OA系统数据整合(5):整合财务软件

[摘要]人、财、物是企业内部管理的三大要素,随着信息化办公的兴起,企业逐渐用办公自动化系统(OA)代替了人工跑腿,用财务软件代替了手工记账,在工作效率和质量上实现了巨大的提升。

(中国软件网讯)人、财、物是企业内部管理的三大要素,随着信息化办公的兴起,企业逐渐用办公自动化系统(OA)代替了人工跑腿,用财务软件代替了手工记账,在工作效率和质量上实现了巨大的提升。

“一套软件可以抵得上一个部门”,某企业主管如是说。

现在,OA系统和财务软件已经成为应用最广泛的管理软件。随着其自身发展的成熟,它们的应用正进入一个全新的阶段,即实现两种系统间的数据整合,从而实现两种系统的整合应用,达到消除信息孤岛,减少重复工作的目的。

我们知道OA系统以流程管理为核心,包括财务管理中的一系列流程,如借支、报销、采购、预算、差旅费管理等,都是在OA系统中审批流转的。而财务软件以财务管理为核心,实现企业账目、资金账户、企业收支状况等方面的管理,管理的内容是财务数据。

所以这两种系统之间的整合,就是OA系统工作流和财务软件中财务数据的整合。

通过华天动力OA系统的一个实例,我们可以看到费用报销单在OA系统中审批完毕后,报销数据直接传到金蝶KIS系统中生成财务凭证,无需再手工录入。华天动力OA系统素以工作流管理见长,最近更提出工作流2.0的概念,强调工作流数据的整合应用,所以这个实例非常具有代表性。

1、OA系统中的费用报销单:

这是员工在OA系统中提交的一份“费用报销单”,需要报销差旅费3726元,各位审批已经签章审批完成。

    
 

2、财务软件中的凭证:

上述报销单在OA系统中审批完毕后,报销数据就会自动传入在金蝶KIS系统,生成财务凭证(黑色背景行),可以看到摘要、科目代码、金额等各项目都非常准确和规范:

      
 

华天动力是如何实现这种整合的呢?在其官网(www.oa8000.com)上的在线试用版中,我们能够在表单模板设置中看到一个“后台触发程序”的设置。它就像一个桥梁,让OA系统和财务系统之间的数据关联起来。企业可以在OA系统和财务系统之间建立多个这样的关联,实现两种系统的无缝整合。如下图示:

          
 

据业内人士介绍,和其他系统间双向性的整合模式不同,OA系统和财务软件之间的整合多是单向的。即只需要将数据从OA系统传到财务软件,而不需要相反,这主要和财务软件的封闭性及敏感性特点有关。

这种整合模式对OA系统提出了新的挑战,因为财务软件的可塑性很小,所以整合的重任就落在了OA系统的身上。既要保证数据整合的准确、便捷,更要保证安全性,很多低端的OA系统的确还难以胜任。

而有的OA系统虽然可以实现这种整合,却又需要进行复杂而昂贵的二次开发。显然对企业来说,还需要在选择OA系统的时候多花点心思,好好的试一试、比一比,才能在整合的过程中称心如意。 




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