ISO9000及ISO14000文件管理系统

2004-6-10　发布方：北京富士通　网友评论 0 条　点击进入论坛

　　目前，很多企业正在或者已经取得了ISO9000或者ISO14000认证体系。ISO文件系统的申请，批准和发行管理的复杂性，使得企业浪费了大量的人力.物力.财力，而且容易造成混乱影响体系的执行或者认证。例如：常规情况下，一个程序文件在写成以后，先要打印出一份，再送相关部门的人员确认签字通过后，然后由文件发行部门复印若干份发给相关部门，还要做好相关记录台帐。如果遇到改版又要重新来一遍，如此往复。有的文件要改上几版的话，浪费的人力.物力.财力可想而知，而且ISO的文件系统有很多（包括一层文件，二层文件，三层文件），有的文件页数很多（如质量手册等）。

    因此，我们推出了PRODocumal质量文书管理系统，通过互联网或者公司内部局域网完成文件的电子审批.发行.接收.版本控制等大量工作，大大提高了企业资源的利用和办事效率。使用者也只需要按照多种检索方法检索到相关文件，就可以清楚的了解文件的状态。

    其特点介绍如下：

    大大减轻了文件管理造成的工作负担文书管理系统PRODocumal强调了文件更改记录的管理，审批状态的管理，发放对象的管理等各种管理的必要性。本文件管理系统具有文件的批准/发放管理及生成文件一览表功能，从而大大减轻了工作负担，帮助建立与ISO9000/14000有关的文件管理系统。

登录.改版

    1:在Web浏览器中可以进行登录.改版操作。

    2:选择文件后可以进行检索.改版等一系列操作。

    3:利用Intrante使多个工厂或办公室实现对文件的共享4:管理文件的新旧版本，浏览与旧版文件相关的内容。检索.报告1:.具有分级检索/关键字检索全文检索等各种检索功能。

    2:生成台帐管理.审批记录/发放记录的清单一览审批.发放1:在Web浏览器中实现审批.否决操作2:利用Web进行审批/发放的进度管理。

    3:审批程序（包括并行审批）的设定简单易行。

    4:具有权限转让的代理审批功能5:能够通知文件的登录/改版操作(在文件登录或者改版的同时，自动发送电子邮件通知具有审批权限部门审批)。

系统特点

    1. 使用互联网或者公司现有的内部网络

    2. 使用JAVA语言，具有开放的体系结构

    3. 简单操作，与网上冲浪一样。

    4. 结合E-mail系统实现文件的电子化审批。

系统概要

    PRODocumal是文件管理工作的支援系统，提供文件信息管理、文件一体化管理、文件发放管理以及电子审核批准等功能。

    文件登录将编制完成的所有文件（包括文本文件、图象文件和表格等）登录到服务器上进行统一管理。能使用该计算机允许使用的所有格式的文件。

    文件发放处理采用电子邮件的形式进行文件的发放和接收处理。

    电子审核批准处理对于有必要审核批准的文件进行申请，并采用电子邮件的形式进行审核和批准。

    文件检索处理可根据文件的级别、关键词和全文检索。

    PRODocumal产品包括以下2种，请根据公司规模和使用规模确定使用其中哪一种。

    另外，安装PRODocumal/Intranet2(5 User)版以后，依旧可以升级为Free User版。

　PRODocumal/Intranet2(Free User)版

    PRODocumal/Intranet2(5 User)版

    PRODocumal/Intranet2不仅可以对文件进行一元化管理，而且具有电子审核批准功能以及电子发放功能，可以对应ISO族的要求。

    上述两种产品在功能上不存在任何区别，PRODocumal/Intranet2(5 User)版应用于小规模组织，系统的同时连接数限定为5的低价位产品。

系统功能

1：操作流程和各功能的位置

下面说明PRODocumal的基本功能。

1.2.1布告栏发布通知以及公告。

    （1）创建登录新的通知或者公告。

    （2）显示显示通知或者公告。

    （3）删除删除通知或者公告。

1.2.2文件检索检索一元化管理的文件。

    （1）分级检索　　　检索每级库或目录中的文件。

    （2）关键词检索　采用PRODocumal管理的关键词进行文件检索。
　　根据用户指定的条件，可以进行组合检索。

    （3）全文检索　利用IIS的功能进行全文检索。

    IIS：Internet Information Server

1.2.3文件管理

    （1）登录文件　登录文件信息和文件，可同时登录多个文件和HTML文件。

    通过E-Mail发送文件的链接地址（URL）。

    （2）删除文件删除登录完毕的文件。

    （3）改版文件将文件正文变成未批准状态。

    （4）文件对文件进行各种处理。

    上传未批准文件。

    申请审核批准未批准文件。

    删除未批准文件。

　　通过更新同一版本以及修改版本数可登录新文件。

    （5）文件发放选择发放号，发放文件通过E-Mail发送文件的链接地址（URL）。

    （6）文件作废申请

    对即将作废文件进行的申请，使文件状态置为"作废中"。

    （7）文件作废

    作废文件，但文件本身并未被删除。

1.2.4审核批准文件和接收文件审核批准文件和接收文件都可以通过电子邮件进行。

    （1）审核批准文件　对未批准文件进行审核和批准。

    进行审批、否决处理。

    （2）接收文件　接收发放的文件。

1.2.5报表

    （1）文件管理台帐生成文件管理台帐（最新版文件一览表）。

    （2）文件一览生成每个资料库的文件一览表。

    （3）作废文件一览生成作废文件一览表。

    （4）相关文件一览生成相关文件一览

    （5）审批记录一览生成审批记录一览表，可指定文件编号。

    （6）发放记录一览生成发放记录一览表，可指定文件编号和发放号。

    （7）发放对象信息一览生成文件发放对象信息一览表。

    （8）审批程序信息一览生成审批程序信息一览表。

    （9）用户组信息一览生成用户组信息一览一览表。

    （10）资料库信息一览生成资料库信息一览表。

    （11）安全信息一览生成安全信息一览表。

    （12）期限检查清单检查文件设定的保管期限，生成期限检查清单。

    （13）各部门发放记录一览生成每个部门的发放记录一览表，可指定文件编号和发放号。

1.2.6主表维护

    （1）安全组信息可登录安全组信息。

    （2）部门信息登录组织结构以及部门信息。

    （3）用户信息登录用户的ID、密码、邮箱地址以及权限。

    （4）用户组信息将用户转为用户组并登录。

    （5）审批程序名信息登录审批程序名。

    （6）审批程序信息登录审批程序。

    （7）发放对象信息将发放对象转为组并登录。

    （8）项目名信息登录每个资料库的项目名信息。

    （9）资料库信息作成资料库。

    （10）文件夹信息在资料库内作成文件夹。

    （11）用户组成员信息用户组一览表示，登录用户至用户组。

1.2.7管理员工具

    （1）数据库工具维护数据库用的通用工具。

    （2）系统设定进行PRODocumal的各种系统设定。

    提供的服务

    1：咨询服务文件分类.文件管理程序以及帮助文件电子化

    2：启动服务环境设置及安装.操作培训

    3：售后服务电话支持.现场支持。

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