亿方云企业网盘，解决建筑项目信息化管理难题

近年来国内大中型建筑企业越来越重视信息化建设，一方面是因为企业的信息化水平在一定程度上制约着企业的评级，另一方面是伴随着互联网技术的发展，企业管理者意识到信息化建设在企业管理中发挥的重要作用。然而信息化管理并不是简单的数字化IT拼凑，更不是套装软件的过度堆砌，特别是建筑业。

建筑业的管理相对其它行业而言，体量大，人员多，劳动密集，企业管理更费力。基于特有的行业属性，项目建设多以“项目部”为基本管理单位，要实现建筑企业的信息化管理，首先要突破“项目管理信息化”这一关。然而大多数企业的项目分布范围广，企业如何做到突破地域限制，实现项目跨地域管理呢？利用亿方云企业网盘，企业可以基于文件解决项目的跨组织、跨地域协作、沟通困难等问题。

1. 项目部资料归档，企业统一管控

在文件资料的归档方面，传统的信息化系统处理不够灵活，不仅没有为项目部减压，反而增加了项目人员事物负担。某基建管理信息化系统使用者感叹到：“工程建设中形成的所有文件，被要求扫描后上传到该系统，比如开个工地例会，你有会议纪要吧，光你们自己存档不行，你得给我扫描以后上传到系统中”。

采用亿方云企业网盘后，资料的归档处于无形当中，丝毫不会增加项目员工负担。通过亿方云同步端，可实现本地编辑文件，云端自动同步，在不改变员工操作习惯同时，将以前散落在电脑的工作产出，实时收集统一管理。

图1.1 亿方云本地同步端可实现本地和云端实时文件同步

像电脑本地建立分类文件夹一样，可在亿方云企业网盘中建立“档案管理”、“施工现场照片”、“施工进度管理”等不同类目的文件夹，不同文件夹下可继续新建子类文件夹，让资料一目了然。以“档案管理”为例，可细分为“台账”、“函件”、“报告”、“材料料单”、“合同”等子类目，如下图：

图1.2亿方云网页端文件夹分类效果

保存在亿方云企业网盘中的档案文件资料，如果为施工现场照片，可将照片以“施工地”+“日期”的方式重命名，下次调用时，通过亿方云“全文搜索”功能，搜索“施工地”名称即可，通过良好的文件管理习惯，亿方云可以成为项目部的电子“档案库”。

2. 跨部门文件共享，一键@安全触达

工程管理部作为项目的核心部门之一，为顺利完成项目，会与项目部、行政部、采购部等部门进行频繁的沟通，而沟通的基础是文件。一般是通过QQ或者邮件的形式传输文件，如果文件比较大，会浪费很多时间。

采用亿方云企业网盘后，只要同步到亿方云的文件，通过“分享链接”，可以直接分享给同事。在制作标书时，需调阅很多合同、证件、人员证书等信息，以前是在QQ上联系“行政部”和“财务部”的同事帮忙把文件发过来，现在有两个途径：搜索+分享。

搜索：类似证件信息等不常更新的文件，一般会存在“公共资料库”文件夹中，该文件夹可通过权限设置开放给经常使用的部门。需要使用时，可通过“全文搜索”功能，搜索找到即可；

分享：如果需要其他部门提供一些文件支持，自己部门没有权限查看时，可通过QQ或者微信联系该部门员工，让他将文件在亿方云平台设置好权限后，通过生成“分享链接”发到你QQ或者微信上，你点击链接不用下载即可预览文件；要么直接在亿方云上选择@“发送给同事”，你在亿方云“消息中心”可收到该文件提醒。

图2.1亿方云上进行跨部门文件传输，“消息中心”有提示

3. 创新“走流程”，审批效率提升10倍

由于项目的区域属性，“出差”成了建筑人的家常便饭，而项目在执行过程中往往会有临时的变动，比如挖地基的时候挖到地下管道，此时需要快速调整设计方案，调整的周期越短，开工就越快，否则整个工程会因此而停滞，于是“加急”的走流程需要快。以前的做法是打电话给相关负责人，修改方案通过邮件一步步确认，确认完毕后再一个个找领导签字确认，最终搞定“加急”方案设计和走完审批，快则3/5天，慢就不确认，一切因领导外出时间长短而定。

如果采用亿方云企业网盘，可以通过发起“审阅”，“伴随式”收集各级领导审阅意见，对待加急项目，可先让项目转起来，后续签字备案。据部分企业反应，这样的操作最多半天可走完流程，审批效率提高约10倍。有一家企业，某地下空间需要办理施工许可证，通过亿方云审批，加急处理的流程如下：

发起审阅：选择“审阅标题”、“审阅人”

直接在“审阅人”输入领导名称即可弹出

添加“审阅文件”

从亿方云平台选中，添加即可

  

各级领导“审阅回复”

回复信息直接在文件下方呈现，便于将此内容导出，后续纸质签字备案。

建筑行业是我国的支柱产业，建筑全生命周期内会产生海量文件。信息化建设的基石是文件，通过亿方云企业网盘实现项目文件管理信息化，对总部而言，由于自动收集到项目各项资料报告，工作量减少、权利增加；对项目部而言，员工每天专心忙施工生产，生成的相关文件自动同步，无需二次收集资料录入传统管理系统，避免重复劳动的同时，通过文件的快速流转亦可实现跨部门的工作无缝对接。