数字档案管理系统解决方案

一、前言

　　在企业信息化与电子政务建设的的热潮中，随着数据库与网络技术的不断完善，各级党政军机关、档案局（馆）与企事业单位由于涉及知识结构、地区财力、经济效益等诸多因素的制约，在计算机辅助管理档案的应用方面，走过了观望、徘徊阶段，都纷纷建设自己的档案资料数字化管理与服务系统，促进档案资料的数字化存储与网络化的服务，这对提高档案管理与服务水平具有十分重要的意义。

　　杭州天宇资讯开发公司是专注于分布式海量非结构化全文数据库软件提供商，结合各级档案资料管理机构在档案资料数字化建设中的业务需求，以及业界大量成功的案例，推出天宇档案数字化管理全面解决方案。

二、方案概述

　　天宇数字化档案管理系统解决方案围绕着档案资料信息的整个生命周期，在功能上涵盖信息采集、数字化加工、档案资源管理与服务以及信息产品的制作，具有信息档案资料分布式处理的功能，实现网络内及远程机关档案信息共享，异地档案资料的调阅与采集；便捷高效的数字化档案资料加工系统，短时间内可达到纸质档案资料数字化的目标；对文字、数字、图片多媒体等各种类型的非结构化信息具有强大的数据库管理、检索功能；档案信息著录、标引、处理自动化以及网络内档案信息资源拥有安全、可靠使用环境；方便、高效的档案信息获取利用功能。如图-1所示： 
 

1、档案信息征集、整理编目与资源整合

　　档案管理机构能够对不同档案资料源提供不同的征集途径与方法是数字档案管理的主要功能之一。天宇数字档案管理系统通过一整套数据标准和数据交换标准，利用数据转换与整合功能，实现对档案管理机构内部分散的公文流转系统、电子审批系统、会议管理、文档管理、外部移交信息资源、报送系统、档案综合管理系统等业务系统数据的全面整合，打破档案信息资源的条块分割的局面，把分散在不同区域、不同载体、不同格式上的“信息孤岛”整合为一个统一体，交由天宇非结构化海量全文数据库群统一管理。

　　对于通过不同途径征集来的档案资料的格式与资源整合以及规范化的编目，系统提供统一的格式转换与标引系统工具，该系统具备数据采集、类目设置、分类排序、数据自动校验、目录生成、数据统计等基本功能，并能根据用户需要增设主题词（或关键词）及分类号的标引功能；用户可以根据实际需要自行设置实体分类方案，并能满足按照标准的档案分类类目进行分类和自动排序等。

2、数字化加工

    目前，档案管理机构的管理对象还是以纸介质形式存的档案资料为主，如何在短时间内将大量的档案信息资源进行数字化加工与处理就成为数字档案管理的关键所在。天宇数字档案管理解决方案提供完美的档案数字化加工系统工具。该系统是一套把高速扫描技术、OCR技术、图像压缩技术和全文检索技术有机结合的档案数字化加工软件。它依托高速扫描仪，将印刷文稿、手稿、图片等传统纸媒介档案信息快速、自动地转换成数字化文本、影像文档。由天宇全文数据库管理数字化文本、影像文档。实现档案数字化、管理自动化，满足“全文检索，原件显示”的应用目标。这样可以实现对档案资料进行基于内容的全文检索，这是传统的基于著录字段的检索所不能达到的。

3、档案内容管理

　　天宇数字档案管理解决方案基于天宇非结构化全文数据库管理系统，其内核支持Unicode编码集，能实现档案管理机构对各类档案数据资源全面管理，支持大样格式文件（S2/PS2/PS）、MS-OFFICE、BMP、RTF、TXT、JPG、HTML、DBF、PDF等格式文件的数字化资源；对图象、声音、视频等多媒体进行自动关联处理与WEB方式下关联检索；具有用户存储权限与检索权限管理功能，符合档案管理规则。

　　另外，天宇数字档案管理系统具备对管理的档案内容进行分析统计，使档案管理机构随时掌握用户检索与使用档案资源库的情况，以便做出科学的决策。

4、信息发布

    天宇数字档案管理系统解决方案提供基于档案管理机构内网或Internet网的信息发布平台，适时动态的发布文字、图片等各类信息。

(1)、多栏目信息发布系统。利用数据库和动态页面生成技术，将动态数据库中的信息按事先设置生成不同的栏目；
(2)、支持分布式、多数据库的信息发布；
(3)、可以建设档案管理机构的网上公告、网上调查与网上论坛等应用系统。

5、档案内容检索与服务

(1)、 支持跨服务器、跨平台的分布式数据库查询和异构数据库关联检索，提高数字资源利用效率，方便与外部档案管理机构之间进行档案信息资源的共享；
(2)、 提供内容搜索，实现对自身网络及网络其他服务器的信息进行搜索，并提供导航、检索；
(3)、 档案资源库所有著录字段支持任意词检索、短语检索、渐近检索、表达式复合运算符检索、句子检索功能；
(4)、 支持档案资源库内关联检索和跨数据库关联检索，相关性排序输出；
(5)、 同义词扩展检索，利用后控词表，提高查准率；

6、 电子档案文档原版显示与浏览

7、 用户可以根据需要进行档案著录项的检索、全文检索以及图文声像一体化的关联检索

8、 通过和关系数据库接口，实现对档案管理机构以关系数据库为后台的档案借阅等档案综合管理业务系统中数据全文检索，提高信息检索速度

9、 对声音、视频在视频流管理软件支持下实现流方式播放与检索

10、辅助信息服务

    档案管理机构通过数字档案管理系统的信息服务平台，可以选择多种方式进行辅助信息服务。

（1）、推送信息
    用户在自己的网络阅读平台提出订购信息要求，利用“自动拉取技术”，定“题”定“期”通过网络“频道”主动把需要的档案资料信息送到用户的邮箱或文件夹中。
（2）、专题光盘订购服务
    利用数字档案管理系统中光盘制作系统，根据读者的要求，把专题信息资料，通过打包，制作成专题档案信息资料光盘并内嵌全文检索系统,用户可以离线浏览光盘中的内容。
（3）、在线全文信息服务
　　采用B/S应用模式，不论读者身在何方，均能够方便有效地浏览、检索档案管理机构提供的各种信息资料库。同时有条件地允许与外部档案管理机构之间的信息共享。

四、方案特点

1、 实用性强
　　天宇数字档案管理解决方案提供一体化的信息资源采集、加工与信息服务功能，完全满足档案管理机构实际的业务需求，具有很强的实用性。另外，天宇数字档案管理系统所具有的功能完全满足档案计算机辅助管理的有关条例。

2、 具有良好的开放性与兼容性
    与档案管理机构综合档案管理业务系统无缝连接，比如目录管理系统、借阅管理系统等，不同数据库系统之间的信息资源可以相互调用；另外，天宇数字档案管理系统平台内核支持XML标准，保证了系统资源具有良好的开放性，便于档案管理机构之间资源的交换与共享。

3、 先进性
    天宇数字档案管理系统采用天宇CGRS非结构化全文数据库作为后台数据库，实现对数字档案资源的存储、管理与检索。天宇CGRS全文数据库在业界处于领先地位，它是我国最早实现海量非结构化数据资源的分布式管理与检索的系统之一。

4、 安全性
　　系统提供基于系统级、数据库级、字段级、记录级的四层安全措施及用户访问权限的控制等安全机制，有效的保护了档案管理机构后台海量档案资源库群的安全。

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