侨宜思 OA协同办公管理软件

　　EB套装功能说明

　　个人首页数字仪表板

　　 个人的首页可依个人工作需求，选择最新公告、最新讨论、待签表单、待审文件、交办追踪、会议回复、逾期工作、今日行程、未来工作、最新投票、新进员工及本月寿星等快捷信息区，每个数据均可链接到详细页面。

　　 用户可以自行选择个人首页背景主题。

　　 管理者可控管面版是否显示并指定是否可让使用者自行关闭。

　　个人文件归档与分享(公文包)

　　 提供个人网络硬盘，方便文件携带及储存。

　　 也可以是出差、旅行、客户简报时，随时透过IE存取档案。

　　 提供权限指定，可依各职级指定公文包的容量。

　　 可自行建立目录，以利数据分类，并可将目录指定分享给特定的部门、人员、级职或职务。

　　会议召开与记录

　　 可预约会议，并同时借用场地、设备或车辆。

　　 提供会议纪录及决议事项存放，并可将决议事项转为追踪事项，可填入应完成日期及负责人，被指定为负责的人会列入个人行事历待办事项中。

　　 会议通知可依个人行事历状况，选择参不参加，系统会纪录并显示出席状况及回复时间及事由。

　　 系统可发送会议纪录给参予人员，并可追踪与会人员是否阅读会议纪录。

　　 提供会议征询功能，可建立多时段供被征询者填入可开会时间，以利会议之召开。

　　系统管理(企业内部人事数据及客户/厂商数据)

　　 账号区分为员工及外部会员等两种属性，各有不同的Profile。

　　 提供账号数据导出入功能，以方便系统管理员大量建账号或做为人事资料的处理。

　　 内部账号可设定姓名、预设语系、部门职称、账号有效期限、到职日期等主要的系统必要信息。

　　 个人可维护的信息包括e-Mail、专长、MSN、移动电话、紧急电话、分机、地址、照片及签名等。

　　 提供树状组织建置及维护，并采用拖拉方式来移动部门或人员，方便部门整并分割或人员平调的需求。

　　 提供快速的系统配置维护功能，方便系统管理者快速维护系统。

　　 可设定公告、讨论、投票、场地设备、文件管理、电子签核等辅助管理员功能，以减轻系统管理员的负担。

　　 提供人员占用强制注销功能。

　　 提供所有模块各项权限设定的角色选取，分部门、人员、职级、职务、部门+职级、部门+职务、自定义组合等。

　　供货商经销商数据管理

　　 外部会员可设定客户、经销商或供货商为EB系统的用户，让他们共享同一个信息入口。

　　 eB系统可以链接到AD Server，透过AD Server来验证使用者是否可以登入eB系统内，达到企业账号整合统一控管。

　　 若公司已经有AD Server了，账号可以直接汇入到eB系统内，减少重复建立账号的繁琐工作。

　　个人PDA(行事历)

　　 提供工作、会议、交办、借用及个人闹钟功能，利用色块区分，一目了然。

　　 个人闹钟可设定各项工作项目，于多久前提醒通知。

　　 可设定个人休假时间。

　　 可查询他人的行事历或指定他人预约自己的行程。

　　 各项行事工作均可设定为忙碌、不在办公室、空闲、显示或不显示此事件。

　　 可定义公司及各部门之行事历。

　　 可定义公司或各部门每日工时及特殊休假日。

　　 部门主管可指派工作并看到属下的行事历。

　　 可依日、周、月及清单方式观看行事历，系统并会自动储存观看方式。

　　 提供各项工作、交办、会议、备忘等清单，分别管理。

　　个人通讯簿

　　 提供部门通讯簿、专长通讯簿及私人通讯簿。

　　 提供通讯簿搜寻功能。

　　公司资源共享并提供借用

　　 提供书籍、场地、设备、车辆或其他自定义类别的借用及管理。

　　 可自定义类别并依类别或项目设定保管人。

　　 使用者可预约及查询各项资源的使用状况。

　　 保管人可记录设备的实际借出与归还时间，确认设备的使用状况和完整。

　　 提供各项设备的行事历供使用者参考。

　　私人讯息通知

　　 可观看、管理及维护个人讯息或系统讯息，并可发送在线讯息给其他用户。

　　 若有未读之讯息通知，会在图标上以闪烁方式提醒使用者。

　　 系统可依用户所选用之惯用的语系，送出不同语系的讯息。

　　 讯息提供点阅记录及回复记录。

　　 使用者可以在收件匣中自行定义类别，并可将收到的讯息进行分类管理。

　　项目管理

　　 提供三种新建项目方式：新项目、Excel汇入及现有项目复制，加速项目建置的速度。

　　 严谨的项目权限，包含可建置项目人员，并区分全部项目及各别项目查询权限。

　　 提供项目管理的审核，包含项目审核及项目任务逐层审核等功能，阶段审核不通过，还能点选阶段中的一个或多个任务进行改善，系统并能自动建置改善任务。

　　 项目角色区分为项目审核者、项目负责人、阶段负责人及任务负责人，阶段负责人可自行建置阶段内的项目任务，以达到分层负责的需要。

　　 提供五项项目通知：起案通知、任务通知、执行前几日(可自选)通知、逾时通知及审核结果通知。

　　 项目任务会与行事历结合，并会出现在个人首页上，方便任务负责人进行回报。

　　 提供项目日志、项目任务等各项查询。

　　 提供项目进度查询，项目任务查询并备有甘特图，可汇出成Excel，方便建立报表。

　　在线投票

　　 投票议题可定义为记名投票或不记名投票，尊重投票者的隐私权。

　　 可分别设定投票期限及观看投票结果期限

　　 可查看投票结果的统计，另外，记名投票里可查看投票人员记录。

　　 提供投票议题及选项复制功能。

　　 记名投票结果可输出为Excel File，方便做各种分析和统计。

　　 亦可利用来订团体的饮料和便当。

　　公告系统

　　 提供公告检索，可依分类、发布日期、主旨、内容、发布账号及姓名快速搜寻公告，只要输入要查询的文字，可以针对人名、代号、主旨、内容、发布时间和类别来做搜寻。

　　 使用者可以针对类别订阅，当该类别有新增文章时，系统会自动通知并发信给订阅者，订阅者即使不在系统中，也不会遗漏。

　　 公告可设定有效期限或永久保存，系统自动控制公告下架，不会看到过期的数据。

　　 公告可定义不同的类别，每个类别可设定不同的维护和张贴人员权限。

　　 公告内容支持HTML语法，并提供文字编辑工具。

　　 公告可以设定公告对象，并可指定阅读，系统提供查询点阅记录。

　　 区分内部公告及外部公告(公告给内部员工及外部客户或供货商)

　　问卷调查

　　 可新建或复制旧问卷。

　　 问卷可为记名或不记名，问卷统计结果可公开或不公开，问卷可分类，方便搜寻及使用。

　　 可设定填写人属性;题目答案可为单选、复选或问答题，也可设定是否必填;选项排列可设定为水平或垂直;题目并可以由现有问卷中复制。

　　 答案选项可以为文字或图形。

　　 设定可填写时间起迄及设定发送对象。

　　 可设定多项填写人属性，供设计问卷时使用，并得依填写人属性提供交叉分析。

　　 可设定问卷制作者及统计浏览者。

　　 可设定统计结果观看权限，并可将结果输出成Excel檔。

　　 提供观看各题目填写统计之直方图、圆饼图及各项属性之交叉分析图，并可查询填写状况。

　　讨论区(知识论坛)

　　 让组织在发展运作时有提问与讨论的区域，同时也让组织成员彼此交流并分享宝贵的知识与经验。

　　 提供知识社群功能，促进组织的内隐知识外显。

　　 讨论区可设定区、版、主题等，让各类知识归类。

　　 讨论内容提供夹文件功能，并支持HTML语法，同时提供文字编辑工具。

　　 用户可针对不同的主题提出意见或回复主题。

　　 讨论区的精华区设定，由版主在论坛内挑选出精华的主题，方便日后其他读者阅读。

　　 版主有各项管理功能，包括主题置顶、推荐、锁定、删除和移置棈华区等等。

　　 各项回复显示在同一主题内，直接就可以查看回复内容。

　　 每项的讨论主题可以接受读者的评分推荐，且发布或回复主题者可以累积积分，增加在论坛上的威望。

　　 用户可以针对主题做订阅，当该主题有新增回复文章时，系统会自动通知订阅者。

　　 提供讨论检索，输入要查询的文字，可以针对张贴人、关键词、推荐次数、发布时间和讨论版来做搜寻。

　　线上影音

　　 影音线上教学，让同仁可以有公共的学习平台。

　　 可播放公司宣传短片，宣传公司宗旨和精神。

　　 随博随放，支持高品质影像。

　　客户资料库管理

　　 可创建客户相关的数据及联络信息

　　 提供更多的搜索条件来查询客户数据，根据查询条件，显示具浏览权限的客户数据列表。

　　 依据不同角度，显示个人具有浏览权限的客户数据统计图表。

　　工作流套装功能(WORKFLOW)

　　系统管理

　　 权限设定：

　　 权限控管：定义可设定表单及流程的权限。

　　 流程统计：提供各表单签核状况的报表。

　　 提供系统管理者处理各种异常表单，可以直接跳下一关或退回申请者。

　　 提供表单分类维护。

　　 可依照客户需求，承接ERP的数据到本模块跑签核流程，并将签核结果传回ERP系统，以利ERP系统　做进一步的处理。

　　 表单设计、表单条件及流程设计无需撰写程序即可达成。

　　 提供表单查询者功能，可以设定查询特定表单的全部内容。

　　 提供表单管理者功能，在表单结案后能回复未结案前的状态，以利若有误签的处理。

　　表单设计

　　 提供日期、时间、数值、单行文字、多行文字、单选、复选、夹档、下拉式选单、明细字段、超链接、自动编号、字段加总平均及计算字段等14种由使用者自行设定字段格式，完全不用撰写程序，字段并可依需求指定为必不必填。

　　 提供申请者、申请者部门、申请者职级、所有部门、所有职级、所有职务及所有人员等7种系统默认字段供用户选用。

　　 字段可设定必填与否，而且可控制某些角色可填或必填。

　　 字段顺序可使用拖拉方式调整顺序。

　　 表格式字段可分别设定表格中每个字段的宽度。

　　 表单计算字段提供小数字数设定以符合实际的使用习惯。

　　 采用电子式表单，每个字段即为一个域值，以方便快速建置表单，设定当中随时可以预览表单格式，表单设有版本控管、权限及启用日期设定。

　　 表单设有版本控管、权限及启用日期设定。

　　 提供表单分类，方便用户取用。

　　 提供表单复制，可复制表单属性、表单权限及流程，节省表单建立时间。

　　 表单可设定归档者，方便签核后归档者做后续的处理。

　　 提供条件判断的设定，可应用于流程走向控管及签核层级的设定，条件分为判断式及条件式，可将多个判断式或条件式利用and 及 or 组合成新的条件。

　　 表单可控制修改权限，可指定某些角色在签核过程中修改申请者填写的数据。

　　流程设计

　　 站点设计：提供签核站点、条件站点、副流程站点、自选流程、自定义流程等五种站点。

　　 签核站点：可以指定部门、职级、部门+职级、职务、部门+职务或直接指定个人;签核属性可以是一般、会签、并签。每个签核站点都能单独设定逾时时间，由系统直接稽催相关人员签核。

　　 条件站点：提供设定条件式，系统允许多个条件式组成判断式，以判断后续流程进行;条件属性可以为域值、布尔值或WEB Service传回值。

　　 副流程站点：此种站点为一个副流程，并提供结束条件设定，当副流程站点结束后，后面无衔接任何站点时，表单即自动结案。

　　 自选流程：可由表单设计者预先定义出几个副流程，由上一站点的人依照实际需求单选或复选需用到的流程，流程顺序也可自由调整。

　　 自定义流程：可由上一站点的人于表单送出的同时，依照表单的需要，临时定义一个副流程。

　　 流程设计分为表单默认流程、副流程及自由流程。

　　 表单默认流程：设定表单需跑的主流程，也可以引用现有的副流程。

　　 副流程：可设定副流程，主流程可以套用一个或多个副流程。

　　表单使用

　　 提供个人表单存盘，用户可将使用频率高或内容相同的表单存盘，不用每次都重新输入。

　　 签核表单可设定为普通、急、紧急等三种属性供签核者了解签核的急迫性。

　　 提供代理人维护，可定义某个表单在某时间内让某个人代理，也可以指定为预设代理人。默认代理人于EIP个人信息里设定。

　　 提供在启动代理的同时，指定某些表单不代理，必须由本人进行签核。

　　 提供表单查询，可依照域值查询各项表单。

　　 提供归档表单查询，方便归档者处理，归档者并可依单号、日期区间、部门、角色或个人表单的统计或每个个别单据汇出成Excel，以利后续统计之用。

　　文件管理套装功能 (Document Management)

　　文档库

　　 文档库是以目录为管理标的，目录可以设定管理者、作者及读者，目录权限可以向上继承或向下套用。

　　 管理者：可以管理目录，设定目录权限，定义各目录的审核流程。

　　 作者：可以新增文件，修改文件。

　　 读者：仅能取阅最新公布版。

　　 提供自动版本控管，以避免档案被覆盖。

　　 文件签入、签出控管，让文件编修不重迭。

　　 提供文件的安全性控管，可控制文件另存、转寄及复制文字;权限控制可依目录来设定，也可以设定到个别文件，也可控制是否让作者自行改变文件的安全性控管，以达到弹性管理的目的。

　　 提供文件水印功能，可增加文件摘要说明页面、观看及下载时间注记、文件的路径等 。可动态写入用户部门及姓名，以达到吓阻偷拍的效果。也可同时添加自定义文字及图形水印，并可分别选择水印出现之位置，如全部填满、置中、左上角、左下角、右上角及右下角等，水印可以选择文字大小、颜色、旋转角度及透明度等，以利使用者之各项应用。

　　 提供文件上下架的控管，也有作废及销毁的控制。

　　 提供文件分类功能，以呼应用户对于知识管理的需求，文件类别可自行定义多阶，每一份文件也可以属于多个类别。

　　 提供使用者自定义常用文件，并可在常用文件区里看到所有自定义的文件，以利使用者快速找到常用的文件。

　　 文件列表可依目录、类别、作者、常用文件及全文检索等五个角度，可以更精准地锁定文件。

　　 提供全文检索，可依内容、档名、作者、标题、摘要、关键词、修改时间搜寻。

　　 提供文件标题、文件编号、发行单位、保管者、文件有效期间、摘要、关键词、文件说明等字段，以赋予文件更多样化的描述。

　　 目录权限可设定给部门、职务、职级、部门+职务、部门+职级或甚至个人均可。

　　 提供公布审核流程，可自行定义每个目录的审核流程，也提供继承父目录、套用子目录等功能。

　　 审核流程可提供简易流程，由目录管理者同意即可，也提供串接电子签核模块的流程，以电子签核提供的签核方式签核，达到多关并、会签的需求。

　　 提供个人订阅服务，方便使用者在第一时间知道文档库变动情况，可依目录或个别文件进行订阅。

　　 提供文件统计分析，可查看单一文件的使用状况。

　　 提供用户评分功能，每个用户均可写入评分意见，系统也会区分版本加以统计，可延申做为文件评价的功能，以了解文件的页献度。

　　 权限的设定可指定部门、职务、职级、部门+职务、部门+职级等。

　　 所有实体档案均加密放入指定目录区，以避免人员由操作系统中直接存取档案。

　　EB所需软硬件

　　EB所需软件：

　　Web Server：

　　 操作系统：Windows 2003 Server SP2。

　　 网站平台：Microsoft IIS 6.0以上。

　　 文电通PDF Server(每小时100个档案或1,000页)。

　　 Microsoft Office。

　　DB Server：

　　 操作系统：Windows 2003 Server SP2(含以上)。

　　 数据库：MS SQL Server2005 STD 1 CPU(含以上)。

　　 使用者端：Internet Explorer 7.0以上。

　　EB硬件建议(Web及DB Server分开建置)：

　　 中央处理器：3.0GHZ 双核心 以上 , 4核心佳。

　　 内存：4 GB以上，8GB以上佳。

　　 HDD：至少2颗做Mirror，建议最好有3颗做Raid 5，以利硬盘故障时快速还原。

　　 若有对外服务，则建议要加装防火墙。