保险行业培训资源管理系统

2004-11-1　发布方：上海天傲　网友评论 0 条　点击进入论坛

    1项目背景
    随着中国加入WTO，保险行业的竞争日趋激烈，险种推陈出新，"保险人"急剧增加，各保险公司为提高自身服务能力，也在不断加大培训员工的力度。尽管如此，由于很多保险公司的培训管理部门缺少电子信息系统的支持，导致管理效率低下，具体表现在：
    · 各专业系列的培训教材/书籍的管理采用人工方式，包括教材基本信息维护、出库、入库、定购、发布征订信息、库存管理等操作均采用低效率的手工作业；
    · 正在开办的培训课程及相关教案等资源信息无法得到有效的整合与共享，学员和讲师均无法快速获取当前培训信息；
    · 难以检索员工的培训状态，导致对（内/外勤）的培训效果缺乏系统的评价和跟踪；
    · 对公司各专业系列的培训讲师状况，缺乏客观的评价和记录，不能充分合理地利用和完善师资力量；
    · 培训费用的手工管理难以获取各项费用的用途、列支等相关信息；
    · 无法实现快速的综合查询和统计。各统计往往仅在部门内部，统计数据缺乏综合性。报表的生成费时费力，错误率较高。
    在上述背景下，上海天傲科技有限公司成功开发了培训管理系统，向保险行业提供了完整的培训管理信息化解决方案。在这一解决方案支撑下，各培训资源得以整合，不仅大大减轻了培训管理部门的日常繁琐的工作压力，大量的信息报表也为高层管理部门的决策提供了重要的依据。


    2系统目标
    根据整个培训资源管理系统的要求，我们确立了"对现有培训资源进行整合（达到各部门培训管理需求），兼顾保险公司发展对培训管理要求的变化，为建立完善的培训管理体系提供信息自动化管理平台"的项目思路。同时确立了教材管理、课程/教案管理、讲师/学员管理、培训项目管理、费用管理等五大功能模块。借助该系统，培训部门可以协同各有关部门系统、科学地管理公司的教育培训资源，有效地控制和正确地评估公司的教育培训活动。具体系统目标是：
    · 为公司内/外勤培训决策提供全面、及时、准确真实的数据支持；
    · 建立教材管理体系，包括库存、征订、出入库等；
    · 建立课程和教案管理体系，包括课程信息的维护、教案上下载等；
    · 建立内/外勤员工及师资的培训档案；
    · 建立培训项目的管理体系，实现培训项目的审批流程；
    · 建立对培训费用进行有效监管的体系；
    · 可生成各功能模块的统计查询报表，所有报表可以直接打印或另存为Excel文档。
    除此以外，系统另设系统设置和权限设置两个模块，实现对系统的各项全局参数进行设置、数据导入和用户的权限管理。
    培训管理系统的最终目标就是降低培训资源信息获取成本，减少员工重复劳动；为培训部门节省时间、人力、物力和财力，使工作更加快捷、便利、有序，提高工作效率，实现办公自动化。


    3系统各模块功能介绍

    教材管理模块
    · 教材信息维护：包括由总公司下发、分公司自行征订的书籍、VCD等教材。在此模块中，普通用户可以了解现有的教材的名称、制式、适用对象等信息。系统教材管理用户可以对各教材信息进行增删改；
    · 征订发布：向各个机构发布教材的征订信息，并在首页上显示最新的征订信息；
    · 教材预定：各个机构根据当前的教材征订信息根据各自的需求情况进行教材预定，该操作通常由分支机构的管理员来进行；
    · 教材出入库：教材入库时由上级机构向下级机构分发教材，而不能越级入库。在同一级的机构也同样不能互相转发教材，这一点和在"教材出库"模块中是同样的设置。上级机构出库自动转为下级领用机构的入库待确认记录；除初次进入本系统的教材外，内部流转只需进行出库操作。
    · 教材库存：教材库存是对当前各机构教材的库存量进行管理。通常，出入库操作和其他涉及教材的操作时系统会自动修改各机构库存量，因此库存基本上不需要进行调整，只有在本系统建立之初进行初始化的时候才需要修改库存，因此这一功能通常只授权系统管理员，普通用户一般只能察看本机构库存情况，管理用户可察看各机构库存。
    · 教材类报表：教材类报表包括如下报表：
    · 教材信息报表：按照教材名称、适用对象和日期进行查询，生成符合条件的所有教材的信息报表；
    · 教材征订信息报表：按照教材名称、适用对象和征订截止日期进行查询，生成符合条件的所有选定机构的教材预定信息；
    · 教材库存报表：按照教材名称、适用对象进行查询，生成符合条件的各选定机构的所有教材库存信息；

    课程管理模块
    课程信息维护：可以让用户自定义新的课程，用户可以输入课程名称，授课方式等资料并可以对已经存在的课程进行编辑。除此以外，课程信息管理还可以管理（增删改）与某一课程相关的讲师信息、教材信息、教案信息等。
    教案信息：可以让用户上载、下载教案的同时，还可以由上载人设定教案的访问权限，确保只有授权的用户才可以下载该教案。
    内勤员工岗位课程标准维护：设定各机构各内勤岗位所需进行的各项培训课程标准，以便内勤员工查询。通常仅授予机构管理员对该功能模块的修改功能；
    课程信息类报表：包括如下报表：
    课程信息报表：按照课程名称、课程制式进行查询，生成符合条件的所有课程的信息报表；还包括三个子报表：
    · 课程讲师报表：反映各课程配备讲师情况；
    · 课程教案报表：反映各课程相关教案情况；
    · 课程教材报表：反映各课程相关教材情况；

    岗位课程标准报表：按照指定的岗位、专业系列列表、机构列表生成内勤岗位机构的信息报表。

    学员讲师管理
    学员管理：按照机构部门树对学员进行统一管理（最初的所有数据来源由本系统接口模块由人力资源部门的数据库中导入）。每位学员的信息包括：
    a) 基本信息：学员的基本资料，如身份证号、学历岗位等20余条个人基本信息；
    b) 受训经历：学员所进行的历次培训记录；
    c) 曾获荣誉：学员所获得的历次荣誉记录。

    讲师信息维护：按照机构部门树对讲师进行统一管理，每位讲师的信息包括：
    a) 基本信息、受训经历、曾获荣誉：与学员相同；
    b) 讲师信息：包括评聘时间、讲师职级、初始课时和积分等等信息；
    c) 擅长课程：编辑修改讲师擅长的课程；
    d) 开发课程：编辑修改讲师开发的课程；
    e) 授课记录：编辑修改讲师的授课记录。

    学员讲师类报表：包括如下报表：
    · 讲师报表：指定机构和专业系列列表，按照担任讲师的时间、培训班的名称、讲师级别和讲师姓名进行查询，生成符合条件的所有讲师的信息报表；
    · 兼职讲师课时费报表：指定机构和专业系列列表，按照讲师姓名、项目名称进行查询，生成符合条件的所有兼职讲师的课时费报表；
    · 学员报表：指定机构和专业系列列表，按照培训班的名称、学员姓名进行查询，生成符合条件的所有学员的信息报表。


    培训项目管理
    培训项目包括普通培训班、代理人考试班、工作会议研讨班等，培训项目管理包括：
    培训项目的基本信息维护：培训项目的增删改，维护培训项目的名称、类别和各项费用等等基本信息；除此以外，还包括如下子信息的维护：
    a) 学员信息：培训项目的学员信息维护。其中学员既可以是本系统员工，也可以是非本系统员工；
    b) 费用收入：培训项目各项收入明细项维护；
    c) 费用支出：培训项目各项费由支出明细项维护；
    d) 课程安排：培训项目的课程安排，包括讲师和课时费安排等；
    e) 教材发放：培训项目的教材发放情况维护，一旦确认，会根据教材发放情况自动修改库存。

    培训班审批和结报流程：本系统专门设计的审批、结报流程为培训项目的内部流程提供了完善的解决方案，办班人（部门）、审批人（部门）、结报人（部门）在不同阶段介入并对培训项目进行操作；

    培训班归档：一旦对培训班进行归档操作，系统将它所包含的相关信息自动增加到其他信息库中。下面综述了培训班归档操作时系统自动进行的一系列子操作：
    a) 计算每个员工在本培训班所学课程的积分总和，并累加到该员工的累计课程积分中，同时为每个员工增加一条受训经历；
    b) 更新讲师的累计课时和累计授课积分；增加讲师的授课记录；更新讲师的擅长课程记录；
    c) 将所有未确认发放的教材标志为确认，并完成教材发放确认的相关工作（更新教材库存）；
    d) 先对培训班所有的支出费用求和（包括费用支出里的各项费用总和及课程安排里的讲师的课时费总和），然后在培训班所属机构的培训费用预算中增加一个培训支出项，并从预算的可使用额中将其减去。

    代理人考试班参考：维护同业公司的代理人考试班的参考情况；
    培训项目报表：包括如下报表：
    培训班信息报表：以培训班名称、培训班类型、培训班状态作为组合查询条件，指定机构和专业系列，生成符合条件的所有培训项目的综合报表；除主报表外，还包括五个子报表：
    · 培训班费用支出报表：包含各培训班费用支出明细； · 培训班收入报表：包含各培训班收入明细； · 培训班课程及讲师报表：包含各培训班课程和讲师安排； · 培训班教材发放报表：包含各培训班教材发放情况； · 培训班学员通讯录：包含各培训班的所有学员的通讯录。
    代理人考试班报表：以班级名称、班级状态作为组合查询条件，指定机构和专业系列，生成符合条件的所有代理人考试班的综合报表；
    工作会议研讨班信息报表：以会议名称、类型和状态作为组合查询条件，指定机构和专业系列，生成符合条件的所有工作会议研讨班的综合报表；除主报表外，还包括一个子报表：会议费用报表，该子报表包含各会议的费用支出明细；
    同业代理人考试班参考报表：按公司名称生成所有同业代理人考试班的考试情况。


    费用管理
    费用预算：利用本功能模块可以对各机构和各专业系列的培训费用预算进行管理，其中包括：
    a) 按年度和月份的对培训费用预算进行增删改；
    b) 追加某特定月份的预算费用；
    c) 查阅/修改某特定月份的培训支出明细；
    d) 查阅/修改某特定月份的培训收入明细。

    课时费标准：按照讲师的级别、课程的类别设定课时费标准，以便在培训班维护时自动生成各讲师的课时费；一般用户可以利用此模块查询课时费标准；
    费用类相关报表：
    a) 预算报表：以预算年度和月份为组合查询条件，指定机构和专业系列，生成符合条件的所有预算费用的综合报表，该报表包括：指定机构和系列的预算额、追加预算总额、预算总额、收入额、使用额、余额、经手人等信息。除主报表外，还包括三个子报表：
    · 追加预算报表：包含费用预算的追加项信息； · 预算使用明细表：包含预算的使用明细信息； · 培训费用收入明细表：包含预算的费用收入信息。
    b) 课时费报表；
    c) 培训费使用情况报表：查询指定机构和专业系列的各职级人员的参训人次、使用培训费数额等信息。

     系统设置
     为了本系统能够适应各保险公司内部的行政架构，本系统授予系统管理员权限来构建这一架构。当然，更简便的方法是直接从现有数据库中导出。
     1）系列、机构、部门、岗位的设置：建立公司的系列、机构、部门、岗位；
     2）基础数据：维护系统运作所需的基础数据；
     3）导入数据：直接将外部数据，如员工、机构、部门、岗位、系列等信息由外部数据库导入。由于各保险公司现有的相关数据库可能是不同的，因此如需导入数据则要定制接口数据模块。

     权限设置
     本系统采用的权限方案类似于操作系统对用户的授权方案，但有所不同的是较操作系统要简化一些。
     · 用户组维护：用户组是一个用户集合的标示，一个用户组通常包含若干个性质相同的用户。某一特定用户组对应特定的若干权限，该用户组的成员就具有这些权限。
     · 功能模块：功能模块是指能够完成的某一特定功能的模块，用户可以利用这些模块进行工作。换句话说，用户使用系统实际上是在使用这些模块。这些模块均有4种权限：查询、插入、更新和删除。
     · 用户维护：用户是指使用本系统进行管理的员工，用户由管理员进行添加。某一特定用户通常从属于一个或多个用户组。
     利用上述的概念我们就可以对所有的用户进行权限管理了。通常由管理员对用户和用户组进行维护和授权此模块还包含普通用户更改口令的模块。

     论坛
     本系统设置了一个简便的论坛，用于使用该系统的用户进行及时地信息交流。



     4软件系统架构和性能
     培训管理系统是基于B/S架构的计算机信息管理系统。从系统设计的角度看，这套系统的主要特点是：

     采用先进的浏览器/服务器（B/S）体系结构
     传统的管理信息系统一般采用C/S架构（客户机/服务器，Client/Server）方式来完成,与C/S架构相比，B/S（浏览器/服务器，Brower/Server）架构具备极大的优越性：
     · 面向电子商务时代的技术。整个管理软件采用Site-Manage方式，不受地域限制，便于异地协同工作，所有的客户端只需浏览器，操作和上网浏览网页类似，几乎无需操作培训；
     · 软件维护和升级方式的革命：所有的软件维护只在服务器上进行，通过远程连接服务器，异地的运维人员甚至于可以做到远程维护和升级，大大节省维护成本；
     · 系统整合更加容易：它提供了真正意义上无缝地与其它系统进行整合的能力。

     纯JAVA软件
     传统的往往仅能运行在某一特定操作系统平台上，如Unix、Linux、Windows等，然而采用纯Java语言实现的B/S架构的软件产品则可以真正做到了"一次编写处处运行(WriteOnce,RunAnywhere)"。这一对环境的不依赖性确保了系统的可移植性，从而使用户的投资具有最小的风险。
     Java语言实现的软件具有天然的健壮性。这是Java语言自身的特性保证的。利用Java写成的软件几乎不可能造成系统崩溃，这正是安全性要求很高的企业级应用所不可或缺的特性。

     5成功案例

     目前，上海天傲科技有限公司已经成功地在平安保险南京分公司部署了一套培训管理系统。现在该系统已经通过平安保险南京分公司的各部门联合测试（参见：培训资源管理系统--客户验收报告）并进入了稳定运行阶段。

     1)系统配置
     1)服务器配置：（该服务器上还运行其他服务软件）

2)软件配置

     技术服务
     1)在服务器上部署BEAWeblogic7.01(SP1)；
     2)在WebLogic7.0应用服务器上部署平安培训管理系统软件包（WebTrain.war）；
     3)功能定制服务：与其它系统的专用数据库接口定制、定制外部数据批量导入功能、定制特定报表；
     4)售后服务。提供电话咨询、远程监控、现场故障恢复服务等。
     5)提供完整的使用、维护文档。

     系统运行状态
     目前，本系统已经在平安保险南京分公司处于试运行状态。

该系统的应用，可以使得原有的培训管理效率大大提高，同时分公司得以非常及时地了解到下属各个分支机构的培训费用、培训班开展状况等情况。下图为使用时的截屏图：

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