目 录
前 言 1
一、现状分析 2
二、需求分析 3
三、方案建议 5
3.1 系统结构 5
3.2 系统流程 5
3.3 系统功能 6
3.4 系统特点 7
3.5 系统优势 8
四、 系统配置 8
4.1 硬件配置： 8
4.2 软件配置： 9
五、方案效益分析 9
六、售后服务 10
6.1 技术服务内容 10
6.2设备质量保证 10
6.3培训服务 10
6.4系统集成开发服务 10
6.5项目管理支援 11
前 言
人类文明在新千年的钟声中进入了一个崭新的时代——数字化信息时代。在这个全新的时代，信息将成为经济生活和社会生活的主宰，信息管理与应用的成功与否直接关系着社会的进步、企业的发展以及整个国民经济的发展。Intranet/Internet计算机网络的迅猛发展给各行各业带来新的机遇的同时，也带来了新的挑战。在新时代的挑战面前，传统的工作模式、思维方式以及生活方式必将发生着重大的变革。
各级档案局（馆）作为政府机关主要信息来源之一，每年对收集到的各种类型的档案，为各级政府、机关部门提供及时、有效的档案资源服务，在我国的经济发展中起着举足轻重的作用。对各种档案的整理、组卷、手工抄写和编印大量的各式目录表格，对存放的档案进行到期鉴定和密级鉴定，档案的查阅以及利用统计等工作，劳动强度大，而且无法保证工作效率及质量。在这个新的时代，档案工作的信息化工作应跟上信息时代的发展步伐，适应社会经济发展的需要，建立全套的自动化管理机制，继续为我国的经济发展增添动力和充分的信息资源。因此，各级档案局（馆）建立数字档案馆是一项具有前瞻性的举措，必将给国家和本地区的经济发展带来积极的促进作用。
作为一家致力于文档数字化系统集成开发和研究的高科技公司，北京数字方舟信息技术有限公司秉承信息数字化、信息移植和信息增值的追求，凭借着对纸张文档和信息技术的深刻理解以及成功建立数字图书馆的丰富经验，针对档案馆推出了一套全面高效的解决方案——方舟数字档案馆系统。该方案的实施必将进一步提高档案馆的工作效率，使档案馆在社会经济生活中的作用得到淋漓尽致的发挥。
我们的数字档案馆计算机网络将在局域网/广域网上实现电子文件与电子档案的统一管理和资源共享；在性能上保障数据有很好的传输效果，使网络应用能够平滑高效的运行。整个网络设计为Intranet/Internet应用模式，具有高速、开放、安全、易于管理的特点。
一、现状分析
我们从主要的五个方面来分析当前我国各级档案馆（局）的普遍特征：
（一） 存储介质
当前，纸张还是主要的存储介质，辅助的存储介质还有磁带、影像带和胶片等模拟存储介质。大量的信息依然保存在纸张之上。纸张介质有以下缺点：
不能长久保存；
一旦遭到损坏，将不能恢复；
需要大量的存储空间；
信息不能同时供多人共享；
查询时间长，效率低。
（二） 保存方式
大量的纸张和其他存储介质保存在固定的仓库中。这种保存方式的特点：
仓库占地面积大；
需要大量的安全保障措施，诸如防火、防水、防霉等设施；
不能满足异地查询的需要；
查询时在许多个库房之间穿梭耗费了宝贵的时间。
（三） 管理模式
几乎所有传统的档案馆都采用手工管理模式，包括档案的立卷、收发记录、档案鉴定销毁记录、档案编目整理、档案统计、档案编研、档案检索、档案归架等等，都是人工手工完成，劳动强度大，而且容易出错。
（四） 安全保障措施
档案作为一种重要的信息资源，保障其安全是非常重要的。主要包括以下几个方面：
档案资料实体的安全：即保证信息以及信息载体的安全。主要的安全隐患主要来自水灾、火灾或战争、地震等不可预料的灾难，由于存储介质本身的局限性将造成许多重要信息永久性的损失；
信息密级管理：不同类型的档案有着不同的密级管理。主要有绝密、机密、公开等几种。这种密级的具体实施依靠管理员的职业道德来保障。
（五） 信息检索
传统的档案查询和信息检索大都是依赖档案管理者的手工检索。一般的检索流程是：首先根据提供的文件字号或档案名称来检索目录卡片得到馆藏号，然后再根据馆藏号到库房上架查找，最后在做档案借阅等相关手续。由于受编目卡片分类的限制，检索条件单一。同时手工查找工作效率难以提高。当发生归架错误时，查找更加费时费力；当一份档案被借出后，他人无法同时得到同一份档案。
二、需求分析
（一） 大量文件的快速录入
当前文件的特点是数量大、幅面不同、厚薄不均、字迹深浅不一，要把这些文件转换为数字化的影像信息，需要借助于高性能、高效率的扫描设备，保证档案的全面完整，保证信息的高度保真。柯达和富士通的的高性能扫描仪能在速度和性能上满足档案系统的要求。
（二） 大量文档长期保存和备份
档案的特殊性质要求其存储介质要同时具备生命周期长和调阅方便这两个主要特点。目前海量数字化信息的存储介质主要分为两大阵营，一个是磁盘阵列，一个是光盘库。磁盘阵列具有调阅快的优点，但保存周期短；光盘库虽然调阅速度比磁盘阵列稍慢一点，但保存周期长、可扩展性好且安全可靠。因此档案系统应该首选光盘库作为海量信息的存储载体。光盘库可大大提高文件调阅的速度，而且更好地实现了信息备份，保障信息安全。
（三） 影像文件快速建立索引
对大量的影像文件建立索引是数字档案馆非常重要的。传统的档案编目和建立索引都是手工编写、印刷而成的，劳动强度大，效率不高。数字档案馆应该根据影像文件自动地建立索引信息。方舟公司充分考虑到了这一需求，利用先进的字符识别技术，自动地从影像文件中提炼出索引信息，自动入库保存，大大提高了工作效率。
（四） 本地/异地信息查询检索
建立数字档案馆目的之一就是要实现信息的准确、快速查询。传统的人工查询费时费力。要充分发挥数字档案馆的作用，就必须有一个安全、方便、高效的查询系统。在网络环境下，用户首先输入用户标识和口令，一旦得到影像服务器确认为合法用户，即可利用应用系统提供的交互界面，输入检索条件：如题名、文件字号、主题词、档号、保管期限、内容提要、密级等中的一个或多个，系统将会利用该条件去匹配文档要素数据库中的记录，得到影像文档索引指针，进而从光盘上找到相应的电子影像文件，并显示在用户的屏幕上。用户根据自己的权限选择浏览、打印等操作。
（五） 系统的开放性
系统应该与已有的系统进行无缝连接，支持多种编程接口，支持多种平台以及与其他应用系统的集成，方便用户的后期开发和系统扩展。
（六） 方便的管理机制
系统应能针对档案系统管理的特点，对档案的收入和移出、文件和案卷档案的著录和立卷、制作各种目录、档案的统计和使用统计、档案的期限鉴定和密级鉴定等等管理提供安全、快捷、方便的管理手段。我们推荐的管理模式是中心管理模式，体现集中管理的思想，在保证档案安全的同时保证高的工作效率。方舟的数字档案馆系统无论在用户界面、运行方式还是维护手段上，甚至每一个细节上，都保证了管理的便捷和高效性。
（七） 系统技术的先进性
在科技高速发展的今天，谁采用了最先进的技术，尤其是最先进的计算机技术，谁就可以在竞争日益激烈的环境中立于不败之地。方舟公司在行业中一直以技术领先而著称，方舟数字档案馆系统采用了国际最为先进的图像处理和压缩技术、国际通用的PDF文件格式、数据仓库、Internet/Intranet技术、OCR识别技术等，充分保证了该系统在行业中的领先地位，保障用户资金投入的高可用性，最大限度地维护用户利益。
（八） 服务的连续性
一个系统的成功与否，除了技术本身的先进性外，其方案提供商服务的连续性也非常重要。因此，选择一家有实力、有声誉的合作伙伴是应用成功的关键。数字方舟在IT行业中一直保持着勃勃生机。“信誉第一，服务至上”的理念是我们成功的基础。在与用户的长期合作中，我们一方面为用户提高不间断的技术服务，保证其系统的领先地位，另一方面我们通过用户的反馈不断提高系统水平，以更好地服务用户。用户在任何时候都能得到方舟经验丰富的技术支持人员及时、高效的服务。
三、方案建议
所谓“数字档案馆”，就是将传统的以纸张、磁带、录像带等为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、 压缩、转化等手段转换成PDF格式的文件，通过文字识别等技术得到对应于每张图片的索引字段，再运用分级存储管理技术将PDF文件和索引字段存储于光盘库、磁带库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，同时以上形成的数字化档案资料可以发布到局域网、广域网，最终实现“数字档案馆”。
3.1 系统结构
方舟的数字档案馆系统结构如下图所示：
图一 方舟数字档案馆系统结构图
3.2 系统流程
档案数字化过程可分为六个步骤：
1. 纸张档案通过扫描仪进行初步数字化；
2. 扫描图像信息通过图像优化、压缩后包装为PDF格式文件；
3. 建立索引；
4. 数字化档案信息和索引信息入库保存；
5. 信息通过局域网发布；
6. 本地/远端客户查询。
具体流程如下：
图二 档案数字化流程
3.3 系统功能
数字化档案馆系统功能主要包括：
1.传统纸张（磁带、录象带等）介质的快速数字化
要实现数字档案馆，大量的纸张等档案文件的快速数字化过程是整个系统的基础，它直接影响到整个系统的效率。该方案提供扫描速度每分钟高达180页的柯达高端扫描仪，保证了整个系统的工作效率。
2.图像的优化和压缩
图像优化是指对视觉效果不尽人意的扫描图像进行优化处理，目的是保障良好的图像质量；图像压缩是为了进一步减少图像所占空间，方舟独特的图像压缩算法的压缩比是目前常用的压缩算法压缩比的两倍。
3.包装成为PDF格式文件
为了便于浏览和网上发布，方舟公司把扫描的档案文件图像包装成目前国际通用的准工业标准的PDF格式文件，一方面保证了浏览的方便，另一方面保证了网上传输的快捷。
4.自动建立档案索引功能
对所有的档案文件自动地建立相关的索引信息，方便信息的检索和查阅，简化档案管理中目录编制等繁复的手工劳动，提高检索速度和工作效率。
5.数字化档案信息的长久保存和备份
档案馆保存着大量的关系到国计民生的信息资料，是我们的一项宝贵的财富，许多信息需要长期保存。数字方舟的数字档案馆解决方案以光盘库为存储介质，即解决了信息的长久保存（光盘的保存周期可达百年），也更好地解决了信息的备份和自动灾难恢复，保障的信息的安全。
6.数字化档案信息的网上发布
实现信息的异地存取，提高信息的利用率，更好地发挥档案的作用。
7.数字化档案信息的检索
档案的查阅和检索是档案馆的业务之一。快速准确的信息检索功能是数字档案馆的一个主要功能，决定着系统运行的效率和价值。方舟数字档案馆系统提供友好易用检索界面，支持包括题名、文件字号、主题词、档号、保管期限、内容提要、密级等关键信息多种组合的检索条件，检索准确快速。
8.数字档案管理
提供档案的日常管理事务，主要包括文件管理、整理编目、鉴定销毁、档案保管、档案统计、档案检索、档案编研、档案利用、移交进馆、国家标准主题词典等，本方案采用国内档案管理行业成绩最显著的北京世纪科怡公司的科怡档案管理系统，保证管理功能的全面性和技术的先进性。
3.4 系统特点
1、快速、高效的档案数字化加工
支持各种通用扫描仪
数字化加工速度快、质量高
高速扫描仪日处理量可达80,000页图像，并自动地对扫描图像进行批量的优化处理，包括去噪、纠偏、去色边等。
占空间更少
方舟压缩算法的压缩比是常用压缩算法的两倍。
灵活的PDF格式
提供标准的PDF文件和方舟DCIB压缩方式的PDF文件。PDF格式具有国际通用、跨平台、可设置权限、浏览方便以及按需传输等特点。
2、自动建立索引信息
利用先进的字符识别技术对档案图像文件中索引信息进行自动识别，编辑生成索引信息，自动地按照一定的格式写入数据库中，保证信息检索的快捷和准确。
3、先进的检索功能
支持模糊查询
支持多种检索条件自由组合
支持基于全文的信息检索
4、权限管理
多级权限控制
授权访问
数据加密
4、通过局域网、广域网访问
5、开放的结构
支持多种平台
可与第三方应用系统集成
6、管理功能强大、安全方便
采用了在档案系统中声誉极高的北京世纪科怡科技发展有限公司的档案管理系统。世纪科怡公司的档案管理系统已经在全国多个省份得到了应用，该管理系统主要有以下特点：
界面友好易用，业务流程清晰、简洁；
严格遵循国家档案局最新颁布的档案工作标准；
同时支持传统的立卷方法和简化的立卷方法；
提供本单位实体分类方案的辅助定义。
提供标准的字典库
支持各种门类、不同载体的档案管理
丰富的操作向导、完善的在线帮助
支持原文管理
3.5 系统优势
通过以上分析，我们可以看出该方案的优势所在：
高效率的数字化加工过程
更少的存储空间
通用的PDF格式
遵循国家档案局最新的档案工作标准
与档案管理的强手——世纪科怡公司联合，保证系统高性能
档案业务实现馆室结合
支持多种档案查阅方式LAN、WAN、Internet
支持原文的全文检索
对档案原文采取可靠的权限管理（控制到单份文件）
支持档案馆目录中心分类关键词自动标引
用户界面采用业务流程图方式，简洁、规范
四、 系统配置
4.1 硬件配置：
高速扫描仪：推荐柯达DS2500/3500系列高速扫描仪，扫描速度为每分钟50—85页（双面），90—170页（单面），自动送纸；
扫描仪的数量随用户需求而定的；
光盘库：推荐使用美国Plasmon Data CDR/DVD-RAM库，容量可高达2TB，可配置2-6个光盘驱动器，多个机械手操作；
扫描管理微机：推荐使用128MB内存，20GB硬盘容量的配置。数量随扫描仪数量而定；
加工处理微机：推荐使用256MB内存，30GB硬盘容量以上配置。数量随用户需求量而定；
数据库服务器：推荐HP netserver lh3000/667系列PC服务器, 256M内存,3块36.4GB硬盘；
WEB服务器：推荐HP netserver lh3000/667系列PC服务器, 256M内存, 2块36.4GB硬盘；
索引服务器：推荐HP netserver lh3000/667系列PC服务器, 256M内存, 3块36.4GB硬盘；
影像服务器：推荐HP netserver lh3000/667系列PC服务器, 256M内存, 3块36.4GB硬盘；
附注：如果用户在纸张扫描过程中殊要求不拆除装订线服务，建议选用富士通M3097/ M4099系列扫描仪，扫描速度为每分钟36—90页（双面），66—180页（单面），支持平台和自动送纸双模式扫描；
4.2 软件配置：
操作系统：Windows95/98,Windows NT 4.0以上；
扫描仪软件：一般随扫描仪硬件设备而带的；
光盘库管理软件：管理光盘库；
数据库软件：MS SQL SERVER 6.5以上；
方舟文档数字化加工系统软件：方舟开发的扫描、图像优化、压缩、PDF包装、索引建立等为一体的应用软件系统；
方舟发布软件系统（附带方舟搜索引擎）：负责信息发布；
世纪科怡档案管理软件系统：负责数字化档案的管理事务；
五、方案效益分析
方舟数字档案馆与传统的档案馆相比，存在着以下几个优点：
保存周期长：数字化介质的保存周期可达百年以上，而纸介质的保存周期在15年左右；
内容的高度保真：高保真（200-300dpi）保证了图像信息的完整地保存下来；
档案更安全：安全的备份机制保证了灾难后的自动恢复；
权限控制：多种权限控制使的密级管理的实施更有效；
查询速度快：每次查询仅需数秒；
管理更简便：繁复的编目、统计以及日常管理仅需轻点键盘；
完全在线查询：授权者可以在任何时间从世界任何角落访问自己所需资料；
六、售后服务
6.1 技术服务内容
数字方舟公司将通过双方的销售和服务网络为用户提供最高级别的技术支持。我们的售后咨询专家和支持工程师无论在产品方面，还是在业务方面都有着丰富的经验，可以向用户提供全系列服务以满足用户的实际需求：
· 电话热线支援
· 系统安装与集成服务
· 应用开发指导
· 项目管理支援
· 系统操作服务
6.2设备质量保证
我们将提供系统的及时安装、维修及零备件供应。设备保修期一年（自设备运转正常验收之日起）。保修期内，如出现设备故障，数字方舟的工程师将在正常工作时间（星期一至星期五9：00－17：30）内提供及时维修服务与零备件供应，并在全年提供四次设备保养及指导服务。
保修期外，可通过维护保养协议，保证服务质量。
6.3培训服务
为确保系统应用，我们将在系统安装后一次性提供以下各项免费培训，包括：
设备操作；
设备保养维护；
系统运行管理等；
软件安装调试。
6.4系统集成开发服务
数字方舟银行票据管理系统作为一个独立的系统能满足大部分的文档管理需求。但不排除具体的用户有具体的特殊要求（比如与类似办公自动化系统的连接等）。对此，数字方舟将以丰富的系统开发经验为您提供优质的系统集成服务。具体费用在由我公司经验丰富的系统分析员对工程量评估后，与客户协商而定。
6.5项目管理支援
我们的影像服务中心还可以为客户提供符合ISO9000规范的专业指导。它们包括：
建立扫描流程管理规范
根据用户的实际应用要求,提出系统管理应用规范,包括人员配置,场地规划,电脑网络,资料进出,工作量要求,加工质量要求,错误修正等方面的具体指标,以上规范提出后在得到用户单位确认后执行,否则修改方案直到用户方确认
提供规范手册
根据用户的实际应用要求以及管理规范,将有关内容以文字信息表达在纸面上
培训用户按操作规范作业
按照确定的规范，培训用户安排的操作人员。培训结束时,用户操作人员将可以独立按照流程要求操作使用系统。
