本系统集综合档案业务管理、档案信息发布、档案数字化制作及声像、图片等案管理于一体的全新档案管理体系，即可独立管理也可同其他业务系统通过接口平滑对接，做到通过网络将公文处理及档案管理过程平滑过渡，包括：文件或档案收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、编研、开发利用工作等，同时提供数字化扫描、网络查询等功能，实现档案处室功能从保管服务型到信息源发布型的转变。
在数据操作、数据管理等过程中，通过数据继承、模糊检索以及用户自定义文件模板、自定义著录界面等功能的实现，使系统在可操作性、简易性、通用性、实用性、扩展性以及长远性等方面都得到了极大的丰富和提高。
系统逻辑结构
系统功能
“世纪科怡档案信息综合管理系统”对档案信息统一集中管理，使各级部门之间协同工作，以“文档一体、综合管理、馆室衔接”为原则，涵盖了档案业务处理的全过程， 将档案部门及各部门之间文件、档案、资料及其数字化信息贯穿起来，实现数字（电子）档案信息自动归档和共享，形成包容各种相关文件、资料、语音、图形、图像等的各类数字信息资源库，对档案信息数据进行统一集中管理，扩大信息服务范围，实现最大范围内的信息共享。
系统提供功能模块：文件管理、档案管理、资料管理、档案查询、档案利用、档案保管、档案鉴定、移交接收、档案编研、档案统计、数据管理、系统维护模块、Web查询。
1）文件管理模块：对暂时没有办公系统的用户，集成了常规的文书处理流程，如收文、发文、文件分发、传阅等，档案部门可以将各部门的文件直接整理归档、统计、利用，实现文件及档案信息信息化处理。
2）档案管理模块：支持文书传统档案及文书简化档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案等多种档案全过程流程式管理，如数据采集、模糊查询、自动分类、批量修改、数据排序、案卷调整、报表打印、鉴定销毁、移交、接收等功能。
3）资料管理模块：除了档案和文件以外，本系统将管理的内容扩展到其它文档资料，对此类资料的保存和查询增加了档案管理的广泛适用性。
4）档案查询模块：实现每个人在自己的权限范围内，进行目录或电子文件的查询、利用及打印等功能；功能模块包括模糊查询、简单查询、高级查询、记忆检索等功能。
5）利用管理模块：包括利用登记、调卷、归还、催还、利用统计等流程化管理。
6）档案统计模块：自动生成各种统计报表统计各种档案信息。
7）系统维护模块：系统维护是给系统管理员使用的，用于对整个系统的初始化、维护、监控和定制工作。包含的模块包括门类定义、用户管理、字典维护、报表管理、模板管理、日志管理、功能赋权等。
8）Web查询：在权限范围内通过内部网络查询利用所需要的各类档案信息资源，如各种档案的目录数据或电子文件、扫描文件等，当所查询的文件超出了权限范围时可以申请临时开放权限。
系统特点
1、组卷
辅助组卷包含了自动组卷模块和手动组卷模块。自动组卷模块遵循国家标准，同时支持传统与简化两种组卷方式进行自动组卷；另外允许用户自定义组卷条件，对各种专门类型档案进行自动组卷，自动生成档案管理所需案卷号、件号、起止号等各种序号等。手动组卷模块则是结合手发文操作一起使用，可在日常工作中完成组卷工作。
2、数据关联
本方案含有独立于档案系统的数据关联功能。为用户快速获得数据提供了另一种途径。
3、数据继承
档案信息管理系统是否能有效提高工作效率，是系统成败的关键之一。方案有关数据继承的实现，可以有效的减少工作人员的录入工作量，大大提高了劳动生产率。方案中充分分析了何种数据有继承关系，针对不同情况分别提供数据字段长期继承属性定义和著录过程中继承属性临时定义两种方式，并在模块设计中加以体现。因此，在同类数据继承方案中，具有智能化、技术领先的特点。
4、案卷调整
案卷调整是档案管理的一项非常重要的工作。方案提供了案卷调整范围的快速定位、案卷的拆卷、合卷、分卷以及卷内文件的删除、件号调整、案卷间调整等多种方式，可以满足用户在立卷指导和整理编目过程中的不同需求
5、多门类数据结构
档案门类众多，本方案支持多全宗、多门类数据结构，可以管理种类繁多的各类档案。
6、借阅管理功能
提供多种检索方式，包括模糊查询及精确查询，使用户无需经过特殊培训、不需要具备熟练的计算机操作能力，只需要通过相关信息即可查询出所需要的文件，同时提供流程化借阅管理，包括借阅、归还、催还、利用统计等全过程。
7、目录打印、统计功能
本方案提供了强大的报表设计功能和方便灵活的统计模式，能够自动生成各种档案目录及各种统计报表。统计功能借助相应的组件，分为档案人员统计类、档案目录统计类、基本情况年报类、统计报表类及用户根据需要自行定制的其他统计报表。
8、日志管理
日志管理是档案管理系统中档案信息利用和网络查询审计的手段。
