江苏苏农连锁集团经营信息化实施情况报告

2008-9-1　发布方：infolsoft（盈放软件）　网友评论 0 条　点击进入论坛

成功案例《江苏省苏农连锁集团经营信息化实施情况报告》
一、信息化是连锁经营与发展的重要手段
苏农公司在全国率先以"农资连锁"的经营理念，和"六统一"为主要内容构建农资连锁网络，但随着连锁网点的不断扩张，苏农连锁的经营管理层越来越担心如下一些问题：
1、销售体系快速扩充，手工管理的模式已经远远不能满足庞大的连锁网点的集中统一管理要求，甚至可能导致管理失控，怎么办？
2、如何及时了解下属分子公司、加盟店的各类实际销售数据，如何集成和同步提升经销商的管理和信息处理能力？
3、分支机构各居一方，怎样及时了解各分支机构的销售状况、费用支出、各类库存资产状况、客户关系等情况？
4、采购资金量越来越大，如何规范采购流程，使采购量更加准确、采购合同的流程更加规范、资金更加安全？
5、如何及时了解各地实际库存，快速反应以提高供货及时率、降低库存积压、抢夺市场制高点，建立现代企业物流体系？
6、如何缩短决策时间，加快市场反应速度，提高决策的科学性、准确性？
7、如何对销售和需求做出预测？
8、如何及时提供企业的经营与管理决策所需要的各项数据和报表？
要解决这些问题，就必须利用计算机网络、数据库和其它信息技术将供应链管理中的四大流（信息流、资金流、物流、票据流）通过计算机管理系统无缝连接起来，最终将集团公司、供应商、分公司、加盟商等销售渠道的各种资源形成一个闭环操作系统。
2003年开始，苏农连锁公司的领导层就已经深刻的意识到，连锁企业的竞争，很大程度上就是信息化的竞争，谁的信息化系统能够更加准确、及时的传递管理者所需的信息；能够帮助管理者更加严密的控制所有的连锁网点，提高整个连锁体系的信息流、资金流、物流、票据流的效率；能够帮助管理者更加方便快捷的利用各种数据进行分析与决策；谁就能够在连锁行业的竞争中处于有利位置。

二、开发适合自己的信息化系统是成功的基础
实现经营管理信息化除了配置电脑、网络设备外，最重要的是要有一套合适的软件。2004年末苏农公司决定由盈放科技有限公司作为信息化系统的合作开发单位。
盈放科技是一家具有流通业务、财务软件研发专业背景的软件企业。公司软件构架师陆义保是供销社信息化建设最早的实践者之一，1987年兼任全国供销社会计电算化领导小组副组长；1994年创建江苏省会计软件公司，主持开发的"AC990会计软件"在全国供销系统得到了全面推广；1998年，在苏果超市起步之初，他又组织开发并成功实施了"苏果连锁超市管理系统"，支持了苏果超市的高速扩张；2002年吸收原公司的骨干力量组建了盈放科技有限公司，为更多的连锁商业企业提供信息管理解决方案。昆山供销社与上海糖烟酒公司合作的昆山捷强连锁超市、总社新合作控股的常客隆连锁超市等数十家大中型连锁企业均采用了盈放科技的F7供应链管理系统。2003年开始，盈放科技开始专注于农资连锁领域的软件应用。2003年末，在江苏重要的农资连锁企业之一，江苏东台农资公司成功应用了F7供应链管理系统，2004年末甘肃省农资总公司也开始应用该系统。在应用中盈放科技不断吸收农资连锁业的经营管理特点，形成了F7供应链系统的农资行业解决方案。
苏农与盈放科技的信息化合作从2005年初开始了，经过双方良好的沟通与研究，提炼总结了省级农资连锁企业的新特点，使苏农连锁信息化系统更加成熟。2005年3月，信息化工程开始实施。实施期间苏农领导层高度重视，专门成立以总经理挂帅的项目组，对农资行业的焦点问题进行了详细的探讨，对业务流程进行了规划，并对子公司控制、采购合同跟踪、资金流监控、农资物流模式等方面进行了严密的设计，信息化工程于7月份初步完工，8月份正式启用。
通过应用F7农资行业供应链管理系统，苏农连锁总部、配送中心、物流中心、进出口部、5个营销中心，47个分公司全面实现了从分公司要货计划，到采购合同的拟定与跟踪，到资金结算的管理，到商品的在厂、在途管理，到商品的分流、配送管理，到部门的费用考核等的全面信息化管理。事前可以预测与计划，事中进行审核与控制，事后还可以分析与监督，信息化提高了苏农连锁的决策与控制能力，也为苏农连锁业务的进一步发展打下了坚实的管理基础。

三、苏农连锁在信息化建设上的重要突破
苏农的应用模式，是典型的大型农资连锁企业的应用模式，其下有五个营销中心，每个营销中心分别管理下属各个子公司。对此，盈放科技采用了internet软件架构，苏农总部、配送中心、营销中心、各分公司均通过internet实时联网；中心服务器架设在苏农总部，苏农总部可以实时监控各子公司的各种经营信息。
（一）、在加强对分、子公司控制的基础上，支持连锁体系的快速扩张
连锁经营发展的核心，在于其拥有快速复制连锁终端的能力；但这种复制能力的核心在于对分子公司的控制，只有实现了总部对分子公司有效的集中统一控制，才能安全的进行终端复制。要实现对分子公司的完全控制，就要对其所有业务经营活动通过计算机信息流进行实时跟踪，实时干预；因此，盈放科技提供了internet的软件架构，对异地分子公司进行实时在线的管理。在总部架设中心服务器，分公司通过internet直接访问总部服务器，数据也存储在中心服务器中。
目前苏农的各个分公司每发生一笔销售，总部立即可以看到销售单据的明细情况；同样总公司一旦调价，分公司便立即生效；总部可以随时检查、监督分子公司的销售、库存、资金，而不用经历手工管理中的漫长的汇总、上报的过程；实时联网的internet软件架构，让总部、所有分公司的实时数据交换成为现实，从而也让分子公司的所有业务活动置于总公司的实时监控之下。
（二）、对采购合同进行纵深的跟踪管理
农资行业的采购业务是整个经营活动的源头与核心，由于农资行业的采购属于批发行业的大宗采购，货物量大，资金价值高；因此需要对采购合同从签订到货源落实情况的确认，从合同付款到合同所采购货物的在厂情况、在途情况、到站情况、分流情况进行全面的管理与纵深的跟踪；企业领导与相关负责人一打开电脑，就可以清晰的看到每张合同的动态变化信息。
为此，信息化系统中提供了强大的合同管理功能：
首先，采购合同的数据，来源于各级分子公司的要货计划汇总所产生的流向表，使采购数量更加准确；
采购合同可分级确认，使采购合同的签订流程化，责任制化；
根据实际货源落实情况或采购单价的变化进行多次变更，即使在农资行业合同实际情况变更频繁的情况下，仍然可以对合同的每次变更进行跟踪；
采购合同与验收入库挂钩，方便的查询到采购的合同的实际到货情况、在厂与在途情况，甚至该合同每一次到货的明细情况；
采购合同与预付款挂钩，方便的查询到每张合同的预付款情况，以及付款在途情况、付款履行的情况；
采购合同与配送分流挂钩，方便的查询到每张采购合同的分流配送情况，实现对采购合同的垂直跟踪。
（三）、适应农资行业特殊的物流方式
农资行业的许多商品，特别是化肥类，都是通过供应商直接送货到车站码头，然后直接分流到各个分公司或者客户的；因此，农资企业的物流是特殊的采购分流模式，也就是说配送环节伴随着采购环节，采购送货的过程，就是配送分流的过程。
适应农资行业的特殊的物流配送要求， F7软件系统为农资行业定制了强大的配送分流功能，从采购合同的签订，到货物在厂、到站、分流等环节进行全程管理，清晰的记录农资行业的物流过程；
验收管理、配送管理、销售管理、调拨管理等全面物流管理，可根据实际管理需求，将各个物流流程进行用户自定义的组合或者简化，适应不同用户的管理需求；
物流中自动库存与价格控制，校验开票商品在仓库中的库存状况；自动价格控制，校验是否低于成本价格配送或者销售；并可赋予特殊权限进行负库存出库、低于成本价开票；
支持多种配送价格，支持灵活的销售折扣，以及特殊客户折扣；支持多种计量单位的管理，用户可在不同的商品处理中用不同的计量单位（包装率）。更支持在各种单据中的各种包装率的自动转换，最大9级包装率，充分考虑到农资连锁企业的库存与储运、零售的管理需求。
（四）、适应农资行业既有严格控制，又必需机动灵活的价格变化，实时进行成本处理
连锁零售业的核心是统一价格，并且价格相对比较稳定，波动幅度不大；而农资产品，受农资供应市场的影响，价格变动频繁，甚至有可能出现一天变价几次的情况，并且因为经营批发业务，有可能同一个门店对每个批发客户的销售价格都不一样；这就需要管理软件对价格政策做到既总部监控，又可以门店灵活变动。
为此，软件针对农资系统定制的强大后台销售管理系统，用于农资门店的大宗销售，灵活多变的促销方式，折扣率、单价、金额等多种折扣方式；自由切换吨、袋、公斤等商品包装率，各种商品辅助信息提示，库存显示与预警提示，购货单位账面金额显示，为批发销售提供强大的支持；
在灵活的促销方式后面，有强大的控制体系，总部最低售价控制，门店不允许低于该价格销售；门店的每一张销售单据都会上传总部，总部控制到最细微的业务单元；单据下方显示该单位的往来账面的余额，提示销售人员；与往来结算系统方便的衔接，保存单据自动提示是否立即收款；
销售实时减库，实时结转成本，实时反映业务与财务现状。
（五）、实现对分、子公司的资金流控制
传统的零售连锁行业管理系统，资金往来的管理一般都只有总部具有这个功能，门店零售业务的对象是散客，一般没有对客户的往来进行管理；而农资连锁中，门店的资金管理，以及总部对门店的资金监控就显得非常重要，因为批发业务中每个客户的交易量较大，赊销、预付款等结算方式都可能出现；因此，管理软件必须支持门店进行往来资金管理，更要支持总部对每个分公司、门店的资金往来情况的监控。针对农资系统对资金往来管理的特殊要求， F7供应链管理系统重点开发了"往来结算管理"系统，旨在为商业企业与供应商之间频繁的往来结算提供一条捷径。系统支持预收、预付款，为农资系统特殊的进货结算方式服务，支持门店启用往来结算系统，支持门店对客户的收款、预收、赊销等管理，总部对门店的往来账情况一目了然。
结算上还包容多种经营方式：既可以支持经销、代销，又可以支持联销、租赁等多种联营方式。系统还支持总部查询每个门店往来子账目，即下属子公司与集团总部分别对每个供应商与客户的往来账；同时支持集团总部（所有部门）对供应商与客户往来帐的汇总，即往来汇总账目。不仅支持往来账目按照部门查询与按照集团汇总，更支持从汇总数据到每天发生明细项目，到明细单据的穿透式查询。（六）、实现对物流、票据流不同步情况的处理
农资总部经常采用预付款的方式，甚至是预存款买断经营的方式；并且在农资行业中，经常出现货到单未到等票据流与物流不同步的情况；因此，管理系统必须很好的支持农资业务特殊的购进模式，并且既要实时反映物流情况，为业务服务，又要实时反映资金流和票据流的情况，为财务服务。
针对这种情况，F7支持暂估验收和正式验收，当单、货同到时，可以直接进行正式验收；如货到单未到，可以先进行暂估收货，票到后进行发票红冲，以发票为准入帐。在红冲暂估验收单时，支持一对多、多对多的红冲，支持多次红冲，即发票分次到账，或者一张发票对应多张暂估验收单据的处理。
（七）、实现了管理层对集团内全局销售、全局库存的监控
如何方便而快捷的让公司领导知道苏农所有分公司的经营、销售情况？如何让采购、物流部门轻松的掌握集团内所有分子公司的全局销售、全局库存？为此，盈放科技与苏农连锁共同分析了农资行业业务特点，规划了全新的批发行业进销存查询，解决了上述问题。在进销存查询中，总部可以轻松查询到每个下属部门每天每个商品的经营状况，或者某商品在各个部门的进销存情况，查询到分布在全国各地的门店的全局库存，大到整个系统，小到每个部门的每种商品，各种经营数据一目了然；并能根据用户的各种需要，进行组合查询；同时提供进销存明细查询，清晰反映每个单品的采购、在厂库存、在途、付款、付款在途、配送、销售、损溢等物流变动情况。另外提供厂商进销存查询，查询厂商所供应商品的进销存情况，从汇总数据到商品明细，方便总部进行厂商对账、结款，特别是先销后结的商品。
（八）、为精确管理，软件提供了的丰富的数据分析工具
连锁经营管理具备的基本特征是：低成本、低利率、大流量--因此，需要连锁经营者进行低成本经营：节省人力、财力、降低经营成本；加大商品流量，提高资金周转率。这一切都需要利用数字进行单品的分析管理。
对于苏农连锁而言，数字化经营就是在F7系统二十多个专业分析工具的支持下，做到用数字来指导经营决策，控制经营过程，评价经营结果。
商品结构分析工具，可以对任何商品类别，进行各项数据的比重分析，并提供各项数据的占比图形显示。
价格带分析工具，可以在总部分析某门店在各个价格段上的商品销售情况。
毛利率、周转率、交叉率分析工具，可以让总部统计出所有部门任意时间段任何经营商品的毛利率、周转率和交叉率等指标。
时间带销售分析工具，可以分析指定时间带、指定销售指标的变化情况。
人效坪效分析工具，可以分析出销售金额与毛利、人均创利、每平米平均创利等数据的关系，作为部门业绩分析的决策依据。
销售排行榜工具，查询出整个系统内部，含所有门店，指定时间段内的销售额排名情况。
月度销售趋势分析工具，可以让总部选择按销售金额分析所有部门、商品的销售趋势。……
苏农公司在连锁信息化管理上除取得以上突破外，对如何进行运输费用的结算、以及分摊到部门的运输费用的考核、如何计算除去费用的净毛利、如何进行部门内部的调拨利润考核、如何进行异常库存的分析等问题，合作双方以深厚的业务底蕴、领先的软件技术，在苏农信息化系统中得到了圆满解决。我们相信，随着信息系统应用的不断深入，信息化对苏农连锁发展的影响将越来越大，苏农的连锁经营之路将会越走越广！

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