惠普红头文件分发打印解决方案

需求分析
    在我国现行体制下，传送红头文件一直是党政各级机关以及企事业单位实现上情下达的唯一正式渠道。每天都有大量的公文通过传统的邮递方式流转于全国各地，协调和维持着各级行政机关的正常运转。邮寄也已成为我国传送公文由来已久的主要方式，但是随着时代的变迁、社会的发展、科技的进步，计算机日益普及，Internet/Intranet也已成为传送信息的最佳纽带，在办公自动化的大环境下，以传统邮递方式传送红头文件的弊端日益显现，它速度慢、易丢失、保密性不高。同时，随着办公自动化应用的推广普及，原有的公文管理模式已远远不能满足党政各级机关以及企事业单位信息化建设的需要。

    电子公文，将红头文件通过专有的技术处理成为数字化信息，并且以完善的安全技术手段解决了相应的数据传送和输出的问题，从而实现利用计算机网络进行公文的管理以及远程传送，为各种办公自动化系统的推广实施铺平了道路。

方案构成
    根据以上的需求分析，惠普公司以彩色激光打印机为核心开发了适合政府部门、企事业单位使用的红头文件分发打印解决方案。传统公文传输流程为录入→排版→打印→手动盖章→邮寄→接收文件→登记→分发，整个传输过程需几天甚至几周时间，速度慢、易丢失、易泄密，耗时耗财耗力；电子公文传输流程为录入→排版→电子盖章→加密和电子邮件发送→接收文件并解密→登记→打印→分发，整个传输过程仅需几小时甚至几分钟，速度快、不易丢失、不易泄密，省时省钱省力，高效：用网络传输，几分钟内便可到达收件单位。（如图）

    惠普红头文件分发打印解决方案具有安全、快速、准确、经济的特点，在方案中，所有需要传送的红头文件皆通过电子排版，直接通过网络以加密电子邮件的形式传递，需要硬件加/解密卡的支持，大大提高了传递的安全性；发文端与收文端的计算机平台需要配置相当的硬件设备，在网络中均被指定，形成对应关系，保证不会出现差错；采用这套方案，只需几分钟就可以到达收件单位。不再需要邮递费用，提高了工作效率，节约了成本。

    红头文件分发打印方案配置包括了以下四个方面：基于网络环境的计算机平台；电子公文系统软件，这套软件系统完成了对文件的编辑、排版、加密，并将编辑好的红头文件以加密的形式发送电子邮件；安装于指定的收发红头文件的计算机网络平台上的文件加密/解密硬件卡；HP CLJ8550/CLJ4600彩色激光打印机，惠普激光打印机性能稳定、双面打印功能强大, 具有良好的易用性，完全可以胜任打印红头文件的要求。

    惠普彩色激光打印机CLJ8550/CLJ4600
    彩色打印机是把电子公文转换成大量纸质文件的最后一道屏障。 因此，电子公文系统对打印机的速度，打印质量，稳定性和兼容性都有极高要求。

    耗材兼容性要求：红头文件一般要做长期保存，要尽量避免高温、潮湿及其它环境的影响而产生质变，打印件的耐久性是必须要考虑的因素；
    性能稳定要求：一旦采用电子红头文件方式，单位就需要每天处理大量打印任务，这就要求打印机有稳定的性能，很少出现故障，否则一旦延误，将对政府部门的工作带来很大的不利影响。

    速度要求：政府部门以及企事业单位是需要高效办公的部门，对打印速度有严格的要求；
    幅面要求：由于红头公文除了16开的文件，不少都是8开页面，这就需要A3幅面的彩色激光打印机；
    网络打印的要求：几乎每个政府部门都拥有自身的网络，因而这应该是1台网络彩色激光打印机，支持高速打印，自身附带网卡。
    双面打印要求：政府上传下达的红头文件按照惯例，均要求双面打印，所以必须选择具有双面打印功能的打印机。
    总体拥有成本的要求：红头文件打印解决方案是一个结合硬件、软件与网络的综合系统，一旦采用，将涉及到系统一次性购买投入及后期耗材成本，这就需要合理的整体拥有成本。

    惠普彩色激光打印机CLJ8550/CLJ4600成为红头文件分发打印解决方案的核心。它们都集纳了惠普在打印机领域的众多优势，在打印速度、质量、易用性、整体拥有成本与售后服务方面表现更为突出，成为红头文件打印解决方案的首先。

    惠普CLJ8550是完全实现A3幅面全自动双面打印的彩色激光打印机，提供11x17/A3尺寸的自动和12×18.5英寸的手动双面打印；8550DN及8550GN型可进行自动双面打印。高打印吞吐量和高引擎速度令月吞吐量高达60,000页，其打印速度为24ppm(黑白打印)/6ppm（彩色打印）。它采用惠普专利的 ImageRet 2400 色彩分层技术，ImageRet2400通过一点多层打印，在这个点中融进四种颜色，并在指定区域内对碳粉进行分配，不仅实现了对颜色的精确控制，也使打印分辨率高达2400dpi，实现了“无可见斑点”打印。

    HP CLJ4600是专门针对商用办公而设计的一款产品，其最大的特点是采用了惠普最新的彩色同速（In-Line）技术，打印彩色页面时速度像打印黑白页面一样快捷，标称打印速度达到了16PPM，这可以大大节省大量文件的输出时间，提高工作效率。CLJ4600还采用了惠普的分辨率增加技术、增强型套准技术、第二代智化碳粉技术，提高了打印质量，可以达到照片级的输出效果。它在易用性方面的设计也是可圈可点的，由于改进了走纸通道，使得只需打开前盖，就可以轻松地进行清除卡纸和更换硒鼓等维护工作。另外，在惠普红头文件分发打印解决方案中即可以根据硬件要求通过并口连接在指定的计算机平台上，还可以与内部网络连接，实现网络打印。基于以上特点的CLJ4600具有高性能、高可靠性、高稳定性的综合素质，完全可以满足政府部门、企事业单位打印重要性较高的文件的需求。4600DN及4600DTN可进行自动双面打印，且价格低廉，性能优益。

    考虑到政府部门、企事业单位不可能在产品维护方面花费大量人力、物力，所以方案提供商需向其提供全面的服务，目前针对政府部门、企事业单位对服务提出的两个最大要求：一是响应时间短；二是备件到货时间短。惠普为其提供了完美的“金牌”服务，这其中包括了一年现场服务，第二工作日响应，现场更换消耗易损部件（例如，彩色激光打印机为加热组件、感光鼓组件、传动组件）等。这对于节省工作成本、提高工作效率是相当有帮助的。

实施成果
    惠普红头文件分发打印解决方案自1997年实施以后，已经被国内许多政府部门、企事业单位所采用，其中包括，中国农业银行、中国银行、中国人民银行、中国农业发展银行、中国国家开发银行、中国民生银行、同时国务院办公厅也正在全国积极地推广该系统。

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