突破电气：OA办公系统提升隐性优势

(中国软件网讯)2011年下半年，突破电气正式上线了华天动力OA办公系统。经过了半年多的应用，突破电气发现OA办公系统的价值并不只是简单的效率提升，更重要的是，通过团队协同办公能力的提升，明显提升了企业的隐性竞争优势，这也正是企业的核心竞争力。

一、项目背景与需求

突破电气1995年在中关村创业，专业从事电气及末端电源集成互联解决方案产品的投资、研发、制造、销售、服务。目前已经成为行业的领军企业，拥有百余项专利，是十余个国家级标准化委员会的委员单位，先后参与了六十余项行业标准的建立，是国家和北京市重点扶持的高新技术企业。

突破电气的业务遍布全国，在国内三十多个城市设有办事处，并且拥有众多行业代理商和直控卖场。随着业务战略的不断延伸，企业管理中的一些问题也日益凸显，比如：

1. 很多财务表单需要领导及时的进行审核、批准，否则就可能贻误时机，导致损失。现在的情况是，只要一个领导忽略了急需审批的单据，单据就卡在那里没法继续流转下去了。怎样才能让百忙的领导及时知道有待审的单据呢?

2. 突破电气拥有两家大型直属公司和两家控股公司。根据业务的需要，突破电气的财务数据需要分成两个不同的帐套进行录入，怎样才能使财务数据录入到对应的帐套中去呢?

3. 公司规定，在前一笔借款没有结清的情况下，后一笔借款是不能借支的。如果是由财务人员直接来操作，只需检查一下凭证里是否有该人未还的借款单即可，但是如何通过办公系统来控制呢?

4. 很多表单之间存在着关联关系，比如采购办公用品，需要先申请借款，采购后再进行报销。这个业务的流程是用报销单冲销之前的借款单，那么借款单和报销单之间的数据是怎样通过系统实现关联和冲销呢?

5. 突破电气的年度、月度财务数据非常庞杂，管理人员面对各式各样的数据一时不知从何入手。只有将数据进行整合、汇总才是管理层真正需要的数据。怎样能为企业高层提供清晰、直观、多维度的报表呢?突破电气希望通过一套OA办公系统来帮助自己解决上述问题。

经过认真的选型，最终选择了以技术领先著称的华天动力OA办公系统，他们对华天动力OA办公系统灵活的工作流系统、良好的操作便利性、开放的平台，和突出的性价比非常青睐。

二、解决方案与实例

根据突破电气的实际情况，华天动力与突破电气的项目负责人针对需求进行了一系列的分析、讨论、改进，通过领先业界的工作流技术，最终在短时间内拿出了一套行之有效、且简单易行的解决方案：

1. 关于领导不能及时审批单据的问题。华天动力OA通过完善的提醒机制轻松解决这一问题。提醒机制包括：弹出窗口提醒、短消息提醒、待办审批提醒。如此强大的提醒功能，即使领导再忙，都能让他及时知道有需要自己审批的单据。

2. 关于多帐套问题的问题。华天动力OA将四个公司的四套数据分为两个帐套，每个帐套包含两个公司。这样，每个帐套就能独立的进行请款、报销、预算、结算等流程了，流程的使用和维护也非常方便。

3. 关于前账未清，后账不得再借的问题。华天动力的解决方法是在借款单上添加一个查询按钮，用于查询之前的借款是否核销。如有未核销的借款，系统会自动作出判断，该借款单就无法发送了。

4. 关于表单之间数据关联的问题。华天动力OA办公系统具有非常灵活的数据关联设置，可以轻松实现各表单间的数据整合。以报销和借款为例，申请人先起草“个人借款单”(图1)支出费用，然后可以直接在“通用报销单”(图2)来冲销“个人借款单”。

图1

图2

在“通用报销单”中，用户点击“借款单”按钮，就能将原有的借款明细全部列出，选择本次要冲销的单据，原借款金额就会自动被带到“通用报销单”中。填写冲销金额后，系统就自动计算出支付金额、交回金额、报销总额。

5. 关于统计报表的问题。华天动力OA办公系统可以自动将审批单中的数据形成报表，非常便于管理人员站在宏观层面对数据进行分析及预测。

以“支出汇总报表”为例，管理者能够清楚的看到当月的各种数据：

1)每个项目的月度总预算及月度总费用;

2)所有项目的月度总预算及月度总费用;

3)各部门的月度总预算及月度总费用;

4)所有部门的月度总预算及月度总费用;

5)各部门每项支出的预算费用及实际费用;

6)各部门所有项目的预算费用及实际费用;

7)另外，报表中的数据还可以生成多种图形，如饼状图、柱状图等等。报表图形化功能使管理者能够更直观的对数据进行分析和预测。

图3

三、后记

在华天动力OA办公系统上线的短短数月中，协同办公的成效已在突破电气的日常业务活动中显现出来。领导的审批变得迅速、及时;多帐套的使用，使数据规整、有序;业务流程的流转更加有条不紊;报表数据清晰、直观。

优秀的企业在内部组织设置和管理杠杆运用方面都具有卓越的特色，他们的执行力比竞争对手更快、更好。突破电气的信息化之路，正是着眼于高效的组织机制建设，培养长期的、可持续发展的经营能力，这正是突破电气快速发展背后最重要的隐性优势。