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OA实施纪实:利用BI工具提升OA价值

发布时间:2011-06-02 12:00:57 来源: 作者:
[摘要]客户方:北京天地人环保科技有限公司(简称天地人)实施服务方:泛微(北京)实施团队项目背景:北京天地人环保科技有限公司(简称天地人)成立于20

客户方:北京天地人环保科技有限公司(简称天地人)

实施服务方:泛微(北京)实施团队

项目背景:

北京天地人环保科技有限公司(简称天地人)成立于2002年,是专门从事垃圾渗滤液处理的高科技环保公司,是国内渗滤液高标准处理领域成立最早、规模最大的企业。公司总部位于北京经济技术开发区,并设有碟管式反渗透设备生产基地,现已在上海、湖南、广东、江苏、安徽、山东、辽宁等地设有办事处及售后服务部。公司掌握有厌氧、好氧、膜生物反应器(MBR)、微滤(MF)、超滤(UF)、碟管式纳滤(DTNF)、碟管式反渗透(DTRO)等多种渗透液处理技术;能够根据不同地区、不同水质、不同出水要求选择适合的工艺组合,提供渗滤液处理的综合解决方案。随着公司技术在国内的成功运用,以及相应工程的陆续建成投运,使我国的渗滤液处理水平迈上了一个台阶,开创了渗滤液处理的新时代,被业界公认为渗滤液高标准全面处理这一领域的领军企业。

企业的快速发展虽然增加了可观的收益,同时也给公司高层在企业管理和业务管理方面带来了压力和问题,尤其是在项目工程的管理上,由于项目订单成倍增加,加之项目设备生产和施工过程复杂等因素,已经造成各相关业务部门的数据汇总与统计不及时、不准确,甚至有时出现提供的数据不一致的情况,同时项目相关的预算和费用也没有得到合理、及时的管控,因此企业急需一套电子化信息服务协同办公网络平台,来整合不同数据库的信息、实现各业务部门的业务数据交换与共享、项目工程各主要阶段的预算和费用流程审批,改变手工方式统计汇总项目报表,提供一个联系信息生产者和信息使用者的完整的信息供应链,从而使企业的各级决策者获得所需的知识或洞察力。

项目目标:

总目标:将协同管理平台建设成为一个项目管理平台、工作协作平台和知识管理平台。

根据企业的信息化建设的总体需求,需要启动的OA功能模块涵盖人力资源管理、文档管理、流程管理、项目管理、客户关系管理、预算管理、门户管理以及实现模块之间的数据或信息的协同功能。其中以项目管理的工作流程的实现是重点,设计一个项目管理总流程,把项目实施的主要任务作为流程的节点(如项目交接申请、项目资料补充、任命项目经理、项目预算创建、立项审批、项目启动、实施计划审批、工程设计、土建施工、设备制造、设备到场、设备安装、设备调试、设备试运行、工程竣工、项目验收等环节),并在各个节点提交相关的子流程和过程文档,同时设计好信息或数据的关联。使用BI报表工具编制项目施工、预算和费用相关的查询统计、汇总、分类和明细报表,并在内部门户中展示或推送给企业高层,工程部、商务部和生产部等业务部门可以深度应用项目管理和客户关系管理模块,把握好项目管理的全过程。

项目特点:

项目启动功能模块较多,实施周期短,项目难度大

利用“项目管理总流程”把商务活动、采购、设计、生产和施工过程等环节汇集起来的泛微独创实施方法

BI报表工具提升OA系统价值

实施过程:

天地人OA项目于2010年5月中旬开始启动实施,由天地人总经理亲自担任项目实施小组组长,人事行政总监担任副组长,人事行政部经理担任项目经理;每一个部门的总监和总监助理担任需求接口人;泛微软件公司也派出了配有资深咨询师的最强实施团队。在全公司范围召开的项目启动动员大会,项目经理介绍了公司实施协同OA的意义及其收益,宣读了实施计划,明确了各实施成员的职责,并对项目需求调研等相关任务进行了细致分工。项目组要求实施人员做到发现问题不过夜,并把布置的项目任务纳入到日常的绩效考核当中,以保证项目实施能按照计划完成。

第一阶段:需求调研

这一阶段主要是进行需求调研,用10天的时间首先对企业所有流程进行了分析、梳理,从上级管理部门,到下级执行单位,理顺各个岗位以及各个部门需要了解的数据和这些数据在实际工作中的作用。完成流程包含有12个大类近70个流程的需求调研、知识体系250多个子目录及权限的需求调研、组织结构和人力资源基本信息需求调研、以及项目初始化信息的需求调研;创建项目卡片50多个、客户卡片300多个,并制订出切实可行、符合以项目管理实际需求为主的完整应用方案。

第二阶段:系统搭建

在各模块的实施方案经过最终确认以后,泛微实施团队快速搭建起测试系统,并对各部门接口人进行测试培训,经过近一周的功能测试,各相关部门的接口人收集了大量的反馈信息。泛微实施人员根据这些信息进行了整理、判断并对系统进行了调整,快速解决上线过程中出现的需求不匹配问题,使系统完全达到了上线试运行水平。

第三阶段:系统培训与上线试运行

根据公司人员职级和工作分布情况,泛微项目实施团队对天地人管理人员、商务部和工程部人员分别进行了三次使用培训,并对工程部单独进行项目管理模块使用培训,对商务部单独进行客户关系管理模块培训,编制多篇有针对性的使用说明,帮助用户快速掌握系统功能和操作。

第四阶段:发布新流程,BI报表集成

这一阶段新发布流程20个,泛微实施团队对系统出现的运行问题进行了及时的修改,不断完善系统功能,同时天地人OA项目主管部门还制定了系统运行配套管理制度和考核办法。对各种需求报表进行了分析整理,利用系统功能创建流程自定义报表近50个,利用BI报表工具从多角度、多维度创建项目管理报表和预算、费用报表近20个,并利用系统的单点登录功能集成Finereport,在中高层领导相关门户中实现按照角色权限展现报表。

泛微实施总结:

作为一个以销售为龙头的生产型企业,天地人OA项目的主要需求是项目管理。在实施过程中,泛微设计“项目管理总流程”把商务活动、采购、设计、生产和施工过程等环节汇集起来,并利用实施的时机,成功创建了预算管理体系,全面实现了项目过程控制和很好地把控了项目的费用。借用第三方报表工具,分析、设计了与项目、预算和费用相关实用图表,让企业的管理能够做到用数据说话,大大提升了OA系统的价值。
 

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