如何选购档案管理系统软件
由于档案工作的发展，使用计算机管理档案已经是很平常的事情。有的是使用一个计算机进行档案的管理，有的是几台计算机同时进行档案管理。在软件的使用过程中就会发现，某个软件有的地方不太好使，有的地方甚至无法使用，有的甚至全部无法使用。
这种现象我与全国各个省同行们交流过，他们使用过不同的系统，都有同样的感受。下面就以我10多年档案软件使用经验，谈一谈如何选购档案管理软件及用好软件。
档案管理软的历史已经比较长了，从使用最早的CCDOS、2.13H、UCDOS操作系统，到现在的WINDOWS98、WINDOWS2000。档案管理软件的历史伴随着中国软件的发展史。档案管理软件毋庸置疑是越来越好用了，同时功能越来越强大。现在旧的系统留给我们最深的记忆就是针式打印机在吱嘎吱嘎地打印着我们需要的编目，还有屏幕上闪动的简陋界面。
旧的系统普遍的优点是：使用界面比较简单，一般的人照着说明书可以看懂。但它的缺点也是致命的：由于操作系统和软件编制的原因，系统容易死机，系统结构都是定死的，不能修改，如果需要修改，必须找到厂家进行，幸好这些已经过去了。
现在我们已经到一个新的阶段，在这个新的阶段如何认识现在的档案管理软件，它存在的问题，我们如何避免走弯路，选择一个满意的软件。下面几个要素是必须参考的。
服务是一切，首先软件不可能一点问题都没有，这是一个世界通用的原则，出了问题就需要解决，所以我们必须要厂家提供优质的服务。如果没有服务，软件价格再低，我们也不敢要。举一个例子，比如打印一个编目，左边的装订线没有留够，需要加大，软件自身无法解决，需要厂家配合，但厂家迟迟不给解决。这时你就会很"辛苦"。
把握主要因素，有的人，尤其是懂一点计算机的人，总好钻技术的牛犄角，如使用界面，有的公司加进三维动画，有的没有，他一定要选择有动画的软件。其实考察软件的方式不要从表面作文章，需要从本质上把握。需要考虑的有：使用方式是否顺手，执行查询是否快，多考虑这些就会选择一个好用的系统。
不要被厂家迷惑，有的人总喜欢向用户推荐一些名词，这也是软件行业的通病。类似的，如前段时间家电厂家的"数字化冰箱"、"数字化空调"，现在看来纯粹是厂家的炒作。打出数字化的招牌，顾客就会多一点，价格会高一些。所以我们在选择软件的时候，需要明确的知道，你的产品到底有什么新的功能，我单位是否适用，不管你的名词有多先进。
需要灵活的功能，档案管理软件一定要具有一定的灵活定制功能，如我们需要在文书卷内目录库加入一个使用控制项，控制人员的使用。如果这个简单的要求必须由厂家修改才能完成，这势必影响我们的使用。所以这个方面一定要考虑。
厂家的选择，选择好一个厂家非常重要，售后服务、软件升级都需要厂家的配合，所以务必要慎重!
网络化（指因特网）是档案发展的必由之路，以前的档案管理软件只能实现一般的档案管理，但档案利用的情况并没有什么质的提高。现在由于网络技术的发展，我们可以利用计算机中保存的档案信息，通过网络查询，解决了前期使用档案管理软件的困惑，为档案的利用打开一扇方便的大门。
需要考虑的是安全性，由于网络技术的发展，安全问题会得到解决。另外可以在本单位内部封闭使用，安全性有很大保证。所以安全问题不应成为档案上网的障碍。
所以现在选购档案管理软件，能否支持档案信息的上网，及其相关的操作是否方便，档案信息能否保证安全，是现在选择档案管理软件的又一个重要因素。
以上的观点仅代表我个人的观点，我相信由于计算机技术的发展，计算机管理档案会有更大的发展，会有更加美好的前途。
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