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“防伪打印+电子印章”,契约锁让用章更安全更便捷

发布时间:2018-07-16 10:54:04 来源:互联网 作者:佚名
[摘要]很多组织的各类公章一直采用人工管理的方式,分散在各地分支机构,由各机构印章管理员负责保管和使用,这对合规使用印章产生了不少的隐患; ...
很多组织的各类公章一直采用人工管理的方式,分散在各地分支机构,由各机构印章管理员负责保管和使用,这对合规使用印章产生了不少的隐患;

有些公司为了避免隐患采取印章集中到总部来管理的工作模式,这样用印文件就需要在总部与各异地机构之间快递来快递去,不仅效率低,且导致整个公司运行成本高。

随着组织规模的不断扩大、业务的快速发展,采用人工分散管理各类印章的模式,难以避免导致物理印章的使用风险:

• 我们的印章到底被盖在了什么文件上了?

• 我们印章被外带是否存在违规使用?

• 各个机构的印章使用是否符合公司总部的用章管理要求?

• 如在印章的实际使用和管理过程中,为图省事提前在空白纸盖章引出大麻烦?

凡此种种,使“物理印章”的管理成为组织控制经营风险的当务之急。

(防伪打印)

为此,契约锁提供一套行之有效的解决方案:建议组织采取总部盖电子章,分支机构防伪输出的模式,通过对印章的统一集中管控来规避风险、降低成本,并提升运营效率。

契约锁专业合规具有法律效力的“电子签章+防伪输出”方案,采用光学水印等防伪打印技术,让各类纸质输出的印章具有防伪造、防复制、防篡改效果的特质。

实现了对远程用印的网络打印机的安全传输和监控,实现加盖电子印章的各类文件打印时,仍具有和物理印章同样的视觉效果和法律效力。

一、契约锁”电子印章+防伪打印”的解决方案

让每一个组织在电子文件中加盖具有法律效力的电子印章替代传统手工印章。

电子印章可以与其它业务系统方便地对接,审批可通过OA系统、ERP系统等管理软件完成。

由用印人员通过图形界面模拟盖章,文件添加电子印章后能在相应的分支机构通过防伪打印机远程打印输出纸质文件。

►生成企业的电子印章,电子印章中带有光栅防伪码及防伪裂纹,每个印章的防伪裂纹都是独一无二的。

(企业电子印章自动生成)

►在打印文件的同时,自动加盖电子印章及骑缝章,得到一份已盖章的纸质文件。

可使用特定光栅片查看印章中的防伪码(防伪码肉眼不可见,不影响合同外观),还可以对照印章中的防伪裂纹来判断文件是否被更换。

►在企业内部部署彩色打印机,可以使打印文件中自动加盖公章的外观和操作实体章盖章的外观一致,且带有防伪效果。

(自动加盖公章)

►可打印合同摘要信息,便于企业记录防伪码并验证合同真伪。

(扫描二维码验真伪)

二、受控打印方案

在整个公司的范围内控制全部的打印输出,每一次输出都是在授权状态下完成的。

(受控打印方案)

►在契约锁平台维护好支持防伪打印的打印机;

►有权限查看该类文件的用户及当前参与当前文件审批的用户可通过平台打印该文件;

►可远程发送打印文件至打印机,打印者在打印机上输入打印码才能获取该文件;

►平台将输入文件打印记录以供企业审查。

三、业务集成受控打印

契约锁提供灵活的系统调用接口,满足了印章流程化管理和业务系统自动用印等方面的要求。

只需一天即可接入防伪打印服务,在业务系统中即可申请防伪打印。

►通过开放API将打印接口集成到业务系统中(如OA系统);

►企业内的同事通过各类管理系统(如OA系统)提交文件审批流程,审批通过后,只有打印节点中指定的同事才能打印该文件;

►打印时,可直接在各类管理系统(如OA系统)中配置打印选项并预览打印效果;

►打印的文件只能由该打印的同事通过打印码获取。

全部流程非常简洁:

业务系统申请打印文件─审批通过,流转到打印节点─点击打印,调用集成的防伪打印服务(打印页面已嵌入到业务系统中)─打印成功,归档,流程结束

四、实际应用价值

“电子印章+防伪输出”符合相关法律规范,并确保在管理、使用、传输、打印和交付全过程的合规:

• 所有印章统一到总部管理杜绝异构机构印章管理的风险

• 在打印文件中添加防伪电子印章替代传统手工印章

• 文件添加电子印章后能在相应的分支机构远程打印

• 业务系统快速集成,合同审批可通过业务系统完成

在契约锁服务众多集团企业当中,很多客户明确提出了组建集团印章管理中心,建设防伪印章管理系统的要求。

把组织内所有印章统一集中管控,确保了每一次用印的真实性,有效防范与印章相关的各类风险。

契约锁印章管理中心,通过与组织原管理系统(如OA系统)整合使用,实现了用印文件审批和印章操作的无缝衔接,极大地缩短了用印审批流程,提高了工作效率。

同时,使用防伪印章系统打印输出的各类印章,采用了光学水印技术,将防伪信息隐藏至印章内部,通过普通打印设备即可直接输出。

契约锁“电子印章”和“防伪打印”让组织统一管理所有印章,既高效又安全。

实现了组织印章管理的统一化、数字化、极大地缩短了用印使用时间,提高了工作效率,更可以全程有效监控用印过程,确保了电子印章的高效合规运行。

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