通达OA细谈文件管理

      文件柜，顾名思义，就是可以存放文件、资料的柜子。现实中的文件柜通常需要占用很大空间，不同类型的文件需要不同文件柜，以方便整理。同时文件需要特殊的环境存放，否则文件难以保存。另一方面，当纸质文件需要传送时，往往需要员工进行传送，当需要多人传阅时，大量人工被耗费在传送文件上。为了实现文件的快速传阅、长久保存，提高员工工作效率、实现低碳环保的无纸化办公，通达OA推出的文件柜模块，无疑是解决麻烦的好工具。

       东莞市第一人民法院下属辖区众多，管理人员复杂，每日处理案件众多，因此各类型文件不仅多，而且很多文件需要经常被翻阅到。另一方面由于法院的部门较多，因此文件需要时常被传阅。很多案件的文件需要被长时间保存，以保证后续可以查找到；很多人员档案也需要被存放，为后续案件办理提供帮助。因此，东莞市第一人民法院需要一个优秀的文件存储、管理、查询模块为自己的日常办公带来帮助。

       根据东莞市第一人民法院的实际情况，通达信科对法院的需求进行分析、分类和整理，整理出可行的方案。首先，文件需要根据其有效期进行保存；其次，文件需要根据其属性设置权限，对阅读人员加以区分；第三，文件可以被查询到，对关键字有一定的提鲜；第四，文件可以被上传，从而网段内不同员工查阅，而非单机查阅；第五，文件可以被适当人员标注，因此可以被批示、阅读。

       综上所述，通达OA将文件柜模块进行分割，从而逐步实现文件柜功能。

图表 1 上传过程

图表 2 查阅过程

图表 3 历史过程

        文件柜功能将文件电子化，有利于文件传输、保存、审批、查阅等。在对多家企事业单位等进行需求分析后，通达信科集中研发了通达OA文件柜功能，从而以通达OA特色模块广泛受到各家用户的好评。在对文件柜模块的评估过程中，实用性、安全性以及便捷性是通达OA最关注的方面。通达OA开发团队始终紧跟市场需求，对软件内容不断进行调整，优化软件性能，使通达OA文件柜功能值得作为一个模块开发，能够辅助客户办公。

       由于企事业单位需求不同，需求分析小组整合不同类型企业的要求，抽象需求分析，并进行可行性分析，在可行的基础上最大满足不同类型单位的要求。为了保证客户尽快使用文件柜功能，通达信科研发团队尽最大可能在短时间内进行研发，从而尽早让客户使用上方便快捷的通达OA文件柜模块。

对于面对的不同类型使用者，技术支持小组以及培训小组总结出各种使用上可能出现的问题，在培训时多方面涉及到；在后期支持上，耐心解答客户在后期应用上遇到的一些问题。

        在使用公共文件柜功能后，东莞市第一人民法院工作人员可自行下载有需要的文件或资料。领导可以及时批示处理不同文件，并可以了解到文件的下发状况。工作人员可以根据需要自行阅读文件，并进行反馈。法院还可以根据需要对历史文件进行上传整理查阅，从而建立了完整的文件系统。可以说，通达OA文件柜模块为东莞市第一人民法院工作效率的提高做出了不可磨灭的贡献。