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元年广角下的财务共享服务中心

发布时间:2016-06-21 09:40:03 来源:中国软件网 作者:柴常委
[摘要]"财务共享服务中心(Financial Shared Service Center,简称FSSC)是近年来出现并流行起来的会计和报告业务管理方式。"

"财务共享服务中心(Financial Shared Service Center,简称FSSC)是近年来出现并流行起来的会计和报告业务管理方式。"

通常,任何一件新事物的出现,必不可免地要伴随着一场大喊大叫,并伴随着一场先进的和落后的,新的和旧的之间的深刻斗争。

很意外,“FSSC”这一事物出现后,迅速成为管理领域和信息技术领域内的一致推崇的热点。各软件厂商和管理咨询公司更是争先恐后出产品出方案,要么是“小荷才露尖尖角”,要么是“杨家有女初长成”迫切期待“一朝选在君王侧”。

然而,在实践层面上,企业的决策者在这个流行面前却表现的相当冷静。诚然,这是中国企业经过这些年市场洗礼后表现出的成熟与理智。也是二十年来企业信息化的经验与教训、发展与沉淀所带来的更加客观的价值判断能力。

但面对这种新的会计和报告业务管理方式的流行,也一定有其流行的原因和其存在的内外环境条件及价值。无论是别人的大喊大叫,还是自我的理智判断,美好的事物总会是生机盎然的。

“春色满园关不住,一枝红杏出墙来”。怎么在满园春色中去辨识“财务共享服务中心”的真容?元年科技做为在管理会计领域内耕耘16年一直致力于提供管理会计及管理会计信息化产品和服务,也是最早开始为“财务共享服务中心”项目提供咨询、系统、实施的一员,结合各家的经验实践谈一下我对“财务共享服务中心”的认识。

一是要理清“财务转型”与“财务共享”的关系

有歌唱到:“樱桃好吃树难栽,不下苦功花不开”,随着生产力及科技的发展,把樱桃栽活不难,但前提是咱得确定咱要种的是一棵樱桃树,而且一定要明确这棵树将来应该结的是樱桃,您要是还想让它结个大西瓜,虽然它们同是植物界被子植物门双子叶植物纲,但非整在一起难度可就大了。我不敢肯定末来科技是不是能做到,但肯定挺乱!

所以说,厘清“财务共享服务中心”是什么、能得到什么是个很重要的前提。

往高了说,全球性竞争日益激烈,科学技术的高速进步和信息产品的迅猛发展,企业赖以生存的经济环境发生了巨大变化,使企业面临很多全新的机遇和挑战。大企业采取新的管理方式强化对企业的经营管理,来谋求企业的生存和发展。也就是说,企业在探寻新的商业模式(如“互联网+”)之外,寻找新的管理模式更是一个快捷和高效的重要手段。而企业职能部门转变管理方式会直接影响和改变企业的战略管理。特别是每个企业的财务部门对一个企业起着至关重要的作用,一个企业的兴衰与财务息息相关,企业管理必须以财务管理为中心。

但长期以来,我们企业在财务管理方面的进化还是比较缓慢的。随着市场化改革的不断深入,财务管理无论在空间、时间和效率上都发生了变化。不论是外部环境,还是企业自身发展,都对财务信息的及时性、准确性和有效性提出了更高的要求;于是就有了财务转型。

那么就得说说财务转型。

财务转型的一方面就是要求财务部门更好的为战略、经营决策提供重要的信息和分析,从而支持公司的价值创造活动。这也就是大家常说的战略会计。

另一方面也需要更精通业务的财务人员,能把财务体系与整个业务流程紧密地结合起来。比如拿的订单哪些赚钱哪些不赚钱,财务通过制度和流程来负责这个定价和成本核算,财务管理工作前移,而不是事后算账报账。让财务成为业务合作伙伴,让企业集团的管控工作落实到业务增值环节里面,把财务体系真正的渗入企业经营的整个流程。既对业务实施管控又向业务部门提供服务。财务人员的工作不再是业务的事后核算和监督,已经从价值角度对前台业务事前预测,计算业务活动的绩效,并把这些重要的信息反馈到具体业务人员,从而为其行动提供参考,这也就是称之为业务会计。

无论是战略会计还是业务会计,都是管理和会计这两个主题巧妙地融汇在一起,以强化内部管理,提高经济效益为根本目的的。这就是管理会计。

但是,管理会计不会对财务活动进行直接管理,即不会直接进行财务决策、财务控制、财务分配、财务监督等。管理会计是以有用的会计信息为管理会计的对象,根据不同管理者的需要按照科学的方法和工具加工产生的。

发展管理会计实际上就是发展一种管理手段而不是目的,管理会计是要用过去账,算未来账、报未来账,是在财务会计的基础上进一步为经济组织提供更有价值的会计信息。

因此说,传统的财务会计工作是基础而且依然非常重要。也只有把基础会计工作做好,才能够顺利实现财务转型。

但由于管理会计在中国形成和发展的时间短,在管理会计手段和工具方面有很大的发展空间。特别是管理会计体系建设还存在不足,比如财务部门在很多企业都是是管理会计、财务会计、财务管理由同一部门、同一批人、甚至是同一个人完成。这难兔会顾此失彼,受人员能力、系统工具等局限。

麦肯锡公司最近的一项调查表明,目前一般企业财务部门用于业务处理的时间为60%,只有不到10%的时间用于决策支持。而世界级企业的财务部门用于决策支持的时间已超过50%。所以,我们要转变这样的传统财务管理方式。就是要转成这个样子:

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这事说起来简单,但做起来不易。

管理会计在我们国家的研究和应用起步较晚,本世纪七、八十年代才开始。在三十几年的时间里虽然在理论和实践上都取得了大的进步,管理会计相关理论成果研究的逐步拓展和实际经验的逐渐积累。

在财务管理信息化方面也取得了巨大的成就,从会计电算化到财务集中管控,从ERP的普及再到各种管理会计支持决策系统,大大的提升了企业财务管理水平,也因此造就了一批成功的管理软件公司,甚至是百亿级的大公司。

新环境下企业需要财务部门把财务管理、财务会计、管理会计这些工作都做好做到位。那就要解决由专门的个部门、专职的人员去分别做财务管理、财务会计、管理会计这几类事。

于是就有了这样一个新的财务管理模式:

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这个财务管理模式就是要通过划分新的财务职能架构,财务转型的目的不是为了建设财务共享服务中心,只是通过建立财务共享服务中心将会计基础核算等低附加值的作业趋于集中,释放财务管理人员的精力,把财务工作的重点转移到计划、预算、预测、决策、控制、分析等方面来,着重关注业务方面更有附加值的活动,充分发挥财务在决策支撑、资源保障、价值创造、风险防范等作用,引领企业资源配置,带动企业管理变革,为创造企业价值服务。

将会计基础核算等低附加值的作业集中,这个事情并不难,而且经过二十多年来的财务信息化,绝大多数企业已经具备这个财务集中核算的技术支持基础,也有一大批财务核算人员能够保证企业快速发展所需要的信息及时准确,财务会计的基础还是不错;这也为企业建设财务共享服务中心提供了重要的人员及能力保障。难点在于如何提升财务工作者的计划、预算、预测、决策、控制、分析等方面的价值创造能力。如果没有这些能力,就是从日常会计核算事务中解脱出来也同样无法进行价值创造。

需要强调的是:财务转型后,并不是财务会计就弱化了,而是要让财务会计统一政策、统一标准、统一规则、统一流程,便于及时的收集、准确的核算、科学的整理为信息的使用者提供准确、系统、完整的信息。让管理会计根据过去的会计信息、未来预计会计信息为企业财务决策服务,在财务会计的基础上进一步为经济组织提供更有价值的会计信息。

因此,“财务共享服务”是财务转型后新的财务管理模式的一个有机组成部分。并不能说财务转型就是为了建立财务共享服务。只是说在财务转型过程中,先从建立“财务共享服务中心”最有基础也最容易,在目前条件下这也是实现财务转型的关键路径。

接下来的问题是:

二是如何正确理解“财务共享服务中心”

首先,“财务共享服务中心”是一个组织。这个组织是通过对财务职能部门的再次分工、聚合而来的一个专门的财务会计机构。正是因为这种分工使得财务核算组织独立化、专业化、标准化、规范化。这种分工的优势就是让擅长的人做自己擅长的事情,使平均社会劳动时间大大缩短。生产效率显著提高。人尽其才,物尽其用最深刻的含义就是由社会分工得出的。

其次,“财务共享服务中心”是一个提供“财务会计和财务报告业务”服务的专业平台,弄清这一点我们就能够明确“财务共享服务中心”的工作内容、范围。在我和很多企业交流过程中,很多人忽略了这一专业服务工作的核心内容,而把一些应该属于业务财务和决策财务的工作内容做为“财务共享”的需求提出来放到财务共享中心,这就远离了建立财务共享服务中心的初衷。

第三,“财务共享服务中心”是一个由专门的团队按照统一的流程首利用IT信息技术工具进行标准化的会计核算作业中心,或者可以称为“会计工厂”。这个团队可以是实体的也可以虚拟的团队,既可以对内提供服务,也可以对外提供服务。信息技术工具也是由企业多个信息系统综合运用的,说“财务共享服务中心”是一个软件产品就有失偏颇。

第四,“财务共享服务中心”可以理解为一个“任务管理中心”,是一个任务委派发布、分配、处理、存档的中心。这个任务管理中心针对一个任务的生命期从新建态时开始直到结束态时结束,包含任务状态迁移、任务控制、各种队列、调度和内核时钟等任务管理并记录任务过程的信息。在整个任务管理中,任务调度无疑是系统的核心。这里的“任务”,就是唯一地描述了一个端至端的业务核算工作任务的属性。不同的属性就决定了“财务共享服务中心”工作的内容,比如费用报销、应付核算、总账等。而一旦任务建立了,任务控制块中的各个值将被赋值,同时也将按照相应的任务流程开始执行。而这个流程又是信息流、实物流、资金流、工作流的融合。通过流程的再造与优化、标准化来提高工作效率、保证工作质量、加强内部控制、防范财务风险等。任务的前端能够很好的与业务进行融合,这个融合是要通过一个业务人员与财务共享中心交互的界面来完成,可以理解为一个业务语言与财务语方的沟通翻译界面。在应用上可以是一个人机交互界面,是业务信息采集的入口,比如通过文字输入、影像采集、语音输入或者是其它信息系统的数据关联转换,形成标准的财务共享服务平台的一个标准“任务”,这个“任务”比较容易表达为一个“单据”,对不同种类单据的分类管理也可以表现为“功能模块”。所以,“财务共享服务中心”具备什么样的功能和能扩展什么样的功能,就取决于这个“单据引擎”的功能。

第五,“财务共享服务中心”也是会计信息的存储仓库,这个信息仓库可以为前端业务提供财务服务支持,又能够为决策提供会计信息支持。当然,会计信息本身并不会创造价值,也不能进行决策,只是为业务管理和决策管理通过不同的技术展现形式来提供专业的会计信息。同样,这个仓库提供的是会计信息,这只是企业信息的一部分,不是全部,也不可能是全部。也就是说“财务共享服务中心”不可能取代企业其它的信息系统,比如ERP、HR、CRM等。

根据以上的这些理解,就能够在设计和建设“财务共享服务中心”项目中正确的制定实施目标、内容,降低实现风险。

那么接下来的问题就是:“财务共享服务中心”建成后是什么样子?具备什么样的功能?需要什么样的系统?怎么运转?

咱们未完待续......

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