万达宝财务进销存系统电子行业解决方案

贴心服务 . 财务工作效率如飞

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已成立12年的伟易达电子产品(香港)有限公司VTECH ELECTRONICS(HK)LTD.，隶属于伟易达集团，专门从事香港市场OEM电子产品贸易，主要产品有玩具、无线电话等，有见于大陆市场及人力资源的优势，伟易达在8年前于东莞设立其生产基地，为其总部的贸易提供产品后盾。

由于业务的飞速发展，伟易达每月向集团总部报送的数据资料也越来越复杂，每到月底都需要花费大量的人力、物力加班加点来进行数据的统计，但是时间的紧迫和数据的繁杂，往往都会出错，一些重要的信息不能及时递交造成的决策延误现象也时有发生。在竞争激烈的时代，为了使信息流/资金流与物流达成协调发展，通过高科技手段进行各类资源管理成为越来越迫切的课题，伟易达把企业信息化管理放到了最高的日程。

多年前，伟易达选择了某家软件公司的一个简单ERP系统，但是系统运行以后发现以下严重问题：

1.        系统所能提供分析报告有限，很多重要的报告都没有，如：销售成本分析、畅销产品分析; 不能为公司的决策提供足够的数据分析。

2.        部门要重复输入资料，如：开发票后，财务要做应收款记录，仓管部门也要做相应的产品出库记录，在销售业务繁忙的日子，财务部门和仓管部门的数据经常对不上，又要花时间去核对，平添许多额外的工作。

3.        系统太简单，不符合公司管理需求。

4.        成本计算混乱，数据不准确。

鉴于以上原因，伟易达公司放弃原有的管理系统，重新选择一套更合适的系统，以帮助实现便利的、科学的信息化管理。各个部门总结失败的经验，对新的系统提出了以下的要求：

1. 系统容易使用，方便理解，员工操作容易上手。

2. 系统可以即时更新各个部门输入的信息，并进行相应的自动计算，实时提供分析报告。

3. 系统所提供报告的数据一定要准确，报告的产生要快速。

4. 可以允许按照公司的要求修改报告格式，以配合其总公司的要求。

5. 价格合理。

经过与几个国内外软件的对比，伟易达最终选择了万达宝企业管理软件，财务部Shirley说 :    「选择万达宝是因为它是最配合公司的ERP要求的，系统能提供的报告很多，公司最看重的报告都有，而且在设计上还为客户考虑到更多客户所没有想到的地方，整个系统流程清晰周密，超过了客户的管理要求，为公司的业务壮大和发展留有空间。」

1997年，万达宝企业管理软件进行进驻伟易达公司，经过实地的观察和了解，根据伟易达公司的情况，万达宝公司精心布置系统的实施的方案。因为系统提供的报告较多，伟易达公司员工不了解报告的用途，不清楚报告数据后面计算的方法，万达宝公司系统实施人员组织了专门的培训，在培训中很耐心的举例子，清楚的解释所提出的问题，并建议各个部门在不同情况下，利用哪个报告可以帮助分析，经过系统实施人员的耐心解释，员工很容易的就明白了系统背后的道理。Shirley回忆道:      「当时实施只用了2-3个月，整个系统已经在伟易达顺畅的使用了，大大出乎公司的意料之外，公司原以为整个系统的成功运行可能在半年以内已经算是很顺利了，想不到这么快就达到了要求，为公司节省了很多的预算。」

Shirley说，万达宝公司提供的售后服务很到位，员工遇到问题时，可以随时联系负责的系统支持人员，都能得到很满意的解答，如果当时不能找到负责的人，万达宝公司也会即时通知负责人员，并快速回复。万达宝公司采用每个客户由专门的人员进行负责，负责的人员对客户曾经出现过的问题进行跟踪记录，根据历史记录，分析问题的根源所在，提供最专业的意见，彻底的解决问题，工作效率很高。

系统实施的效果也十分明显，库存精确度水平提高到98-100%，客户服务响应得到改进，公司效益快速增长。一些实质的例子如下:

1.       以前财务部门每到月底，都要加班加点的用一个星期的时间去对帐，再做月结，而管理层拿到当月的财务管理报表已经是在一个星期以后，数据的时效性差，造成管理上的障碍。通过导入万达宝企业管理软件后，财务模块将各种基本数据资料由别的模块进行整合，省去了大量低层次的重复录入工作，财务工作人员与采购、销售等部门的协调与纠纷减少了，节省了大量的人力与时间，更为可贵的是，该系统无须月结，管理层使用财务模块中的管理报告功能即可随时查看最新最及时的信息，以便更好的做出正确的决策。

2.       如果发生人为的输入错误，事后发现，也可以实时更改，系统会做相应的自动调整，财务人员的工作强度大大减轻了，从机械重复的工作中解放出来，有更多的时间去考虑一些深层次的问题，比如供应商绩效的考核，采购综合成本分析等，为公司的决策提供更充分的数据支持。

3.       以前要等业务员销售后交发票，财务才能对业务员的销售业绩进行考核，现在随时都可以打印销售模块的职员表现报告，对业务员的业绩进行考核，而且财务模块的分类帐列表（应收帐）自动汇总每一客户的相关交易资料，如相关的发票、应收票据的金额，什么时候票据到期，退货单的发生日期，更好的掌握客户的流水帐，客户未付帐款报告，让财务部门清楚的了解客户的应收款的明细情况，帮助及时收回货款，有效的降低了坏帐的风险，对员工的考核也透明化，做到有据可寻。

4.       当采购部门采购产品时，系统的品质测试功能为其提供很大的方便，品质测试中内置了符合国际标准测试等级函数，客户根据需要选择测试的程度，进行特定的检查步骤，当发现不合格时，客户可以选择由负责职员签名后试用或退回供应商，并可预设常见的几种不合格原因，如果采购部门将采购的产品退回给供应商，财务系统可马上在线反映，以提高工作效率。

5.       通过暂收列表和暂付列表，财务部门随时可以检阅当前每个供应商/客户的订金额和使用情况，方便订金的管理。

6.       成本计算十分准确，很容易就可以追踪有关货品的成本，而且系统自动汇总销售/采购/仓管部门的数据，在线提供销售成本和采购成本报告，清晰明了。

系统实施后，具体的效益如下所示：

资金占用率                              降低10%

库存水平准确程度 提高到98-100%

财务会计报告的提供             由原来的7天降为现在的10秒

业务员业绩分析报告             同原来的1个月降为现在的10-30秒

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