OA工作流,你真懂吗?

[摘要]说到OA软件,很多人都会脱口而出,不就是发布发布信息,审批下流程,管理下公司的资产吗?工作流俨然已经成为了OA软件的代言人,久而久之,用户往往陷入一个误区,只要是OA软件都能实现工作流,工作流都是差不多的。其实,这是一个误会,且不说OA行业鱼龙混杂,不是每个产品都可以提供工作流的功能,就算是能提供,工作流的质量也有高低之分。

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说到OA软件,很多人都会脱口而出,不就是发布发布信息,审批下流程,管理下公司的资产吗?工作流俨然已经成为了OA软件的代言人,久而久之,用户往往陷入一个误区,只要是OA软件都能实现工作流,工作流都是差不多的。其实,这是一个误会,且不说OA行业鱼龙混杂,不是每个产品都可以提供工作流的功能,就算是能提供,工作流的质量也有高低之分。

【低端工作流】

一般在老一代OA软件中使用,也常称为”审批流程“。软件里内置了厂商固定好的一些常用工作流程,比如以报销为代表的财务类、以请假、文件收发为代表的行政类以及以合同管理、订单审核未代表的业务类。这些工作流程的重点在于给”上级领导“审批,所以谈不上同事间的自由协同,大多是自下而上的信息传递。最大的弊端是,内置的工作流种类有限,不可更改,只能企业用户适应软件,而不能软件适合企业。到底谁是主人,谁是工具,傻傻分不清。随着时代的变迁,用户需求的提高,这样的的审批流程已经被逐渐淘汰。

【中端工作流】

自由可定制的工作流在近几年风生水起,受到新一代OA厂商的普遍重视,将其视为OA的核心竞争力,就连有些老一代的OA也在跟进升级。这一类的工作流详细说来又细分为三种:

1.表格式工作流

采用表格的方式设置工作流,设置麻烦、不直观,特别对于一些复杂流程根本运转不下去,这种类型的工作流不能通过图形化的方式展现,无法快速直观、正确的设置流程。

2.半图形化工作流

仍然是通过填写表格的方式设置工作流,只不过最终由系统产生相应的图形,将“设计结果”图形化,设计过程仍然复杂,不直观,无法驾驭复杂流程。

3.伪图形化工作流

比之前的半图形化又进步了一些,步骤设置可实现图形化的方式,但是步骤之间的流转都还是需要采用表格的方式来进行。也就是说把每个步骤当做节点来讲,每个节点的信息都需要在弹出的表格菜单中填写。在直观上有进步,但是对于复杂点的流程,用户依然容易晕头转向。

如图,凡是这样有序列号标注的就是伪图形化工作流程图,步骤之间的流转通过填写表格的方式来定义,且连线无法显示一些友好性的引导语,对于用户来说这样的呈现方式还是很抽象的,碰到复杂的流程,设计起来费劲,看起来也不容易。

【高端工作流】

真正图形化工作流才是王道。为什么这么说?首先,内嵌的工作流设计器和设计结果在同一页面展示,不用跳出新的窗口,所见即所得;其次,完全没有表格什么事儿,鼠标点击一下,就生成一个流转的步骤(用户根据喜好自行调整形状大小,矩形还是圆形),步骤之间用鼠标拖拽一下,即可连线,实现步骤之间的流转,包括回退、直流、分流、汇流等,错了就檫了重来,所见即所得,就跟画画一样简单。连线上还可以自定义引导性的话语,比如:退回申请人、超过2000元递交部门领导审批、2000元以下直接财务审核等等,这些友好的提示照顾到了用户的体验,操作更为傻瓜。再复杂的流程,用图形化的方式也可以轻松搞定,在技术上没有任何难度和门槛,设计人员可以专注地聚焦如何梳理流程,规范流程。

对于现代人来说,各种能存活下来的技术都做到了“以人为本”。作为工具,更应该傻瓜,且越傻瓜越好,让工具去适应人,而不是人来适应工具。对于OA软件更是如此,一个企业那么多用户,素质和计算机水平参差不齐,如何成功推动企业内信息化,选择傻瓜易操作的软件是成功的第一步。而在易用的基础上,如果软件还能灵活、简约、适合不同的个性化设计,才能显示出强大的内涵,吸引用户长期使用。





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