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新疆油田“E化”档案 数字梦想指日可待1998年1月美国副总统戈尔提出了“数字地球”的概念。同年6月，当时的国家主席江泽民在两院院士大会上讲话时也提到了“数字地球”问题，强调要抓紧制定面向新世纪的发展战略．争先抢占科技、产业和经济的制高点。我国在全球档案数字化、网络一体化浪潮的冲击下，也积极加入了其行列。2000年，国家档案局制定的《全国档案事业发展“十五”计划》中也明确提出：“加快现有档案的数字化进程”．2000年5月，经国家档案局批准，“深圳市数字档案馆系统工程的研究与开发”正式立项，从此，我国正式拉开了档案数字化建设的序幕。 在信息化建设过程中，新疆油田公司的信息技术、信息管理体系和战略规划都走在了国内石油信息化建设的前列。2002年，新疆油田公司根据信息化建设的需求，提出了信息化建设“三步走”工程，即： 2002年实现“档案资料桌面化”；2003年实现“业务工作桌面化”；2005年初步实现“新疆油田桌面化”。为了继续深化“新疆油田桌面化”的思想，2004年初又提出数字油田建设工程，确定了2010年全面实现数字油田的思路。目前，新疆油田公司正按照每一步的既定计划扎扎实实地前进，并且已经和不断取得卓有成效的进步。新疆数字油田的梦想指日可待。 一、新疆油田公司档案数字化建设目标和内容 档案作为原生的信息资源，是社会信息资源的基石之一，也是企业物质和精神资源的组成要素。运用先进的技术手段，研究并建立一套完善的数字档案管理方案，充分发挥档案信息资源在油田生产、管理中的作用，是企业信息化建设的重要组成部分。因此，实施以档案管理软件开发为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源利用为目标的数字化工程，是油田公司领导决策、科研生产、经营管理的迫切要求，也是档案发展的必然所在。加快档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，是公司档案工作的主导方向,更是数字档案馆建设的重要内容。 二、档案数字化建设的阶段性成果 （一）基础设施建设 截止2005年底，新疆油田公司各单位为档案数字化工作的顺利开展配置了各种软硬件设施，包括各种微机82台、服务器4台、工作站点74个、复印机17台、各种集中分散式空调106台，加湿器20台，等等，为顺利实现传统档案的数字化打下坚实的物质基础。同时依托油田公司门户，实现了档案信息资源在网上发布，2005年网上查询达到17301人次。 （二）档案信息资源建设 经过新疆油田公司全体档案人员的共同努力，截止2005年底，档案管理信息系统数据库中共保存有各种全文电子文件41377件，684579页，各种案卷级和文件级目录1277043条。全公司馆（室）藏档案信息资源的数字化预计2006年底将全面完成。 （三）应用系统开发 早在2000年档案馆就曾依据石油天然气总公司98年版档案管理V1.0系统与克拉玛依天择公司合作推出了具有新疆油田特色的档案管理系统V1.0。 2003年股份公司推广档案管理信息系统V2.0标准版，新疆油田公司档案馆又据此与北京天则数字技术有限公司联合开发了适合于新疆油田的档案管理信息系统V2.0版。经过多方努力，至2004年底已实现电子公文远程自动存档、单井档案源点数据收集与发布等功能，建立起结构完整的综合性档案业务管理平台，安全可靠的档案数据资源发布平台，从而形成一套技术和规模层面，都在石油行业内领先的数字化档案管理体系，实现了新疆油田公司档案工作的四个转变和三个率先。（四个转变：1、实现了手工管理向计算机管理的转变；2、实现了纸介质保管向纸质与电子同步保管的转变；3、实现了档案数据资源由分散自主管理向集中统一管理的转变；4、实现了档案实体借阅向远程查询、网上浏览的转变。三个率先：在石油系统率先实现了11大类档案、7大业务流程、多种载体形态的计算机管理，初步实现了档案业务管理现代化。率先实现了全公司档案信息的网上发布，方便了用户利用，突出了档案利用的时效性。率先实现了全公司档案数据集中统一管理，实现了档案信息共享，为实施数字档案馆建设迈出了重要的一步。 经过近两年的实践运用，这一系统已成为在股份公司V2.0标准版基础上结合油田实际开发出的比较好的一个软件，使得新疆油田成为第一家比较全面实行数据统一管理和资源共享的油田，新疆油田的数据建设走在了股份公司的前列。截止到目前，已有青海油田公司、西南油气田、大连石化总厂、吐哈油田等兄弟油田和单位先后学习考察了该系统。 （四）标准规范建设 自档案数字化建设开展以来，油田公司技术信息档案馆先后制定、下发了《新疆油田公司机关电子文件管理规定（试行）》、《关于报送油田勘探开发与基本建设项目电子档案的通知》、修订了《勘探开发地质资料汇交管理办法（增加电子版内容）》；增加了电子档案、数据、岩心等实物档案归档及管理的要求，从机关部门、勘探开发服务合同等源头上控制和接收电子档案，使全文档案信息管理逐步向前推进。
（五）人才队伍建设 随着档案信息化建设的不断深入，对于档案人员的管理能力和技术水平要求越来越高，加快技术骨干的培养和教育，重视和支持年轻技术干部的学习，逐步形成阶梯式的管理队伍。为此培训围绕档案管理信息系统的推广应用而全面铺开，本着成熟一块培训一块，集中培训与现场培训相结合，个别培训与网上培训相结合的方式，不断提高档案人员的计算机操作能力，系统功能使用能力。 为了开阔视野，公司先后组织参加了国家档案局、股份公司等举办的企业档案、建设项目档案、人事档案、档案信息资源与利用及档案馆长培训班，使档案人员了解了档案发展方向、改革创新及对档案人员的素质要求，为公司档案工作发展储备了技术力量。 三、对档案数字化建设的几点思考 （一）合作 信息技术的日新月异给档案工作带来了新的契机、新的课题——档案数字化建设，档案数字化建设离不开信息技术的强大支持。新疆油田公司于2002年初尝试档案和信息部门的合并，极大地带动了档案工作的发展。这一思路在国内石油行业也是一项创举。合并首先给档案工作人员带来的是基于信息技术发展的惊人速度和档案工作发展现状的对比带来的紧迫感，促使档案人员努力学习计算机基础知识、网络知识、系统知识，努力加强档案业务知识的巩固和提高，努力找到信息技术推动档案工作更快发展的契合点。油田公司领导也十分重视档案信息化建设，将档案资料的桌面化纳入了公司信息建设“三步曲”的第一步发展计划，档案数字化建设纳入了整体信息化建设规划，加上取得了技术层和其他相关部门的支持，档案数字化建设工作的效果事半功倍。近年来，新疆油田公司档案数字化工作取得飞跃式的发展和可喜的成绩。在数据建设、数据统一管理和共享等方面走在股份公司的前列。 但是，传统档案的数字化之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。档案人员应该顺应时代发展的潮流和方向，不断改进思维方式和工作方法。虽然我们在前一阶段已经取得了许多引以为豪的成果，但是，摆在我们面前的难题还很多。我们除了要把握前几年同信息部门合作打下的良好基础，继续加强在信息技术、系统开发、软件维护、设备等方面的合作，同时，还应该走出去，同国内先进信息技术行家合作。例如，就应用系统问题，据了解，到目前为止还没有一个能够达到兼顾目录管理、实体管理和多类型数据管理等要求的档案管理软件，档案数字化建设由于软件问题制约了整体发展速度。我认为新疆油田公司可以在今后的档案数字化建设中尝试同国内高等院校（如中国人民大学档案学院）和国内比较成熟的档案管理软件开发公司（如清华紫光、北京超星、北京大洋等公司）合作，不断在软件更新和提高档案管理理念等方面下大功夫,努力把档案信息资源建设、应用系统建设和档案管理业务等方面做得更深，更精。立远志并大胆尝试才能取得意想不到的成果。要完成合作，物质上有石油企业作后盾应该不算太难的问题，这就需要我们档案人员在努力工作的同时，加强档案数字化工作重要性和紧迫性的宣传，争取领导的关心和支持，走出去，把高、精技术人员请进来，帮助我们加快档案数字化建设进程，同时也是为股份公司早日建成虚拟档案馆奠定坚实的基础。 （二）人才培养 信息技术发展迅速，档案管理随时代发展也会源源不断地产生新的理论和方式方法。这就要求我们档案人员要始终绷紧学习这根弦。不仅要多参加各种培训班，努力学好相关的新理论、新方法等，还要注重抓紧平时的工作时间。档案数字化这一新的课题给我们带来了新的挑战，新的挑战是面向全体档案人员的。而在这里应该强调的是领导层要不断向员工强化新形势，强化档案数字化建设的前景（我个人认为当前这方面做得还很不够），充分调动档案人员参加数字化建设的积极性，让大家在进行档案信息资源建设这一繁琐漫长的工作中熟悉数字化建设的总目标、任务及可能和必将遇到的各种难题，学会在平时的工作中自己动脑思考发现问题，并提出合理化建议等，群策群力，才能充分调动企业中最具生命力的人的潜能，才能争取把工作做得更全面,更细,不断提高数字化建设工作的效率，争取更大的成绩。 （三）丰富档案信息资源库 传统档案的数字化是档案数字化建设的核心，数字化的档案信息资源是企业信息资源的基础。通过现代信息技术激活（即信息采集的自动化，信息的编码化），这些企业的基础信息可以进一步向上整合，并最终以资源信息化带动企业向工业自动化发展。所以档案信息这一基础资源的建设是非常重要的。 就目前而言，档案信息资源的建设我们还只局限于馆（室）藏档案的数字化，各立档单位档案文件材料的接收等，我们还应该扩大视野采集各种具有档案性质的专题信息资源库里的档案信息，搜集互联网上流转的具有档案价值的信息。这是深圳数字档案馆建设过程中总结出的先进经验，我认为我们应该走出去向这些做得好的单位学习借鉴，把握信息时代档案生成的新规律，尽可能地将全部档案都收集齐全，丰富馆藏。 档案数字化建设是一个相当庞大、循序渐进的综合性工程，里面涉及的内容非常广泛，以上只是就档案数字化建设过程中的几个方面谈了些个人的浅见。我相信只要我们放开思路，学习先进，扎扎实实地工作，新疆油田公司“档案数字化工程”定会早日实现。
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