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关于图书与档案事业若干宏观问题的比较研究作为一名档案学者，我曾担任过辽宁大学图书馆馆长一职。由于这种学术专业与职业活动的交叉，我对图书馆事业与档案事业的比较研究产生了莫大的兴趣。同时，我在阅读国内外有关图书馆事业与档案事业比较的文献时，发现关于两者的比较研究还有许多工作可以做，还有许多观点可以商榷，还有许多问题需要在认识上加以澄清与深化。因此，我开始撰写有关图书事业与档案事业的比较研究方面的文章，兹事体大，远非一二篇文章所能解决，此文只是其中之一而已。 本文从宏观角度对图书与档案事业的几个问题进行比较研究，主要包括两者的社会分工、整体运行模式、理论体系、功能与服务等。 一、社会分工 从人类社会大系统的划分来说，图书事业与档案事业从属于共同的社会子系统——信息系统。 关于人类社会大系统的划分，有多种方法。比较常见的是以下两种方法：第一种方法是将人类社会化分为政治、经济、文化三大组成部分，即三大子系统。第二种方法是将人类社会划分为人流、物流、信息流三大子系统。按照第一种划分方法，我们常常把图书馆工作与档案工作都称为一种文化事业；按照第二种划分方法，我们把图书馆工作与档案工作统归于信息事业。 把图书工作和档案工作称为文化事业的这种说法流传较为久远但从人类社会发展的角度看，从人们对图书馆工作、档案工作的深化认识的角度看，把它们作为一种信息事业看待更为恰当。 因此，从社会系统的分工来看，图书与档案事业从属于人类社会大系统的同一个子系统——信息系统。即：从宏观属性和宏观社会分工的角度来看，图书与档案事业具有共同的出发点，这是本文探讨问题的逻辑起点。笔者在下面的比较研究中，更多的是探讨图书馆事业与档案事业的种种区别，但这种种区别都建立在它们从属于同一个社会子系统的前提之上，即建立在同一个逻辑起点的基础之上。 在人类社会的信息系统中，图书系统与档案系统是信息系统的两大主干子系统。而这两大主干子系统分别独立存在的逻辑条件在于，它们在总体上具有不同的社会分工；图书主要属于知识类信息，因此，图书馆系统主要是保管和传播知识类信息的信息子系统；档案来源于人类社会实践中产生的原始记录(文件)，主要是凭据类信息，因此，档案馆与档案室系统主要是保管和传播这种管理凭据与社会记忆凭据类信息的信息子系统。这两类信息是人类社会存在和发展的最重要的基础性信息，因此，图书与档案系统也就成为了人类社会存在和发展的最重要的两大基础性信息保障系统。两者之间既有区别又有联系，共同为社会的存在和发展提供重要的信息保障。 正是由于以上总体属性与分工的区别，造就了人类社会信息系统中这两大相互区别的主干子系统。如果有人要问：为什么在人类社会发展过程中自然而然地形成了这两大信息系统呢?原因就在这里。 同时，由于它们同属于社会信息子系统之中，因此，两者在功能作用上有交叉也是难免的。 图书与档案的这种社会分工与属性的不同，必然反映到图书馆与档案馆(室)的分工与属性。虽然从广义上说，我们把图书馆和档案馆(室)都说成是文化事业单位，但是，仔细分析起来，它们在分工与属性上却大有不同。图书馆往往是社会文化教育事业的组成部分；档案室则是一个单位的内部机构，一般归属于行政管理系统，“是机关工作的组成部分”①；而档案馆则是一个地区或系统的分支机构。 二、宏观运行模式的比较研究 l，源头 图书和档案都是文献类信息。它们都来源于人类的社会实践活动，但两者的发生源头却有着很大的不同。 德国学者克劳斯·赖齐本在比较档案工作与图书馆工作的“创立”时，写到：档案工作的“创立”源于“法人和自然人的业务需要”；图书馆工作的“创立”源于“创立者的创建活动”。这段话基本上说明了档案与图书的来源之不同。 前面我们已经说到，图书是知识类信息、文件与档案是管理类信息，其逻辑根源首先就在于它们是在不同领域中根据不同需要以不同方式产生的。 图书主要是由文化、宣传、教育领域中的作者和出版者根据人们学习、休闲(知识性休闲)等获取知识性信息的需要而有意识地专门编著出版的。即图书是在特定目的之下由特定的作用和出版社有意识创作与生产出来的，其创造者以书籍本身作为直接工作对象；而文件、档案主要是在行政管理、生产管理、科技管理、人事管理、财务管理等等人类社会的管理领域中，由有关人员(可以是这些领域中的任何人)根据管理活动的实际需要制作出来的，是随着人类社会实践活动的过程而自然产生的，其创造者并不是以文档本身作为直接工作对象。而是以与该文档有关的某项人类社会实践为直接工作对象，(如商人以“买卖”为工作对象，合同只是完成该目标的工具)，档案界把这种形成过程称之为“自然形成规律”。 还需特别指出的是；一般地说，档案是单份的(只有少量档案有副本)，图书是多份的(只有在特殊情况下，图书才会是孤本)；档案是由本单位的相关部门或本地区、本系统的相关档案室免费移交过来的，图书大部分是图书馆购买来的。 有些文件在产生时就是单份的。另外一些文件虽然在最初产生时是大量存在的，但它成为档案后，只有其主要责任者才具有收藏管理的责任。因此，档案在形成后是单份的。图书是经过大量克隆生产后，可以由许多收藏管理者进行大量的收藏，被进行收藏、使用的图书无疑是多份的。 2、中间环节 文件与图书从制作与生产者手中转移到最终的收藏管理者手中，都需要一个中间环节；但由于两者在产生时的生产属性与实践自然形成属性的不同，其中间环节也有着明显的区别。 图书由于是出版者有意识生产出来的，其生产的目的是为了出售，因此，其中间环节要依照商业准则来进行。即需要通过经销商来进行产品销售。因此，其中间环节要由图书经销商来完成。 文件由于是本部门工作中根据工作实践需要自然形成的，因此，由文件转化为档案的中间环节也要作为工作内容的一个部分由内部工作人员来完成。具体地说，这个中间环节一般由本单位办公室的文书或文件处置部门的相关工作人员来完成，具体工作过程是：文件处理——保存——年终归档。 3．收藏管理者 在收藏管理者方面，图书工作与档案工作也有着明显的区别。 首先，档案的收藏管理者具有单一性，图书的收藏管理者具有多元性。也就是说，特定的文件档案只能由特定的档案室、档案馆来收藏管理；而某一种图书可以由许许多多的图书馆来收藏。 其次，档案的收藏管理是由档案室到档案馆两级递进完成的；图书的收藏管理则是由特定的图书馆一次性完成其收藏管理。 一般地说，当图书馆以某种方式(购买、交换、赠送等)获得某部图书后，图书馆将一次性完成这部图书的收藏过程，这部图书将在图书馆长期保存直到其生命的终结。一个图书馆一般不承担向其他图书馆或其他部门和个人移交图书的职责。而一份文件转化为档案后，首先要由档案室来进行收藏和管理，其中具有永久或长期保存价值的档案在档案室收藏管理一段时间后，要由档案室移交给相应的档案馆来最终完成其收藏管理过程。 三、理论体系的比较研究 理论是实践的反映与升华，基于以上图书事业与档案事业在社会分工特别是在宏观运行模式上的区别，使图书馆学与档案学的理论体系也有着很大的区别。 1．学科客体的差异 图书馆学与档案学的最大区别在于学科客体的不同。而且，由于客体对主体的研究具有依据性的决定作用，这种学科客体的不同就决定了学科外显与内涵的不同。这一点在学科名称上就有明显的表现：图书馆学的学科研究客体是“图书馆”，档案学的学科研究客体是“档案”。在这一点上，档案界的人士也曾经发出过疑问：为什么图书馆界将其学科名称定名为“图书馆学”，而我们档案界为什么不能把学科名称定名为“档案馆学”?甚至有人提倡将“档案学”改名为“档案馆学”，但是没有取得成功；而图书馆界人士也曾经发出过疑问：为什么“图书馆学”不能够称作“图书学”?也有人提出过这样的倡议，但是在当时也没有取得成功。 为什么不能把“图书馆学”定名为“图书学”、不能把“档案学”定名为“档案馆学”呢? 学科研究客体说到底就是这个事业的实践客体，图书馆学与档案学的学科名称是由两者所对应的实践客体决定的。 “图书馆学”为什么不能称作“图书学”呢?目前，图书事业按照分工可分为出版、经销、收藏管理三大组织部分，图书馆学所针对的只是收藏管理这部分，没有涵盖图书事业的前两个部分，所以也就不能称作“图书学”。将来随着图书事业三个部分一体化进程的发展，“图书学”才会应运而生。 “档案学”为什么不能称作“档案馆学”呢?档案学的研究对象也是档案的收藏、管理和利用。但如前所述，档案的收藏、管理工作涉及档案室与档案馆两个部门，如果按照“图书馆学”的模式，就应该将其称为“档案馆与档案室学”，显然不如“档案学”简约。在档案界，同样也存在着一体化的问题，但它的一体化主要是一个机关或部门内部文档的一体化，将来的档案学可能被“文件学”所取代。 2．体系构成的差异 总的说来，图书馆学与档案学在理论体系及具体理论内容上，呈现出宏观上比较接近、中观上有所差别、微观上基本不同的规律。 首先，在宏观上，由于图书馆学与档案学同属于信息管理性学科，因此两者在学科体系上有很多相同之处。它们都由两大部分组成：“理论图书馆学(理论档案学)与应用图书馆学(应用档案学)。在总的学科分类上基本一致。”② 其次，由于图书馆学与档案学在源头及针对的社会实践上的差异，其学科体系构成在中观上有着不小的差异。其中，在两者的学科重点上，差异尤其明显：由于档案与社会各项具体实践的密切关系，所以，档案学的分支学科中，多以各大社会实践领域中形成的不同档案的管理作为主要的研究对象，由此形成了档案学三大分支：“文书档案管理学”、“科技档案管理学”、“专门档案管理学”。而图书馆学中没有与之完全相对应的分支学科，较为相类似的是专门图书馆学，但其差异也是十分明显的。这一点与前面所述两个学科研究客体的不同相一致。 第三，虽然在具体的管理程序和环节上两者有许多相近之处，但在具体管理方式与方法上有着诸多差异，反映在理论上，图书馆学与档案学的一些较具体的理论原则和方法大有不同。 如：在分类理论上，档案学中关于档案分类管理的全宗理论及来源原则就与图书馆学的分类理论区别甚大，具体的分类方法更是大大不同。由于文件档案是一个单位为了一项具体工作而制作的，因此，该文件所对应的机关单位(来源)、时间两要素就在档案分类中占有不可缺少的重要地位，机关单位、时间、内容共同组成了档案分类三要素；而图书的分类，显然要以内容为第一要素。 再比如：在档案学中，关于档案整理中的组卷问题也非常重要，而在图书馆学和图书馆工作实践中基本上不存在类似问题。 总之，图书馆学与档案学两者在理论上表现出宏观性越强理论内涵越接近、微观性越强方式方法越疏远的特点。 四、功能作用的比较研究 图书与档案之所以成为不同的事物，源于其属性的不同。而其属性的不同又决定了它们具有不同的功能与作用，并进而决定了它们的工作模式之不同。 事物的作用源于其价值，在分析图书与档案的作用之前，首先要进行价值分析。由于图书与档案在大类上相同(都是信息)，因此，其源价值相同：都是信息价值。但在源价值之下直接作用于实践的各自的基本价值却大不相同：图书的基本价值是知识参考价值；档案的基本价值是凭据(依据)价值。 如前所述，图书是知识类信息，档案是管理凭据与社会记忆类信息。这就决定了图书主要作用于知识传播领域，档案主要作用于各种社会实践领域。 图书的主要功能与作用是： 1，图书是贮存与传播知识的载体； 2．图书是进行教育活动的重要工具； 3．图书是传播思想意识的宣传媒体。 档案的主要功能与作用是： 1．机关工作的查考凭据； 2．生产建设的参考依据； 3，政治斗争的必要手段； 4．科学研究的可靠资料； 5．宣传教育的生动素材。 两相比较，两者之作用领域的区别十分明显：图书主要作用于知识学习、教育休闲等活动领域；文件档案则主要作用于人类的各种实际工作。 虽然仔细分析起来，两者在作用领域上的交叉仍然存在。例如：图书在某些时候也可以起到凭据作用，档案在某些时候也可以起到知识、传播作用，等等。但两者的总体作用方向上的区别是明显的。正是由于这种总体作用方向的区别，使得在人类社会中，以它们为实践客体建立起了相应的图书馆事业与档案事业。 五、服务模式与服务原则的比较研究 关于图书馆与档案馆(室)之间服务模式与服务原则的异同，过去人们谈论的比较多，也比较易于区别。 从相同点上来说，图书馆与档案馆的服务都具有被动性，以静态工作为主。 其差异性主要表现在： (一)公开性原则的差异。 图书馆与档案馆都被称为“公共文化事业机构”，图书与档案都具有一定公开性(档案室阶段的档案不具有公开性)，但其公开性的内涵却具有极大的差异： 1．大部分图书在出版阶段就被赋予了公开性，大部分档案在文件阶段就被赋予了保密性或其他形式的阅读范围限制。 2．档案在档案室阶段基本上不具有公开性。 3．档案馆的公开性建立在保密原则之下。具有一定密级的档案其公开性受到很大的限制，只在很小的范围内具有所谓的公开性。只有在解密后才具有社会公开性。 4．图书一般只在属于“孤本”、“善本”的范畴时，其阅读才受到限制。 (二)服务模式的差异 1．档案的利用具有很强的需求目的性，图书的利用有时则可以是休闲性、甚至是娱乐性的。 此外，无论是公开的还是不公开的、保密的还是不保密的档案，利用者都必须具有具体的实际工作或个人的用途，没有具体用途的档案阅读是不被允许的。 2．图书馆的图书外借量很大，而档案一般不允许外借。 3．档案馆(室)都实行闭架管理，而大多图书馆都实行了开架管理。 图书馆的公开性在今天得到了很大的发展，许多现代化图书馆实现了完全的开架借阅。这在档案馆是不可能的。 以上是有关图书馆事业与档案事业的几个宏观问题的比较。通过比较，希望能加深我们对图书馆事业与档案事业的认识。 注释： ①1983年4月28日，中央办公厅、国务院办公厅发布《机关档案工作条例》。 ②克劳斯·赖齐本等：《实用情报文献工作基础》(上册)，科学技术文献出版社，1983年版，24页。 ③谭迪昭编著：《图书馆学概论》，中山大学出版社，1996年出版；吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社，1998年1月第l版。 ④谭迪昭编著：《图书馆学概论》，中山大学出版社，1996年出版。 ⑤吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社，1998年1月第l版。
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