中大星城 校园OA自动化办公管理系统

　　一、校园自动化办公OA系统发展

　　随着新经济时代的到来、教育正蓬勃发展，学校教育如何适应新形势的发展?如何使学校卓然傲立于众多院校之中?如何在原有的基础上进一步提高学校办公效率及教育管理水平?是学校管理者和领导人面临的共同问题。学校管理效果的好坏将直接影响学校教育、科研、管理的水平。所以,要加强学校管理、提高教育教学水平和人才培养质量,必须加强学校办公自动化的管理和建设。而计算机信息技术则是当代最富有活力和创造力的技术。实践证明把计算机信息技术很好结合到学校教学、管理工作中，对于提高管理水平、办公效率，都具有极大的促进作用。针对高等院校管理的特殊情况，我公司提出了自己完整的“学校OA办公系统解决方案” 。该方案为学校现代化教学手段和管理模式的实施提供有力的保障，为教学研究和人才培养构建现代化的信息平台。

　　1、市场现状及需求分析

　　系统实施率整体不高,但是呈现如下趋势：

　　国家知名的一类高等院校基本都已经实施和应用了OA 办公自动化系统反应了这些院校对于新技术、科学化的管理意识比较强。

　　民办院校(如西安外事学院、托普学院)部分已经实施，许多民办院校都在纷纷计划建设校园OA 系统。这是由于民办学校，现代化的管理需求较强，所以容易接受。

　　二类院校实施率比较低，不足30%。

　　系统应用普及率差其原因比较复杂，其中原因可归纳如下：

　　对信息化认识不足，尤其是院校领导，或追求一蹴而就、或求大求全，这是造成系统应用率差重要原因。

　　重视程度不够。其一领导没有领头应用，因而缺乏响应力;其二许多院校负责信息化建设的部门(如网络中心、信息中心)在整个院校中的地位比较低，难以督办执行。

　　系统建设缺乏长期、稳定的队伍和服务。 一些高校的OA 系统是内部开发，但囿于高校的管理体制等等问题，系统的后续开发缺乏稳定的队伍。还有一些系统开发是由非专业的OA 系统服务商开发，缺乏系统实施和推广经验，无法确保系统的推广应用。

　　诸多院校已在计划或者正在建设中

　　在目前信息化蓬勃发展、国家号召下，无论是顺应形势，还是院校管理需要，校园OA办公自动化系统建设已经成为必要趋势

　　2、建设目标：

　　实现学校各部门、各人员间的信息交流、资源共享; 实现内部办公(公文、审批流转、请示、报告、督查督办等)网络化、电子化、规范化、移动化、集成化，全面提升XXX学校各级管理部门的工作质量和工作效率。实现内部各部门业务管理的信息化管理，提高各项业务管理水平;实现全单位信息集成，为领导管理和决策提供在线式的支持

　　二、软件概述

　　校园自动化办公OA系统管理内容包括：公共办公、公共信息、个人办公、综合管理、辅助决策等。公共办公包括工作协同、工作督办、工作监控等功能;公共信息包括电子公告、新闻中心、要事快报、公共通讯录等功能;个人办公包括个人安排、个人工作夹、个人文档、个人设置、个人通讯录等功能;综合管理包括会议管理、档案管理、固定资产管理、办公用品管理等功能;辅助决策包括查询系统、报表中心系统管理等功能。

　　三、系统界面

　　四、系统功能

　　OA校园版办公系统是以学校办公流程、信息管理和内部事务管理为核心。OA办公系统对众多学校办公业务进行认真细致地研究和分析，深入了解和研究学校信息的形成过程和机理，借助互联网实现学校的网络办公，以信息化手段提高学校内部办公的效率，可综合、有效的管理学校, OA办公系统为学校提供了一套真正意义上的办公系统软件：包括网上公文流转、公文管理及日常办公事务处理等。同时提供强大信息服务：包括办公管理信息查询和日常信息服务。办公管理信息主要是学校的教务信息、学生信息、教工信息、科研信息、财务信息、校产信息、实验室设备信息等;日常信息主要是学校简介、行政组织机构信息、新闻动态、教学信息、招生信息等。系统提供较强的扩充功能，学校可根据自己的需求，对信息进行修改和扩充。

　　1、公共办公系统设计：

　　各部门人员可根据教学情况制定教学计划、教学日程、教学日志、工作总结等安排，并协同各部门工作的开展。可设置权限，上级可查阅下属教学计划、教学日程、教学日志、工作总结。并批示相关意见。

　　效果：可将业务流程标准化，便于领导随时对教学进行管理，提高学校管理水平。

　　2、公共信息系统设计：

　　根据讨论主题建立相关的组别，相关人员在线深入讨论 讨论过程有记录、可下载。可设置权限，授权后各个管理层都可及时发布内部通知、新闻。

　　发布同时，可群发到各部门教师，方便教师随时查看，确保不会丢失。

　　效果：通过信息管理，可以使部门人员第一时间了解单位最新信息。使单位各种信息的发布非常及时，排列有序。可一对一、一对多及集群发送文件。 对需办文件、领导交办事项和工作计划等办理、落实情况进行跟踪、督促、催办，方便领导随时掌握有关的工作情况，以进行工作的安排、指导。

　　效果：方便部门间、人员间及时沟通，方便管理及查询文件。

　　3、个人办公系统设计：

　　可设置权限，根据用户名，密码进入个人界面。教师可在其中记录自己各项信息及待办记事，设置通信录，同时可看到学校的各项信息及通知。

　　效果：方便教师了解自己的日程安排，以及学校的各项信息。

　　4、综合管理系统设计：

　　可实现对办会情况的管理。 效果：方便随时掌握办会情况，便于工作安排教师可在线考勤，领导可随时查阅考勤情况。节约考勤时间，方便管理及查

　　询。 效果：节约考勤时间，方便管理及查询。教师可随时查询学校各种实验仪器，公共设施的使用情况。效果：充分利用各项资源，防止使用冲突

　　5、辅助决策系统设计：

　　可实现在线查询，教师可在线查询包括学校发布的各项信息通知在内的各种信息。可设置权限，授权后相关管理层都可进行电子签名和电子印章权限。领导层出差在外，同样可及时审批各部门文件报表。

　　效果：教师可随时查询各项信息。

　　五、OA系统部署与配置

　　OA支持内部网络访问与外网访问及内外网同时访问。由于系统完全B/S架构设计，客户端无需安装任何软件，即可通过IE浏览器直接访问OA。您可以根据自己单位实际情况进行部署。OA系统的运行离不开服务器的硬件支持与一定的带宽网络，不主张使用虚拟主机部署OA。如果单位有服务器的可直接在服务器中部署，只需要在IIS中建议一个站点，使用其中一个端口即可。如果没有服务器的，并且用户数量不超过100以上的建议使用高级PC机即可。

　　内部网络访问。单位只进行内部OA数据管理与应用，不需要进入公网即internet互联网访问。这种部署方式，不需要固定IP或域名，具体设置在IIS中使用该内部网络IP。

　　公网或广域网访问。在有分支或下属管理单位情况下，外部人员能与内部人员一同使用OA，需要借助公网访问。1)有固定公网IP，可在IIS服务器中使用该IP，即可 使外部人员访问到OA服务器。可在单位内部使用这种方式部署。同时也可在电信、网通机房托管服务器，部署OA。2)无固定IP，单位使用ADS等方式拨号上网，只有动态IP，是不能直接部署外网访问的，需要使用花生壳域名影射软件，进行相关设置。

　　内外网同时访问。有时单位内部部署OA到公网以后，可以使外部人员访问，但同时希望保持内部人员不接入互联网，可以在内部服务器IIS中再建立一个站点使用内部，即可达到内外网同时运行，数据同步。

　　六、系统安全策略

　　本系统在内网(内部办公系统)和外网(面向社会发布信息)之间共享数据库，因此系统的安全性尤为重要。我公司系统做到如下特点：

　　隔离内部网/外部网

　　组织机构和下属各部门和分支机构之间可以通过光纤连接内部网，从而实现与公网物理隔离;或者通过VPN技术建立自己的虚拟专用网，内部网络和外部网络之间设立防火墙。

　　保证数据库的备份与恢复。

　　重要数据全自动备份，对存储介质集中管理;实现数据的自动恢复;建立历史数据归档;采用在线式UPS，以防止突然断电或电压不稳，并能实现UPS电池放电结束前自动关闭服务器。

　　信息加密和用户认证：

　　对敏感信息进行机密防止泄漏的损失，传输/存储加密，对用户身份进行合法性认证，发行证书，直至通过硬件进行认证。

　　综上所述，我们认为只要通过集中部署、分层应用、协调统一的运行管理模式，保障系统实现灵活设置，方便管理，易于扩展，稳定可靠，安全保密的要求;就形成了符合本院实际工作需要的完整的办公系统软件体系。