条　点击进入论坛

一、前言

    预算管理是现代企业管理的重要方法，但很久以来，预算在操作中往往存在与实际情况脱节现象，使预算不能很好地贯彻执行，在有些单位甚至存在“预算预算，做了不算”的错误观念。为了从根本上解决这个问题，我们组织专家学者和有实际管理经验的专业人员，参照国际惯例，采用国际现代企业管理的通用方法，并结合国内企业的具体情况，研究、开发、编创出既符合行业一般规律，又具有集团管理特色的“德天预算有效控制系统”。该系统构造配置合理，在预算、资金和远程控制方面开辟了管理软件的先河，在同行业中倍受关注，也使企业领导人耳目一新。

    该系统包括预算控制管理体系和计算机预算控制系统两部分。它强化了企业的预算和资金管理，解决了企业预算管理与预算实施脱节的弊病。传统性的预算（计划）管理在实施过程中缺乏有效的监控，往往在经营期结束后发现在计划实施中出现偏差，即使出现了不理想的结果，也已经形成了客观事实，对企业已经造成了经济上的不利影响。而该体系解决了预算（计划）与实际“两层皮’的问题，预算一旦制定，将对企业所有经营活动具有相当强的约束力，但通过审批系统又能够有效地解决预算执行过程中的不可预见因素。它把人的科学管理和计算机的无情管理有机地结合起来，彻底改变了过去有预算不能完全按其执行、财务事后核算和单纯的计算机没有人性化管理等弊端，真正起到收入和成本的有效控制作用。特别是它与财务核算系统并行，相互之间可以建立良好的监督制约机制。

二、硬件要求

计算机：PII300以上PC机，64M内存，8M显卡，10G硬盘，MODEM

打印机：A4以上幅面的各种型号的平推式打印机

网络：局域网或使用电话线点对点连接

三、应用环境

操作系统：中文Windows 98/xp/nt4.0/2000

支持系统：Microsoft Office 97/2000/xp

显示区域：1024 x 768 象素

四、安装系统

    预算控制系统必须安装在硬盘上才能够运行，安装前请关闭其它应用程序。

    点击安装盘上的Setup.exe文件，按提示安装即可。

五、预算控制系统使用说明

本系统开始使用前必须按照以下步骤进行“初始化”：

1、进入系统，系统管理员密码“zx”。具体使用请参看“（一） 进入系统”一节。

2、进入系统后，在“（二）系统维护”菜单下，首先进行“单位名称及路径设置”，其目的是指定系统的使用单位（可以多个单位）和本地或远程路径所指定的位置（文件夹的位置）。本地路径是指使用单位的所有信息存放的位置，远程路径是指上级审批单位另一台计算机存放本使用单位信息的位置。本地和远程路径一但设定，则不要再随意改动，如若改动，必须两台计算机（支持系统计算机和审批系统计算机）同时修改相关路径。具体使用请参看“（二） 系统维护” 中的“ 单位名称及路径设置”一节。

3、在“（二）系统维护”菜单下，进行“Excel路径设置”，具体指定本计算机Excel.exe执行程序的所在位置，以保证在本系统内正确进行Excel的相关操作。具体使用请参看“（二） 系统维护” 中的“ Excel路径设置”一节。

4、为确保系统安全使用，在“（二）系统维护”菜单下，选择“口令管理”，添加具体的操作人员和系统管理人员。系统管理人员的密码 “zx” 应该修改成其他密码，以保证系统安全。具体使用请参看“（二） 系统维护” 中的“ 口令管理”一节。

5、在“（三）数据维护”菜单下，进行“备份路径设置”，具体指定数据备份在哪一个目录下（最好与本系统安装位置不是相同的驱动盘），以保证数据的安全。若不指定备份路径，则本系统无法正常退出。具体使用请参看“（三） 数据维护” 中的“ 备份路径设置”一节。

6、在“（四）预算科目设置”菜单下，根据本单位的实际情况制作预算报表（演示版可以直接使用本系统提供的演示预算报表），预算完成后，发送给上级审批单位（远程路径指定的位置），并等待上级的审批结果。具体使用请参看“（四）预算科目设置” 一节。

7、上级预算审批结果和相关的银行帐号等相关数据发送到本系统后，在“（六）支出”菜单下，进行“设计支票打印样式”，根据不同的银行帐号、不同货币种类（包括外币）设计不同的支票打印样式。具体使用请参看“（六）支出” 中的“ 设计支票打印样式”一节。

8、上述工作完成后，既可以进行相关的预算内（外）支出、打印支票、超支申请、收入填报、预算调整、统计、查询、计算等各项工作。
　
支出系统使用说明：

（一） 进入系统

开始：  

 

使用系统首先进入系统登录界面。

    第一次登录选用如上图方式登录。其目的是首先进行初始化的各种设置。初始状态SYSTEM的密码为zx，预算年度选择2003年或系统现时年度。

    以后进入系统时，根据自己的实际情况选择不同的单位、管理员姓名、密码和预算年度。

进入系统后界面如下图 

（二） 系统维护

1、 单位名称及路径设置 

添加：添加新的记录，相同的目录不能添加。

修改：修改已有的记录。

删除：删除已有的记录（系统登录不能删除）。

选择路径：可以通过该方法在磁盘驱动器寻找目录（已经事先在磁盘驱动器上建立了目录）。

远程路径的设置格式：\\计算机名\共享文件目录\……

例如：\\dn\预算管理\manage\德天公司\

2、 口令管理 

添加：点击“添加”，可以追加新的使用人姓名和口令。

修改：在下拉菜单中选定使用人姓名，输入老口令，回车后，即可输入新

口令。系统管理员的密码应在此修改。

删除：删除已有的使用人姓名

3、 Excel路径设置 

    利用“修改”，直接在磁盘驱动器中寻找OFFICE中EXCEL的执行程序。

4、 系统恢复 

    该功能必须以系统管理员的身份进入方可使用。

    从左边框“源路径”寻找备份数据的文件夹。

    从右边框“目标路径”寻找恢复数据的文件夹。

    点击“确定”，系统自动恢复数据。数据恢复成功，自动推出系统，再重新正常进入。

（三） 数据维护

1、 备份路径设置 

    事先在WINDOWS系统中建立备份数据的文件夹（例如 c:\物业2\）。

    直接在界面中录入正确文件夹名，按“确定”即可。

    或点击“选择路径”，从磁盘驱动器中寻找备份数据的文件夹。

2、 数据备份 

    点击“是”，数据将自动备份，然后回到主界面。

    点击“否”，系统回到主界面。

3、 数据恢复 

    点击“是”，数据将自动恢复，然后回到主界面。

    点击“否”，系统回到主界面。

（四） 预算科目设置

1、 预算报表

    预算报表是企业预算管理的重要工具，它根据企业的预算管理规程和预算编制实施细则，客观地反映企业收入、成本和费用，使企业按事先制定的预算进行经营管理。

    不同行业制定的预算有较大的差异，我们使用MIRCOSOFT OFFICE中的EXCEL表来编制企业或部门的预算，然后用其生成符合行业特点的数据库。

1．1 制作 

    学会使用MIRCOSOFT OFFICE中的EXCEL操作。

    使用EXCEL制作预算报表。

    将文件簿名Sheet1改为y05f01。

    将文件名另存为“20xx年预算表格式.XLS”，保存在“本地路径”内。

    将“20xx年预算表格式.XLS”保存。

1．2 发送 

    发送前，必须首先连通计算机网络（局域网或电话拨号连接）。

    点击“是”，将上表发送到审批系统。

    点击“否”，系统回到主界面。

2、 超预算科目

    超预算是指预算指标数额不够或预算中没有包括的支出科目，为了追加超预算支出，必须向审批系统申请报批。

2．1 申报超预算科目（预算内、预算外）

预算内报批：

    在上图5个空白处填入相关信息。

    点击“报批”，信息添加到界面的上表中。

    发送前，必须首先连通计算机网络（局域网或电话拨号连接）。

    点击“发送”，将报批结果发送到审批系统。如果发送失败可以多次发送。

    发送后，结果仍然会留在上表中，但如果审批系统将审批结果发回本系统后，该条信息将在上表中消失。

    可以同时发送多个报批结果

预算外报批： 

    在上图5个空白处填入相关信息。

    点击“报批”，信息添加到界面的上表中。

    发送前，必须首先连通计算机网络（局域网或电话拨号连接）。

    点击“发送”，将报批结果发送到审批系统。如果发送失败可以多次发送。

    发送后，结果仍然会留在上表中，但如果审批系统将审批结果发回本系统后，该条信息将在上表中消失。

    可以同时发送多个报批结果。

2．2 浏览审批后超预算科目（预算内、预算外）

    当审批系统将报批结果发送回本系统以后，可以利用该功能查看审批结果。根据审批结果，预算内或预算外超支部分的金额可以在本系统内支出。

预算内结果：
 

    上信息框不输入信息，点击“查询”，检索全部信息。

    上信息框输入信息，点击“查询”，按输入条件检索信息。

    点击表格中“科目名称”的内容，相关信息显示在下面的信息框中。

    拉动移动条，可以查看全部详细信息。

    点击“生成Excel表”，可以生成报表，或将该数据导出保存。

预算外结果： 

    上信息框不输入信息，点击“查询”，检索全部信息。

    上信息框输入信息，点击“查询”，按输入条件检索信息。

    点击表格中“科目名称”的内容，相关信息显示在下面的信息框中。

    拉动移动条，可以查看全部详细信息。

    点击“生成Excel表”，可以生成报表，或将该数据导出保存。

3、预算调整表

    预算执行过程中，由于预算编制误差较大或遭遇企业自身难以克服事件的影响，预算需要从当前月以后进行调整，并将调整结果报审批系统审批。

3．1 制作 

    使用EXCEL制作预算调整表。

    可以使用“20xx年预算格式.XLS”作为预算调整表的基础。

    只修改预算调整月份或以后月份的数据，其他数据一律“不动”。

    不得对原预算科目进行删除（不能进行“行”删除），如果不再使用该科目，请在原来位置保持不变即可。

    新增加的预算科目加在“20xx年预算格式.XLS”的最后一行，并加入正确的科目编码，如果不插在最后一行，令号发生变化，将导致调整以前支出项目发生混乱。

    将文件簿名Sheet1该为y05f01。

    将文件名另存为“20xx年预算调整表.XLS”，保存在“本地路径”内。

    将“xxxx年预算调整表.XLS”保存。

3．2 发送 

    发送前，必须首先连通计算机网络（局域网或电话拨号连接）。

    点击“是”，将上表发送到审批系统。

    点击“否”，系统回到主界面。

4、预算调整审批确认

    应谨慎使用预算调整功能，不做预算调整时，杜绝使用该功能。

    输入系统管理员或财务经理口令。其他口令无效。

    点击“确认”，进行预算调整。并按系统提示进行。

    点击“预算调整确认”，即可按说明完成预算调整。

（五）收入（按科目输入月实际收入）

    选择科目名称和月份，在“实际收入金额”处，填写收入值。

    输入时间为当月或前一个月，收入值可以正常录入。

    输入时间不是当月或前一个月，收入值必须按提示强行录入。

    12月份的收入值可以在当月或次年的1月份录入。

    可以生成EXCEL表，并将该数据导出保存。

（六）支出

1、票据

1．1 支出（预算内科目、预算外科目）

预算内科目支出： 

    使用鼠标点击所选择“科目名称”，当前月相关信息显示在文本框内。

    其它月相关信息可以利用鼠标拉移动条查找。

点击“支出”，进入支出界面。  

    选择银行和帐号，结算方式和币种自动显示， 如果是外币，货币名称、汇率自动显示。

    根据币种，系统自动选择输入小写金额或外币金额等信息。

    如果本次支出超出预算，系统不能支出，系统将提示“……请领导签字”或“……向上级申报”。

    如果支出在预算范围内，系统可以正常支出。

    支出后可以选择“支出作废”，取消本次支出，支出数额退回原预算。

    支出后可以选择“打印”，与打印机相连直接打印支票。

    支出后可以选择“预览”，查看支票打印效果。

预算外支出： 

    使用鼠标点击上表所选择的“科目名称”，当前月相关信息显示在文本框内。

    其它月相关信息可以利用鼠标拉移动条查找。

    点击“支出”，进入支出界面。 

    选择银行和帐号，结算方式和币种自动显示， 如果是外币，货币名称、汇率自动显示。

    根据币种，系统自动选择输入小写金额或外币金额等信息。

    如果本次支出超出预算，系统不能支出，系统将提示“……请领导签字”或“……向上级申报”。

    如果支出在预算范围内，系统可以正常支出。

    支出后可以选择“作废”，取消本次支出，支出数额退回原预算。

    支出后可以选择“打印”，与打印机相连直接打印支票。
 
    支出后可以选择“预览”，查看支票打印效果。

1．2 已支出作废  

    在上图选择“科目名称”，点击想要作废的记录。

    在信息框中核对需要支出作废的信息是否正确。

    点击“支出作废”，支出作废，支出金额退回原预算。

    点击“退出”即可。

1．3 打印支票 

    该打印支持多科目打印功能，既将两个或两个以上科目的支出金额同时打印在一张支票上。

    将需要打印的支出项目由“待选打印区”点兰选中，添加（点击“确定”箭头）到“打印区”中，添加一项支出为单科目打印，添加两项或两项以上支出为多科目打印。

    添加错误，可以用鼠标在“打印区”点兰选中，点击“取消”箭头即可。

    输入空白框中的信息即可。

    点击“打印”，直接与打印机相连打印支票。
 
    点击“模拟显示”，可以显示打印结果。

1．4 已打印支票作废

1.4.1 单科目打印支票作废

    从上图中，选择想要作废的已打印支票。

    在信息框中核对需要支票打印作废的信息是否正确。

    点击“支票作废”即可。

1.4.2 多科目打印支票作废

    从上图中，选择想要作废的已打印支票。

    在信息框中核对需要支票打印作废的信息是否正确。

    点击“支票作废”即可。

1．5 设计支票打印样式 

选择银行名称

    填写“存储文件名”（系统中已经设定好的可以使用），用来保存该支票的打印样式。

    点击“设定”。 

    从“项目名称”的下拉框中选择项目，然后填写相应的信息。

    点击“添加”，信息追加到上表框中。

    点击“删除”，删除所选信息。

    点击“模拟显示”，出现下图。 

    利用鼠标将图上的“信息字段”挪到相关位置。

    点击“保存”。

    点击“模拟数据显示”，可以查看设计完成的支票打印结果。

    如果显示结果不理想，可以重复上两步骤。

    如果“支票影象图”不合适，点击“加载支票影象图”。

    “支票影象图”扫描时，国内银行的支票请选用100DPI的分辨率，图象尺寸大小为长22.5cm，宽8cm。

2、银行转存款

（七）查询

1、 预算内科目查询

1．1 支出查询 

    不填写任何输入信息，直接点击“支出查询”，将全部结果查出。

    填写币种，按相应币种查询。

    填写信息或选择条件，将按条件查询。 

    点击“科目名称”，相应的信息进入下面的信息框。

    其它月相关信息可以利用鼠标拉移动条查找。

    支出后可以选择“支票作废”，取消本次支出，支出数额退回原预算。

    支出后可以选择“打印支票”，与打印机相连直接打印支票。

    可以生成EXCEL表，将该数据打印报表，或将结果数据导出。

1．2 预算查询 

    不填写任何输入信息，直接点击“预算查询”，将全部结果查出。

    填写信息，将按条件查询。 

    点击“科目名称”，当前月的信息进入到下面的信息框中。

    改变月份可以显示不同月份的相关信息。

    其它月相关信息可以利用鼠标拉移动条查找。

    可以生成EXCEL表，将该全部预算内数据打印报表，或将结果数据导出。

2、预算外科目查询

2．1支出查询 

    不填写任何输入信息，直接点击“支出查询”，将全部结果查出。

    填写币种，按相应币种查询。

    填写信息或选择条件，将按条件查询。 

    点击“科目名称”，相应的信息进入下面的信息框。

    其它月相关信息可以利用鼠标拉移动条查找。

    支出后可以选择“支票作废”，取消本次支出，支出数额退回原预算。

    支出后可以选择“打印支票”，与打印机相连直接打印支票。

    可以生成EXCEL表，将该数据打印报表，或将结果数据导出。

1．5 设计支票打印样式 

选择银行名称

    填写“存储文件名”（系统中已经设定好的可以使用），用来保存该支票的打印样式。

    点击“设定”。 

    从“项目名称”的下拉框中选择项目，然后填写相应的信息。

    点击“添加”，信息追加到上表框中。

    点击“删除”，删除所选信息。

    点击“模拟显示”，出现下图。 

    利用鼠标将图上的“信息字段”挪到相关位置。

    点击“保存”。

    点击“模拟数据显示”，可以查看设计完成的支票打印结果。

    如果显示结果不理想，可以重复上两步骤。

    如果“支票影象图”不合适，点击“加载支票影象图”。

    “支票影象图”扫描时，国内银行的支票请选用100DPI的分辨率，图象尺寸大小为长22.5cm，宽8cm。

2、银行转存款

（七）查询

1、 预算内科目查询

1．1 支出查询 

    不填写任何输入信息，直接点击“支出查询”，将全部结果查出。

    填写币种，按相应币种查询。

    填写信息或选择条件，将按条件查询。 

    点击“科目名称”，相应的信息进入下面的信息框。

    其它月相关信息可以利用鼠标拉移动条查找。

    支出后可以选择“支票作废”，取消本次支出，支出数额退回原预算。

    支出后可以选择“打印支票”，与打印机相连直接打印支票。

    可以生成EXCEL表，将该数据打印报表，或将结果数据导出。

1．2 预算查询 

    不填写任何输入信息，直接点击“预算查询”，将全部结果查出。

    填写信息，将按条件查询。 

    点击“科目名称”，当前月的信息进入到下面的信息框中。

    改变月份可以显示不同月份的相关信息。

    其它月相关信息可以利用鼠标拉移动条查找。

    可以生成EXCEL表，将该全部预算内数据打印报表，或将结果数据导出。

2、预算外科目查询

2．1支出查询 

    不填写任何输入信息，直接点击“支出查询”，将全部结果查出。

    填写币种，按相应币种查询。

    填写信息或选择条件，将按条件查询。 

    点击“科目名称”，相应的信息进入下面的信息框。

    其它月相关信息可以利用鼠标拉移动条查找。

    支出后可以选择“支票作废”，取消本次支出，支出数额退回原预算。

    支出后可以选择“打印支票”，与打印机相连直接打印支票。

    可以生成EXCEL表，将该数据打印报表，或将结果数据导出。

2．2预算查询 

    不填写任何输入信息，直接点击“预算查询”，将全部结果查出。

    填写信息，将按条件查询。 

    点击“科目名称”，当前月的信息进入到下面的信息框中。

    改变月份可以显示不同月份的相关信息。

    其它月相关信息可以利用鼠标拉移动条查找。

    可以生成EXCEL表，将该全部预算外数据打印报表，或将结果数据导出。

（八） 收支统计

1、 单位选择 

    该功能主要用于选择多个单位或一个单位多个部门统计时参与统计的单位或部门。

    用鼠标在“待选单位”区域选择单位。

    点击“+”到已选单位。
   
    用鼠标在“已选单位”区域选择单位。

    点击“-”到待选单位。

    选择单位以后，多单位的统计将按所选单位进行。

    点击“选择确定”以后，点击“退出”即可。

2、 本单位收入科目统计 

    在起止月份下拉菜单中选择月份。

    点击“收入统计”。

    点击“生成Excel表”生成报表，或将该数据导出保存。

3、 多单位收入科目统计 

    在起止月份下拉菜单中选择月份。

    点击“收入统计”。

    点击“生成Excel表”生成报表，或将该数据导出保存。

4、 多单位收入统计 

    在起止月份下拉菜单中选择月份。

    点击“收入统计”。

    点击“生成Excel表”生成报表，或将该数据导出保存。

5、 本单位支出科目统计 

    在起止月份下拉菜单中选择月份。

    点击“支出统计”。

    点击“生成Excel表”生成报表，或将该数据导出保存。

6、 多单位支出科目统计 

    在起止月份下拉菜单中选择月份。

    点击“支出统计”。

    点击“生成Excel表”生成报表，或将该数据导出保存。

7、 多单位支出统计  

    在起止月份下拉菜单中选择月份。

    点击“支出统计”。

    点击“生成Excel表”生成报表，或将该数据导出保存。

8、 本单位收支汇总统计(可跨年) 

    在起止时间输入框中输入开始年月和截止年月。

    点击“汇总统计”。

    点击“生成Excel表”生成报表，或将该数据导出保存。

（九） 帮助

    按 F1 键，随时显示帮助信息。

六、几点说明

1、 本系统支持外币输出。

2、 在人民币科目中（普通科目），及可以按人民币的形式支出，也可以按外币的形式支出。按外币形式支出时，按汇率（一年内保持不变）核算人民币后扣减相关科目。

3、 在外币科目中（特殊科目），只能按外币的形式支出。例如；美元科目，只能按美元形式支出，港币科目，只能按港币形式支出。

4、 特殊科目的最前端一定冠有外币名称，预算值也是以外币数值体现。例如：美元设备款，预算10000（美元）、日元维修费，预算800000（日元）等。

5、 查询统计时，一般可以按不同币种进行查询统计，但统一汇总时，特殊科目的外币支出金额和外币预算金额统一按不同币种的汇率核算为人民币。

七、系统维护

1、 系统正常使用后，系统管理员或财务经理一定修改系统管理员的密码。因为关系到数据和系统安全的地方都需要输入系统管理员的密码，以防止普通操作人员误操作带来不必要的损失。

2、 请严格按此操作说明操作，凡是有下拉菜单的选择项必须使用下拉菜单中的选项或者为“空”，否则系统会报错退出。但不会影响数据和系统的安全，再次重新进入系统即可。

3、 为保证数据安全，每次系统退出时，要求强制备份系统数据，否则不能退出系统。因此必须设定系统备份数据的文件夹。

4、 数据需要传输通讯时，必须首先连通计算机网络（局域网或电话拨号连接），并耐心等待数据传输结束。

5、 如果由于操作不慎或计算机操作系统原因，导致数据错误，可以利用系统恢复功能将上一次的数据恢复到系统中。

6、 系统采用了必要的加密措施，如果没有使用正版系统，可能导致你的数据丢失。

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